AV3 2022 | Factuurverwerking automatiseren is een kwestie van doen

In de accountancy worden veel facturen nog niet geautomatiseerd verwerkt. Maar in tijden van personele krapte is het noodzakelijker dan ooit repeterende handelingen waar mogelijk te laten uitvoeren door softwareoplossingen.

‘Factuurverwerking kan een stuk efficiënter’, zegt Nik Schuiling, oprichter van Zenvoices. Hij ontwikkelt software waarmee facturen en bonnen automatisch worden herkend en in boekhoudprogramma’s worden ingeboekt. ‘Een belangrijk element is dat de gebruiker grip houdt op het proces. Automatiseren is vaak een beetje spannend, daarom is het fijn daar controle op te houden. Als je het proces zodanig kunt laten verlopen dat de gebruiker ontdekt wat goed werkt en waar de potentie zit, ontstaat er vertrouwen.’

Nik Schuiling: ‘Kijk eerst naar wat makkelijk is te realiseren op het gebied van automatisering. Ook met kleine stappen kun je al veel tijd en geld besparen’

Kunstmatige intelligentie

De accountant krijgt met het softwareprogramma van Zenvoices inzicht in hoe goed de software de facturen heeft herkend en het is direct duidelijk waar de verbeterpunten liggen. ‘Op een performance dashboard krijgt hij per administratie de stand van zaken te zien, zoals hoeveel facturen uit een bepaalde periode er zijn verwerkt en hoeveel er accuraat zijn herkend. Of hij merkt op dat tachtig procent correct is herkend maar dat er nog niks is geautomatiseerd, daar kan dan een kans liggen om verder te automatiseren.’ De software is slim en leert zelf bij aan de hand van machine learning, wat wil zeggen dat de software zelfstandig nieuwe dingen leert. Zo herkent hij bijvoorbeeld niet alleen een factuurnummer, maar kan de applicatie ook aangeven of het om het juiste factuurnummer gaat. ‘In technische termen heet dit confidence value, maar wij hebben dat vertaald in een herkenningsscore tussen de nul en honderd procent. Hoe lager het percentage hoe meer twijfel of het juist is, hoe hoger het percentage hoe groter de kans dat het wel correct is. En hoe meer facturen jij verwerkt, hoe zekerder het algoritme wordt en hoe hoger de percentages. Hiermee krijg je als gebruiker dus gevoel bij het proces.’

UBL, e-facturen en Peppol

Een grote trend op het gebied van factuurverwerking is dat er steeds verder wordt gedigitaliseerd en geautomatiseerd. Al zullen bepaalde betaalbewijzen, zoals bonnen, niet zo snel volledig digitaal gaan, denkt Schuiling. ‘In sommige supermarkten kan je een QR-code scannen en dan betalen, maar dit zie je momenteel nog niet zo veel. Mijn verwachting is dan ook dat papieren bonnen voorlopig niet zullen verdwijnen. Facturen worden wel vaker digitaal en zullen ook steeds

vaker verschijnen in het universele gestructureerde formaat UBL (Universal Business Language).’ Volgens hem is het handig een oplossing te gebruiken die met dit formaat uit de voeten kan, zoals Peppol. Dit is een Europees e-facturatienetwerk dat nu vooral nog wordt gebruikt door de Nederlandse overheid, maar waarmee gebruikers ook op zakelijk niveau in heel Europa UBL-facturen kunnen versturen. De facturen worden direct afgeleverd in een Peppol-account, er komt dus geen mail meer aan te pas. ‘Hiermee sluit Peppol het risico van spookfacturen uit en de verzender ziet of de factuur is ontvangen’, legt Schuiling uit. ‘Dit is een groot voordeel ten opzichte van e-mail waarbij dit onzeker is. Want stel nou dat we net de afspraak hebben gemaakt dat je een paar procent korting krijgt als je de factuur binnen veertien dagen zou betalen en vervolgens verdwijnt die factuur in je spambox, dan is dat natuurlijk heel vervelend. Peppol is veilig, het komt gegarandeerd aan en dus in een gestandaardiseerd formaat. Ook kan je retourberichten via Zenvoices sturen over de status, bijvoorbeeld dat de factuur is verwerkt.’

Nik Schuiling: ‘Als de gebruiker ontdekt wat goed werkt en waar de potentie zit, ontstaat er vertrouwen’

Stapsgewijs besparen

Heel belangrijk is volgens Schuiling om in elk geval niet achterover te gaan leunen als het aankomt op automatisering. ‘Natuurlijk hoeft niet alles te worden geautomatiseerd, maar het is anno 2022 zonde om nog handmatig facturen in te boeken. Er is een groot tekort aan arbeidskrachten in de accountancy, als je relatief simpel werk kunt automatiseren dan hou je meer tijd vrij voor andere zaken, zoals rapportages maken en advies geven.’ Het is naar zijn mening heel prettig nauwelijks meer te hoeven omkijken naar eenvoudige taken en om daarnaast continu inzicht te hebben in de status. ‘Kijk wat dat betreft eerst naar wat makkelijk is te realiseren op het gebied van automatisering. Ook met kleine stappen kun je al veel tijd en geld besparen. Ga er dus mee aan de slag en pak door, want op die manier blijf je ook als accountant relevant.’

Tekst: Claudia Pietryga

Deze bijdrage komt uit de derde editie van het AV-magazine dat gaat over ICT en Kengetallen. Dit magazine is verschenen in september 2022. Zie: https://www.accountancyvanmorgen.nl/kennisdoc/av3-2022-ict-en-kengetallen/