Niet alleen jouw werk als accountant verandert, ook de software die je gebruikt, is continu in ontwikkeling. Kijk alleen al naar veelgebruikte applicaties in de accountancybranche: Unit4 Bedrijfssoftware werd overgenomen door Exact en Visma Software deed in een zeer korte tijd hetzelfde met Yuki, Cash Software, Visionplanner en Nmbrs. Merk jij ook dat online applicaties hierdoor regelmatig veranderen? Worden jij en je collega’s gedwongen om telkens opnieuw te leren hoe je met nieuwe functionaliteiten of updates omgaat? En twijfel je af en toe of je eigenlijk wel met de juiste software werkt? Dan zijn deze vier tips – hoe je slim omgaat met het veranderende softwarelandschap – zeker handig voor jou!
1: zet je eigen, kleine IT-team op
We zien in de praktijk dat veel accountantskantoren pas collega’s aanwijzen om iets van de IT te vinden, op het moment dat al besloten is dat er een transitie aankomt. Denk hierbij aan de overstap naar nieuwe software of systemen. Dit is eigenlijk altijd te laat.
Stel in plaats daarvan per direct een IT-team op die continu toeziet op de IT-ontwikkeling van jouw kantoor. Zorg ervoor dat dit collega’s zijn van verschillende afdelingen, met hun eigen expertise. Zo waarborg je dat iedereen binnen jouw accountantskantoor met de IT kan werken en dat de transitie organisatiebreed van toegevoegde waarde is.
2: creëer een continu proces
In één jaar kan er veel gebeuren op het gebied van software. Zorg daarom dat het analyseren van jouw applicatielandschap een continu proces wordt. Plan elk kwartaal een meeting in met het IT-team waarin jullie de bestaande én gewenste situatie onder de loep nemen.
Gebruiken jullie nog steeds de juiste applicaties? Welke alternatieven zijn er op de markt? Sluit een andere beter aan op de bedrijfsvoering of is het misschien een slimme kostenbesparing? Maak concrete afspraken wie wat onderzoekt en wat de volgende stappen zijn.
3: zorg voor goede adoptie
Maakt het IT-team de weloverwogen keuze om over te stappen op een andere applicatie of nieuwe software? Dan is het natuurlijk essentieel dat alle toekomstige gebruikers begrijpen hoe deze werkt. De tool Workplacebuddy helpt je hierbij: een soort online assistent waaraan gebruikers digitaal vragen kunnen stellen en die automatisch tips geeft op basis van data, zoals veelgestelde vragen.
Kondig veranderingen daarnaast tijdig aan. Zo geef je je collega’s voldoende tijd om de nieuwe situatie te omarmen en eigen te maken. Ondersteun hen hierbij door voldoende training en documentatie aan te bieden. Ontwikkel bijvoorbeeld duidelijke instructies en organiseer meerdere meetings waarbij jullie samen met de nieuwe applicatie of software werken en elkaar vragen kunnen stellen.
4: maak gebruik van specialisten
Jij en jouw collega’s zijn de juiste personen voor een geschikt IT-team: jullie zijn tenslotte de eindgebruikers. We kunnen ons wel voorstellen dat er bij ingrijpende veranderingen misschien specialistische kennis ontbreekt. In dat geval adviseren we je om regelmatig je IT-partner aan te haken die jouw huidige situatie en wensen kent.
Zo voorkom je dat je vanwege een gebrek aan voldoende IT-kennis de verkeerde beslissing neemt. Ook weet je zeker dat je geen enkele belangrijke ontwikkeling in het softwarelandschap over het hoofd ziet.
De juiste IT-partner
Voorkom dat je te lang blijft doen wat je deed en daardoor op een gegeven moment achterloopt. Met onze jarenlange ervaring in de accountancybranche – waarin we tientallen accountantskantoren begeleiden en nauw samenwerken met innovatieve leveranciers – weten wij precies welke ontwikkelingen er spelen en wat voor IT-infrastructuur past bij jouw accountantskantoor.
We adviseren je graag en begeleiden je stap voor stap naar de Modern Workplace. Hiermee werk je volledig online, waardoor applicaties moeiteloos aansluiten op de ontwikkeling van jouw kantoor. Neem gerust contact op voor een vrijblijvende kennismaking.
Bron: 4 tips hoe je omgaat met veranderende software en applicaties (arcusit.nl)
Geef een antwoord