ICT, en dan vooral software, is een van de belangrijkste kostenposten in de accountancy. Hoe maakt de accountant eigenlijk keuzes? We vroegen het Kachung Tau van Govers Accountants & Adviseurs. ‘Het product moet bij ons DNA passen.’
Laten we, om de ICT-infrastructuur van Govers Accountants & Adviseurs te beschrijven, eerst het bedrijf introduceren. Govers is een middelgroot accountantskantoor met één vestiging: aan de Beemdstraat in Eindhoven werken 175 medewerkers. Het bedrijf richt zich op het grote MKB en heeft zowel een samenstel-, advies- als een controlepraktijk. Klanten zijn onder andere toeleveranciers in de maakindustrie rondom Brainport in Eindhoven, maar ook bouwbedrijven en zakelijke dienstverleners. Kachung Tau werkt al 17 jaar bij Govers. Hij is er partner en hij is ook verantwoordelijk voor ICT. Hoe kijkt hij naar ICT? ‘Govers heeft als accountant een heel persoonlijke benadering. Onze collega’s staan zo veel mogelijk in contact met de klanten – via mail, telefoon of live. Als we software inkopen, stellen we vragen als: hoe draagt deze software bij aan de klantrelatie? Belemmert dit niet ons klantcontact?
Kachung Tau: ‘Govers heeft als accountant een heel persoonlijke benadering. Onze collega’s staan zo veel mogelijk in contact met de klanten – via mail, telefoon of live.’
Bij ons gaat het erom te bouwen en steeds weer verder te bouwen aan een dienstverlening waarin de klant centraal staat. ICT-systemen, en dan heb je het vooral over software, zijn daarin dienend. Ze moeten passen bij onze identiteit.’
Gemiddelde IT-kosten
De ICT-kosten van Govers zijn gemiddeld als je deze afzet tegen sectorgenoten, vertelt Kachung Tau, die voor de vergelijking cijfers hanteert van brancheorganisatie SRA. Govers, gaat Tau verder, heeft alles bij elkaar zo’n 20 softwareleveranciers. De ICT-verantwoordelijke voelt overigens geen noodzaak het aantal leveranciers terug te brengen. Hij zegt: ‘We kijken product per product wat het toevoegt. Helpt het onze dienstverlening en is er sprake van een faire prijs, dan zetten we het in.’ Van de twintig zijn er tien die grote pakketten leveren – en vijf die kerninfrastructuur leveren: pakketten die noodzakelijk zijn voor de accountants om samen te werken en diensten te leveren. Zoals bijvoorbeeld Caseware, dat de accountants gebruiken voor hun dossiervorming en om de jaarrekening uit te werken.
Stabiele werkplek
Een centrale rol in de ICT-infrastructuur van Govers is weggelegd voor Arcus IT – een bedrijf gespecialiseerd in de accountancy voor onlinewerkplekken, Microsoft-implementaties, ICT-beveiliging en zogenoemde performance-managementtools. Tau zegt daarover: ‘Het fijne van Arcus IT is dat ze ons voorzien van een stabiele, veilige onlinewerkplek en vooral ook een goede infrastructuur waarbinnen we weer andere software kunnen installeren. Het past altijd, ongeacht de softwareoplossing die we weer van andere partijen nodig hebben.’ Een rol voor Arcus IT is ook weggelegd waar het gaat om ICT-innovatie bij Govers. Govers werkt voor zijn ICT-infrastructuur met vijfjarenplannen, met ook ‘een doorkijkje’ naar de jaren daarna. Tau ziet Arcus IT als sparringpartner. ‘Elke vijf jaar her-beoordelen we ons totale ICT-landschap. Nu is de trend duidelijk richting onlinewerken en richting software as a service (SaaS). Arcus IT – waar ze snappen hoe de accountancy in elkaar zit – adviseert ons welke software het best past bij de ontwikkelingen en bij onze ambities.’
Kachung Tau: ‘In het directe contact met klanten krijg je goed te horen wat er speelt in een bedrijf’
‘VerSaaSing’ van ICT
Innoveren doet Govers tot slot ook door pilots te draaien. SRA biedt een overzicht van wat er beschikbaar is in de markt. ‘Soms weet je pas of software bij je past of niet als je die eerst hebt geprobeerd. Mogelijke besluiten zijn dan ja, en nee, maar ook: nu nog niet.’ Belangrijke verschuiving voor Govers is wat Tau ook wel de ‘verSaaSing’ van de ICT-infrastructuur noemt. ‘Dat heeft een grote impact op onze financiën. Vroeger werden er grote ICT-investeringen gedaan, tegenwoordig is dat veel minder, maar hebben we hogere terugkerende kosten. Met de verSaaSing komt er een verschuiving van capex (kapitaaluitgaven) naar opex (operationele uitgaven).’ Ook is de onlineomgeving waarin er wordt gewerkt beter te beveiligen. ‘Vroeger hadden we een server met heel verschillende programmatuur. Nu hebben we zelfs geen server meer.’
Persoonlijke behandeling
Wat niet is veranderd, is de aard van de systemen die Govers installeert in samenwerking met Arcus IT. Zoals Tau eerder aangaf: het moet passen bij de identiteit van het kantoor. ‘Wij werken nadrukkelijk niet met een onlineportal. In de praktijk kan een ondernemer bij verschillende partijen waarmee ze samenwerken een inlog hebben voor steeds verschillende portals. Niet bij ons: bij ons krijgt hij een persoonlijke behandeling.’ ‘Ook een voordeel is dat je in het directe contact met klanten goed te horen krijgt wat er speelt in een bedrijf, of ook bij de ondernemer in zijn privé-situatie. Neem de jaarrekening. Als iemand die wil inzien, dan is dat in de regel niet om eens lekker naar de jaarrekening te kijken. Als je vraagt naar het waarom, hoor je misschien dat hij bezig is een hypotheek af te sluiten. Vervolgens kun jij beter adviseren.’ Er wordt, tot slot, wel gewerkt met performance tools. Via software wordt bijgehouden wat er allemaal moet gebeuren voor de klanten en of dat ook daadwerkelijk gebeurt, in welk tempo en of het project binnen budget blijft. ‘Dat soort software’, sluit Govers af, ‘past wel bij ons DNA’.
| Arcus IT adviseert over de inrichting van de werkplek, brengt deze vervolgens tot stand en zorgt ervoor dat deze naadloos aansluit op alle applicaties en oplossingen in een organisatie. Ook denkt Arcus IT mee over strategie, security, back-up en overige zaken die ervoor zorgen dat de ICT-omgeving optimaal functioneert. |
Tekst: Philip Willems
Deze bijdrage komt uit de derde editie van het AV-magazine dat gaat over ICT en Kengetallen. Dit magazine is verschenen in september 2022. Zie: https://www.accountancyvanmorgen.nl/kennisdoc/av3-2022-ict-en-kengetallen/
Geef een antwoord