Onbetaalde facturen accountant: fixed fee en fouten in de cijfers of niet?

Bij de rechtbank Midden-Nederland stonden eerder dit jaar een accountantskantoor en een klant tegenover elkaar over een aantal onbetaalde facturen voor boekhoudkundige werkzaamheden. Daarbij draaide het vooral om de vraag of er nu wel of geen fixed fee was afgesproken tussen de twee partijen. Ook stelde de klant dat er schade was geleden door aanhoudende fouten in de uitvoering van de werkzaamheden. De kantonrechter geeft echter het accountantskantoor gelijk en veroordeelt de klant tot betaling van € 19.758,91

De klant en de accountancymaatschap hadden een overeenkomst gesloten op grond waarvan er voor de jaren 2019, 2020 en 2021 boekhoudkundige werkzaamheden werden verricht.

Onbetaalde facturen

Bij de kantonrechter stelt het accountantskantoor dat er elke maand een voorschot van € 1.500,00 aan de klant is gefactureerd. Afgesproken is dat aan het eind van het jaar nog een nacalculatie zou plaatsvinden voor de daadwerkelijk verrichte werkzaamheden. De klant heeft de facturen van 29 juni 2021 en 13 december 2021 die op deze nacalculatie betrekking hebben, niet betaald. Ook de facturen van 29 juni 2021 die zien op de door de maatschap uitgevoerde aanvullende werkzaamheden met betrekking tot het aanvragen van de NOW en een due dilligence onderzoek, heeft de klant niet betaald. Die is daarom tekortgeschoten in de nakoming van de overeenkomst. De klant heeft ook niet binnen de reclamatietermijn van 30 dagen die op grond van artikel K van de algemene voorwaarden geldt over de facturen geklaagd, waardoor haar rechten hieromtrent zijn komen te vervallen.

De klant is het niet eens met de vordering. Beide partijen hebben afgesproken dat de klant voor de werkzaamheden vanaf 2020 een fixed fee van € 15.000,00 per jaar zou gaan betalen, opgedeeld in maandelijkse betalingen. Het accountantskantoor zou voor dit bedrag de volledige administratie, inclusief de loonadministratie, verzorgen. Het klopt dat het kantoor aanvullende werkzaamheden heeft verricht met betrekking tot de NOW, maar het gefactureerde bedrag is te hoog. De klant is bereid om voor deze werkzaamheden € 1.000,00 te betalen.

Hebben partijen een fixed fee afgesproken? Nee

Uit e-mailcorrespondentie tussen beide partijen op 30 augustus 2019 volgt dat het in eerste instantie de bedoeling van partijen was om een fixed fee af te spreken. De partijen hebben daarna echter (kennelijk) wat anders afgesproken, constateert de rechtbank. Dat blijkt onder andere uit de opdrachtbevestiging van 10 december 2019. In deze opdrachtbevestiging staat immers dat de klant een honorarium verschuldigd is aan het accountantskantoor voor de verrichte werkzaamheden. Het honorarium is gebaseerd op de tijdsbesteding van het accountantskantoor. Dat betekent dus dat het daadwerkelijk gewerkte aantal uren in rekening wordt gebracht. Indien het accountantskantoor en de klant een fixed fee hadden afgesproken voor deze werkzaamheden, zou het voor de hand liggen dat deze fixed fee in de opdrachtbevestiging staat. Dat is niet het geval. De stelling van de klant dat deze opdrachtbevestiging alleen ziet op het opstellen van de jaarrekening over 2019, en dat de andere werkzaamheden voor de jaren daarna hier niet onder vallen, wordt niet gevolgd. In de opdrachtbevestiging staat namelijk dat het accountantskantoor de opdracht heeft gekregen om de jaarrekening van de klant met ingang van 2019 samen te stellen. Dat impliceert dus dat de jaren na 2019 ook onder de opdracht vallen. Hier vloeit logischerwijs ook uit voort dat alle boekhoudkundige werkzaamheden die nodig zijn om de jaarrekening op te stellen onder de opdracht vallen. De klant heeft onvoldoende onderbouwd betwist dat deze werkzaamheden er niet onder vallen.

Daarnaast volgt ook uit e-mailcorrespondentie van 27 februari 2020 dat partijen geen fixed fee zijn overeengekomen. [A] vraagt aan [B] om een bedrag van € 1.500,00 per maand in rekening te brengen, en “blijkt dat we te kort komen fixen we dat wel”. Uit deze opmerking leidt de kantonrechter af dat er dus nog een nacalculatie zal plaatsvinden, en er uiteindelijk dus ook méér dan € 1.500,00 per maand in rekening kan worden gebracht. Bovendien blijkt uit de facturen die het accountantskantoor naar aanleiding van deze e-mail maandelijks aan de klant heeft gestuurd dat het accountantskantoor geen fixed fee in rekening heeft gebracht, maar een voorschot. Op elke factuur staat immers ‘voorschot’. Het accountantskantoor en de klant hebben dus ook uitvoering gegeven aan deze afspraak.

