AV-Top 50 | ‘Stop met ‘tussendoor leidinggeven’

Veel leidinggevenden schaken vaak op twee borden tegelijk: ze doen inhoudelijk werk als hoofdtaak en tussendoor geven ze leiding. Dat ‘tussendoor leidinggeven’ werkt niet bij accountants- en administratiekantoren, die worden geplaagd door hoge werkdruk en personeelsgebrek. Daar is volgens teamcoach Marinde van Loo meer nodig.

Daar zit je dan als leidinggevende. Druk met je vak en alle dagelijkse en wekelijkse interventies die je moet plegen. Ondertussen zie je dat je team er behoefte aan heeft bij elkaar te komen. Tussen alle afspraken en thuiswerken door is zo’n meeting best te plannen, al moet je nog even afwegen of deze online of offline plaatsvindt. Als het is gelukt om het team bij elkaar te krijgen voor overleg, is dat een mooi vertrekpunt. Het is echter nog geen garantie voor overleg dat voorbeeldig verloopt.

Vaak kunnen we pas achteraf concreet benoemen waarom het niet lekker liep tijdens het overleg. De frustratie wordt voelbaar, omdat de ander zich niet gedraagt, of de dingen niet doet op een bepaalde manier, die jou (als leidinggevende) beter lijkt. Die frustratie zul je als leidinggevende (her)kennen. Wellicht ga je daardoor zelfs harder werken tijdens het overleg en ga jíj het regelen. En toch zul je je er na afloop vaak op betrappen dat het niet goed voelt. In ieder geval niet goed genoeg.

Waar te beginnen?

Oók bij accountants- en administratiekantoren vinden leidinggevenden het een uitdaging goed leiding te geven. Zeker binnen de huidige turbulente context, met hoge werkdruk én personeelsgebrek. Want hoe zorg je er als kantoor dan voor veel waarde te blijven leveren voor je klanten? En tegelijkertijd een omgeving te bieden waar je collega’s graag willen (blijven) werken? Het is lastig hier samen goed uit te komen, met name als moeheid en stress iedereen parten spelen.

Maar waar hard werken in je eentje tot stress leidt, kan samen hard werken juist vaak voor een overwinningsgevoel zorgen bij het team. Het start bij jezelf als leidinggevende – én daarmee je team – serieus te nemen en beseffen dat leiderschap een vak is. Wellicht ben je gewend op eigen houtje je weg te zoeken in leiderschap. Daarmee doe je jezelf én je team tekort, omdat je er daarmee voor kiest om hard en alleen te werken. Coördineren en aansturen, mensen vertellen wat ze moeten doen – dat kan bijna iedereen. Maar echt leiden én teams samen resultaat laten behalen, dat is wat ingewikkelder. Daarin verschillen organisaties ook van elkaar.

Autonome vakmensen

Werkdruk te lijf gaan vraagt om van samen werken de stap te maken naar samenwerken. Nu zijn autonome vakmensen, zoals accountants, vaak gesteld op hun vrijheid. Ze volgen graag hun vakkundigheid en doen dat het liefst op hun eigen manier. Dat houdt hen autonoom, congruent en vrij. Wil je dat samenwerking in teams vol autonome vakmensen slaagt? Dan zul je als eerste glashelder moeten zijn over de noodzaak waarom ze wél moeten samenwerken. Waarom ze elkaar nodig hebben. Dat is ook niet vrijblijvend; er hangt een resultaat van af. Als je dat scherp hebt neergezet, kunnen autonome vakmensen daarna met elkaar uitzoeken hoe ze dat willen doen.

Concreet zijn over doelen

Op samenwerkingsniveau (binnen teams) geven abstracte of algemeen verwoorde doelen vaak ruis, omdat deze verschillend worden geïnterpreteerd. Deze ruis kan irritatie, frustratie of ander energieverlies oproepen, waardoor vakmensen de samenwerking soms zelfs willen staken. Dit kan zowel uitgesproken als onuitgesproken het geval zijn. ‘Hier steek ik geen energie meer in’ is dan een veelgehoorde opmerking. Energie, die ook ten goede aan het bedrijf zou kunnen komen.

Geef autonome mensen een kader

Vind je het belangrijk dat je collega’s – autonome vakmensen! – wél samenwerken? Geef hun dan kaders. Vertel hun voor welk deel van hun vak ze niet hoeven samen te werken en ze volledig hun eigen verantwoordelijkheid dragen. Dat is het individuele deel van het werk. Vertel ook duidelijk voor welk deel van het resultaat ze wél moeten samenwerken en wat je daarbij echt van hen verwacht. Succesvol samenwerken begint dus bij altijd weten welk doel de samenwerking moet opleveren. En, of medewerkers het nou leuk vinden of niet, bij samenwerken komt overleggen om de hoek kijken. De belangrijkste tips voor succesvol overleggen op een rij:

• Zet het doel van het overleg bovenaan je werkoverlegagenda. En wees er scherp op dat jullie het niet uit het oog verliezen.
• Doe een check-in, gericht op het overleg. Doel van een check-in is met elkaar bespreken hoe de kwaliteit van aandacht is van iedere individuele deelnemer van het overleg.
• Verdeel de rollen op kwaliteit. Wie heeft welke kwaliteit – of wil wat leren? Zet dat goed in.
• Een succesvol overleg op het gebied van samenwerken betekent echt álle stemmen meenemen. In de meest succesvolle teams zijn alle leden evenredig aan het woord.

Stop dus met tussendoor leidinggeven! De beloning? Het gevoel dat je het echt samen doet. Dat je elkaar ziet. Dat je alles wat je bent en kunt mag meenemen naar het werk én ook de werkdruk aankunt.

Deze bijdrage komt uit de AV-Top 50. Dit magazine is verschenen in december 2022. Zie: https://www.accountancyvanmorgen.nl/kennisdoc/av4-2022-AV-Top50/