Investeren in ICT is een must om in de toekomst relevant te blijven. Veel kantoren vertonen echter uitstelgedrag omdat het gepaard gaat met lastige, financiële beslissingen. Welke softwareoplossingen zou elk eigentijds kantoor moeten omarmen?
1. Kies voor een klantenportaal
Cliënten leveren hun stukken en informatie vaak op verschillende manieren aan. Telefonisch, per mail, per app, in een map of in een schoenendoos. Medewerkers moeten al deze gegevens verzamelen en verwerken in de systemen. Dat kost onnodig veel tijd. Met een klantenportaal komen de data via één digitale voordeur binnen. Ook de communicatie tussen collega’s verloopt zo beter. Omdat vaak verschillende medewerkers aan een dossier werken, ontbreken er in de praktijk nog weleens stukken of gegevens die niet zelden al in huis zijn. Dat geeft te denken. Met een klantenportaal staan alle stukken bij elkaar en hebben collega’s bovendien zicht op de actuele status van een dossier.
2. Automatiseer inkloppen gegevens
De grootste werkdruk zit hem in het opvragen en verwerken van gegevens voor de administratie. Waarom zou je deze tijdrovende processen niet automatiseren? Veel klanten ontvangen hun facturen al digitaal. Er bestaan diverse oplossingen waarbij e-mails worden herkend en automatisch worden verwerkt in de administratie. Klanten met papieren bonnen kunnen deze eenvoudig scannen met hun mobiel en doorsturen, waarna deze automatisch worden verwerkt. Dat levert veel op; kantoren die overstappen op ‘Scan & herken’ of ‘Mail & herken’ hebben hun administraties altijd up-to-date en zijn af van de piekdrukte in de BTW-maanden.
3. Investeer in urenregistratie
Veel kantoren hebben een hekel aan urenregistratie. Of ze nu werken met een abonnementsmodel of volgens ‘uurtje-factuurtje’, vaak gebeurt het met ‘fingerspitzengefühl’. Daarmee weten ze niet hoeveel uur ze daadwerkelijk besteden per klant. In de praktijk doen kantoren vaak te veel. Het loont te investeren in een softwareoplossing voor urenregistratie om zo de winstmarge per klant te verhogen.
4. Profiteer van bankkoppeling
Dankzij een bankkoppeling stuurt de bank mutaties van de bankrekening van de klant automatisch door naar het onlineboekhoudprogramma. Elk kantoor zou hiervan moeten profiteren. Het scheelt niet alleen tijd, er wordt ook nooit meer een uitgave of inkomstenbron gemist. Boekhoudprofessionals kunnen de transacties in een paar seconden wegboeken. Ook de klant heeft voordeel, hij hoeft geen afschriften meer uit te draaien en op te sturen of te mailen.
5. Verdiep je in huidige software
Kantoren kunnen soms heel enthousiast raken na een demonstratie van een bepaald softwarepakket. Vaak realiseren ze zich niet dat hun bestaande pakket soms over dezelfde functionaliteiten beschikt. Zo hebben veel boekhoudprogramma’s de mogelijkheid data in een dashboard te presenteren. Ga eerst in gesprek met je huidige leverancier voordat je kiest voor een ander pakket.
Deze bijdrage komt uit de derde editie van het AV-magazine dat gaat over ICT en Kengetallen. Dit magazine is verschenen in september 2022. Zie: https://www.accountancyvanmorgen.nl/kennisdoc/av3-2022-ict-en-kengetallen/
Geef een antwoord