Excel-kennis hebben de meeste accountants wel en waarschijnlijk heb je ook wel eens gehoord van Power BI. Is Power BI beter dan Excel? Gaat Power BI Excel vervangen? Of blijven ze naast elkaar bestaan? Over de verschillen en overeenkomsten gaat deze blog.
Wat je met Excel kunt doen weten de meeste mensen wel: het is een spreadsheetprogramma en dat is het nog steeds. Maar er zitten intussen ook steeds meer mogelijkheden in die je vroeger alleen in databaseprogramma’s tegenkomt. Je kunt er grafieken mee maken en data analyseren.
Tegenwoordig hoor en lees je ook vaak over Power BI. Als je het googlet zie je dat het “een interactieve tool is voor het visualiseren van data, ontwikkeld en uitgegeven door het Amerikaanse softwarebedrijf Microsoft. Het doel is om business intelligence beschikbaar te maken voor de eindgebruiker” (citaat van Wikipedia). BI staat dus voor business intelligence.
Met Power BI kun je data combineren uit verschillende bronnen en systemen, omzetten in een rapport en presenteren. Met een paar muisklikken tover je rapportages van bedrijfsgegevens op je scherm.
Voor wie
Een overeenkomst tussen beide programma’s is dus dat het bedoeld is voor de ‘gewone’ gebruiker, de eindgebruiker. Je hoeft geen IT’er te zijn of een programmeerachtergrond te hebben.
Power BI sluit ook aan bij de devices die veel eindgebruikers graag gebruiken. Je kunt het rapport bekijken in een browser, op je smartphone, opnemen in een PowerPoint-presentatie of op een website. En dat alles met behoud van interactiviteit! Dat is bij Excel dan toch minder.
Kosten
De meeste bedrijven die met Excel werken hebben een betaalde versie, vaak Microsoft 365. Die is als app op je computer geïnstalleerd.
Power BI bestaat eigenlijk uit elementen. Power BI Desktop is gratis. Dat is een app die je (net als Excel) op je computer installeert en het eerste onderdeel waarmee je gaat werken. Power BI Service is bedoeld om de rapportages die je maakt online te publiceren en daarvoor moet je wel betalen.
Power Query
Een andere overeenkomst is dat beide programma’s gebruik maken van Power Query. Power Query geeft je de mogelijkheid om data uit diverse bronnen binnen te halen en te combineren tot een overzichtelijk geheel.
In Excel KUN je dit gebruiken (tab Gegevens > Gegevens ophalen ①), in Power BI MOET je dit gebruiken (anders heb je geen data om mee te werken ②). Maar in beide programma’s is het dezelfde Power Query, hoewel je met Power BI meer connectiemogelijkheden hebt.
Ken je Power Query dus al van Excel, dan ben je ook al een stuk op weg in Power BI!
Grafisch weergeven
Als je een rapport moet maken, ga je dan Excel gebruiken of Power BI? In beide programma’s kun je bijvoorbeeld grafieken maken. In Excel kun je veel verschillende soorten grafieken maken ① en je hebt ook veel aanpassingsmogelijkheden (al moet je soms wat meer kennis hebben).
Power BI kent veel meer grafieksoorten die eenvoudig te maken zijn ②. Naast de standaard aanwezige visualisaties (zo worden de grafieken in Power BI genoemd) kun je er ook nog heel veel downloaden ③.
Maar het belangrijkste verschil als het om grafieken gaat zit in de interactie.
In Excel is dat beperkt tot slicers (en dat kennen veel mensen al niet eens) en is interactie tussen grafieken een (on)aardige klus.
In Power BI werken de verschillende grafieken in je rapport automatisch samen. In de 3 visuals hieronder zie je bij ① de totalen van alle landen en de verdeling in de cirkelgrafiek voor alle landen. Klik je in de visual tabel op Denemarken ②, dan wijzigt direct het verkochte aantal mee en geeft de cirkel de verdeling aan voor Denemarken.
Rapport delen
Wanneer je met Excel een rapport deelt, doe je dat vaak als een bijlage in de mail. Of je slaat het op een gezamenlijke netwerkschijf of in de cloud (OneDrive of SharePoint).
Met Power BI deel je gemaakte rapporten en/of dashboards met collega’s is direct vanuit de desktop-toepassing óf je publiceert ze online en stelt in aan wie je toegang verleent. Je kunt het dan ook bekijken op een smartphone (inclusief de interactie!).
Samenwerking Power BI en Excel
Gegevens uit een Excel-bestand kun je opnemen in Power BI, combineren met andere data en zo een rapport maken ①. Maar Power BI-gegevens kun je ook opnemen in Excel ②.
Kortom: ze werken naadloos samen en je hoeft geen gegevens te exporteren.
Samengevat
Mijn conclusie: de ene tool is niet beter dan de andere.
Power BI heeft misschien een voorsprong als het gaat om visualisaties en delen, maar Excel blijft nog steeds een van de meest flexibele analytische toepassingen die er is.
Saskia Jacobsen is directeur-eigenaar van Toels-PC en helpt bedrijven en vooral hun gebruikers om slimmer met de apps op hun pc te werken.
Online Excel Expert-training voor de accountant: Power BI en Excel
Geef een reactie