AV3 2022 | ‘Je kijkt vooruit, niet meer achterom’

Of digitaal werken de toekomst heeft? Nee, vindt Raymond van Lier van De Administratie. ‘Het is bij ons nu al de standaard van werken. Voor zowel onze dienstverlening als het kantoorbeheer werken wij volledig digitaal.’

De bon van de tankbeurt uploaden en automatisch laten inboeken? Check. Even kijken welke betalingen er klaarstaan voor de 22e van de maand en accorderen? Check. Overzicht in openstaande facturen? Check. Met één vingerklik opent de klant van Raymond van Lier een compleet administratieportaal. ‘Dit is natuurlijk ideaal’, vertelt de eigenaar-directeur van boekhoudkantoor De Administratie met filialen in Nieuwegein, Delft en Amsterdam. ‘De accountancy suite van Exact Online maakt werken voor ons efficiënt en makkelijk voor onze klant. Bovendien kijken we nu meer vooruit met klanten dan achterom.’

Raymond van Lier: ‘In plaats van bonnetjes verwerken denken we nu mee bij ondernemersvraagstukken’

Halfuurtje werk

Toen Van Lier bijna twintig jaar geleden begon met zijn kantoor De Administratie wilde hij aangrijpen op twee pijnpunten in de markt: de niet-transparante prijzen en het weinige contact tussen boekhouder en klant. ‘Door al het handmatige werk kregen ondernemers pas na achttien maanden hun jaarcijfers of moesten we bonnetjes opvragen van een jaar geleden’, blikt hij terug. ‘Dat is nu wel anders. In de loop van de tijd zijn we steeds meer Exact-toepassingen gaan gebruiken. Tegenwoordig bellen we al als we stukken van een week geleden missen, bij wijze van spreken. En waar we in 2003 nog gemiddeld twee uur bezig waren met een gemiddelde administratie per maand, is dat nu nog maar een halfuur.’

Zonder handen

In tijden waarin personeelstekort een grote uitdaging is voor veel kantoren, is een slimmere manier van werken dan ook een waardevolle investering, vindt product line manager accountancy Wilco Kraaij van Exact. ‘Veel kantoren willen blijven groeien, maar kunnen niet meer mensen aannemen. Dan is het belangrijk op tijd te besparen door werkzaamheden te digitaliseren.’ Tegelijkertijd hebben klanten soms het gevoel dat ze ‘voor hun boekhouder’ aan het werk zijn omdat het veel gedoe is. ‘De “no hands”-oplossing maakt het beide partijen makkelijker. Als klanten een in- of verkoopfactuur uploaden, is er meteen een koppeling met de bank die controleert of de factuur is betaald en die de betaling verwerkt op de juiste grootboekpost. Met bovendien een kleinere kans op fouten.’

Geen omkijken

De software biedt de klant nog meer gemak. ‘Raymond stipte het al aan, maar de klant ziet op zijn dashboard precies hoeveel geld er op de rekening staat, wat het te verwachten bedrag is dat aan btw moet worden betaald aan de Belastingdienst en wat er nodig is om de salarissen uit te betalen’, vertelt Kraaij verder. Zo kan de ondernemer precies zien welke oudste facturen hij kan betalen zonder dat hij te weinig overhoudt op de rekening-courant of juist betalingen te lang uitstelt.’ Van Lier: ‘Het doel is uiteindelijk van al dat losse e-mailverkeer over te stappen naar overzicht in het Exact-portaal. Vaak zetten we betalingsbatches klaar die na accordering – om spookfacturen uit te sluiten – direct doorgaan naar de bank. De klant heeft zo nergens omkijken naar.’

Zekerheid

Ook voor de boekhouder wordt het werk zo een stuk makkelijker. Hoewel? Van Lier: ‘Je moet niet dingen dubbelop gaan doen, maar boekhouders houden nu eenmaal van zekerheid en controle. Daarom is een succesfactor van belang dat het hele management de nieuwe lijn volgt. Anders kost het traject meer moeite en dat is zonde, want digitaal wordt toch de standaard. Overigens krijgen we dankzij de continuous monitoring wél tijdig signalen van fouten, als er stukken missen of bij bijvoorbeeld ongebruikelijke bedragen of boekingen. Zo kunnen we fouten snel opsporen en oplossen en hebben we bij aangiftemomenten veel minder piekdrukte. Overwerken bij de kwartaal- en jaaraangiftes hoeft niet meer.’

Raymond van Lier: ‘Overwerken bij de kwartaal-aangiftes hoeft niet meer’

Succesfactor

Naast de tijdswinst is de geringere kans op fouten een groot voordeel. ‘Werken vanuit de totaaloplossing voorkomt

fouten, en juist fouten herstellen kost veel tijd. Bovendien is onze werkwijze meer gestandaardiseerd: het werkt bij iedere klant hetzelfde en je volgt één lijn.’ Kraaij: ‘Bovendien gebeurt er minder dubbelop omdat boekhouder, samensteller en fiscalist het hele plaatje zien in één dossier. Dat maakt het voor iedereen overzichtelijk.’ Ook voor de klant. ‘Vaak horen we dat de klant niet zit te wachten op digitaal samenwerken’, vertelt Kraaij. ‘Totdat mensen – boekhouder en klant – hebben ervaren hoeveel gemak en rust het geeft. Niemand wil terug.’

Vooruit

Dat geldt ook voor het team van De Administratie. Van Lier: ‘Het belangrijkste is dat we tijd hebben om van meerwaarde te zijn voor klanten. In plaats van bonnetjes verwerken denken we mee bij vraagstukken over investeringen, het afsluiten van contracten en of een organisatie in aanmerking komt voor bepaalde regelingen of subsidies. Om de klant te ontzorgen, kijken we minder achteraf en meer vooruit. Dat zorgt bij ons ook voor meer werkplezier.’

Tekst: Naomi van Esschoten

Deze bijdrage komt uit de derde editie van het AV-magazine dat gaat over ICT en Kengetallen. Dit magazine is verschenen in september 2022. Zie: https://www.accountancyvanmorgen.nl/kennisdoc/av3-2022-ict-en-kengetallen/