AV3 2022 | Gaat jouw kantoor het verschil maken?

Er is een groot personeelstekort in de accountancybranche. Digitalisering kan helpen de druk te verlichten. Welke trends zijn er op het gebied van onlineadministratie? Welke functionaliteiten helpen het best om de werkdruk laag te houden? En een ander hot item, wat doet jouw kantoor op het gebied van Corporate Social Responsibility?

Het personeelstekort in de accountancy is volgens Marco Muilwijk, salesmanager bij AFAS Accountancy, een fundamenteel probleem. ‘Er is te weinig aanwas vanuit de opleidingen en ook stappen er regelmatig accountants over naar het bedrijfsleven, waardoor de werkdruk in de accountancybranche structureel te hoog blijft. Voor deze leegloop is geen snelle oplossing voorhanden.Digitalisering en procesoptimalisering zijn natuurlijk geen heilige graal, maar ze kunnen zeker helpen de werkdruk te verlagen.’

Marco Muilwijk: ‘Digitalisering en procesoptimalisering zijn natuurlijk geen heilige graal, maar ze kunnen zeker helpen de werkdruk te verlagen’

Lagere werkdruk

Muilwijk is van mening dat wanneer je als organisatie wil digitaliseren, het slim is goed na te denken wat het doel is. ‘Ik hoor nog wel eens “we hebben mapjes op de server gezet met onze documenten erin, dus we hebben onze processen geautomatiseerd!” Ja, dat is uiteraard digitalisering, maar daar zit nog geen structuur in, laat staan dat je documenten op die manier met je klanten wil delen. Als ik met administratie- en accountantskantoren praat, vraag ik altijd: wat wil je bereiken met de software? Waar wil je staan over een paar jaar? En hoeveel efficiënter denk je te kunnen werken door echt door te pakken op het gebied van automatisering?’ Het valt Muilwijk op dat kantoren die een automatiseringsslag hebben gemaakt daadwerkelijk minder werkdruk ondervinden. ‘Ze kunnen het werk makkelijker aan en de druk op personeel is minder groot dan bij kantoren die deze slag nog moeten maken.’

Het cement tussen de stenen

AFAS biedt een totaaloplossing aan voor kantoren die bedrijfsprocessen automatiseert en ondersteunt. In dit pakket zit ook een volledig geautomatiseerde workflowfunctionaliteit. ‘In een organisatie is de procesborging een onderschat element, waarbij onnodig veel tijd verloren gaat’, verklaart Muilwijk. ‘Vaak is het zo dat de processen wel bij medewerkers in het hoofd zitten of dat documenten overal en nergens en op meerdere plekken worden opgeslagen, maar daar kan iemand anders meestal niet zomaar bij. Als je het centraal borgt, heb je direct inzicht waar iedereen mee bezig is en houd je altijd grip op het proces.’ Als voorbeeld stelt hij dat een medewerker wordt gevraagd of hij een bepaalde taak wil doen, maar dat de medewerker zegt dat hij daarvoor te druk is. ‘Als je workflows gebruikt, dan is het niet eens nodig om dat te vragen, omdat digitaal zichtbaar is dat die medewerker nog tien andere taken heeft te doen. Juist in tijden van schaarste is dit een handige manier van werken, omdat het werkproces er een stuk efficiënter door wordt. Een goede workflow is als het ware het cement tussen de stenen.’

Actueel advies

Van oudsher staat de accountancybranche volgens Muilwijk niet bekend om proactief handelen. ‘Gelukkig zijn er mooie tools voorhanden om samen met de klant in het hier en nu de actuele financiële situatie online te bespreken. Dat vergt voor de accountant een andere, proactieve rol. Het is een stap die veel kantoren nog moeten maken en waarvoor niet ieder kantoor de geschikte mensen heeft.’ In de branche waar het steeds meer gaat van produceren naar adviseren, kan digitalisering een grote rol spelen. ‘Ieder kantoor kan de boekhouding doen, het maakt in principe niet uit voor wie je kiest want de uitkomst van jouw administratie zal, als het goed is, altijd hetzelfde zijn. De meerwaarde zit ‘m in goed advies geven waar je als klant iets aan hebt of waarmee je geld kunt besparen.’ Maar volgens Muilwijk doen accountants, onder meer vanwege schaarste aan bekwame mensen, momenteel te weinig met de informatie die ze van de klant hebben. Naar zijn mening is dat een gemiste kans. ‘Als je je werkprocessen digitaliseert, komt er meer tijd vrij, al was het alleen maar omdat je dubbele vastlegging elimineert en dus niet vijf keer dezelfde gegevens op verschillende plekken hoeft in te voeren. Hierdoor houd je structureel meer tijd over om vaker diepgaand en proactief contact met je klant te hebben. Ook kan je digitale tools slim inzetten. Want het zijn wel de mensen die het doen en die het verschil kunnen maken. De kantoren zitten letterlijk op een pot goud, alleen wordt er te weinig mee gedaan.’

Mens en maatschappij

Innovatie is niet alleen te vinden in digitalisering, merkt Muilwijk op. ‘De wereld verandert in een rap tempo, helaas verandert de wereld lang niet altijd ten goede. Ik spreek de wens uit dat ieder kantoor daadwerkelijk een CSR-beleid ontwikkelt en dat continu aanscherpt. Niet alleen voor het eigen kantoor, maar zeker ook voor de klanten. Duurzaamheidsverslaglegging wordt verplicht. En ik hoop echt dat de kantoren niet alleen netjes hieraan voldoen, maar dat ze echt gaan bijdragen aan een ander CSR-beleid, ook bij hun klanten. Dan kun je met recht zeggen dat je een innovatief kantoor bent!’

Tekst: Claudia Pietryga

Deze bijdrage komt uit de derde editie van het AV-magazine dat gaat over ICT en Kengetallen. Dit magazine is verschenen in september 2022. Zie: https://www.accountancyvanmorgen.nl/kennisdoc/av3-2022-ict-en-kengetallen/