De klant heeft dan ook onvoldoende gemotiveerd dat partijen een fixed fee van € 15.000,00 exclusief btw per jaar hebben afgesproken. De kantonrechter stelt vast dat zij hebben afgesproken dat het accountantskantoor op voorschotbasis zou factureren waarna een nacalculatie zou plaatsvinden.

Omdat niet is komen vast te staan dat partijen een fixed fee zijn overeengekomen, is de klant in beginsel gehouden de facturen te betalen die zijn nagestuurd op 29 juni 2021 en 13 december 2021.

Moet de klant de gevorderde facturen betalen? Ja

De klant beroept zich vervolgens op een artikel in de algemene voorwaarden waarin een termijn van 30 dagen wordt gegeven om schriftelijk te reclameren tegen (de hoogte van) de facturen. Volgens de klant is deze bepaling onredelijk, omdat zij meerdere omvangrijke facturen in één keer ontving en zij tijd nodig had om deze te onderzoeken. Een termijn van 30 dagen is volgens haar te kort. De kantonrechter is van oordeel dat de termijn van 30 dagen geen onaanvaardbaar korte termijn is. De bezwaren die de klant heeft over de facturen, zoals het bezwaar dat werkzaamheden dubbel zijn gefactureerd en dat sommige werkzaamheden niet zijn gespecificeerd, zijn bezwaren die redelijkerwijs binnen 30 dagen onderzocht hadden kunnen worden en dus ook binnen 30 dagen aan het accountantskantoor kenbaar gemaakt hadden kunnen worden. Bovendien had de klant bij ontvangst van de facturen kunnen aangeven dat zij meer tijd nodig had om te onderzoeken waar de facturen op zien. Niet is gebleken dat de klant dat (tijdig) heeft gedaan. De eerste e-mail waaruit volgt dat de klant het niet eens is met de facturen van 29 juni 2021 is gestuurd op 28 oktober 2021. Dat is drie maanden nadat de reclamatietermijn is verstreken. Tijdens de mondelinge behandeling heeft de huidige directeur van de klant verklaard dat hij al eerder contact heeft opgenomen met het accountantskantoor over de facturen en dat hij ook op het kantoor van het accountantskantoor is langs geweest. Volgens het accountantskantoor was dit in september, dus ook na het verstrijken van de reclamatietermijn. Dat heeft de directeur niet betwist, althans hij kon niet met zekerheid zeggen wanneer dat gesprek heeft plaatsgevonden. Daarom kan niet worden vastgesteld dat dit gesprek binnen de reclamatietermijn heeft plaatsgevonden. Wat betreft de facturen van 13 december 2021 is niet gesteld en is ook niet gebleken dat de klant hier tijdig over heeft gereclameerd.

De klant heeft haar klachten over de facturen dan ook te laat naar voren gebracht, waardoor haar recht om zich tegen de facturen te verweren is komen te vervallen op grond van artikel K lid 5 van de algemene voorwaarden.

NOW en due dilligence

Partijen zijn het erover eens dat de werkzaamheden met betrekking tot de NOW en de due dilligence niet onder de in 2019 gegeven opdracht vallen. De algemene voorwaarden, met daarin de reclamatietermijn, zijn daarom niet van toepassing op de facturen waarop deze werkzaamheden in rekening worden gebracht.

Wat betreft de NOW-werkzaamheden erkent de klant dat zij voor deze werkzaamheden moet betalen, maar zij vindt het bedrag dat in rekening wordt gebracht te hoog. De klant verwijst hierbij naar een screenshot van de website van een advocatenkantoor waarop staat dat dit advocatenkantoor een NOW-aanvraag voor € 300,00 exclusief btw kan verzorgen. Dit is echter zonder nadere toelichting te algemeen om te concluderen dat de kosten die het accountantskantoor in rekening heeft gebracht te hoog zijn. De klant heeft verder ook niet onderbouwd waarom de in rekening gebrachte kosten niet redelijk zouden zijn en heeft de hoogte van de factuur dan ook onvoldoende onderbouwd betwist. De klant moet daarom het gefactureerde bedrag van € 5.276,81 betalen.

De factuur die betrekking heeft op het door het accountantskantoor uitgevoerde due dilligence onderzoek wordt door de klant niet betwist. De klant erkent immers dat de werkzaamheden in het kader van onderhandelingen met een investeringsmaatschappij zijn uitgevoerd. Dat zij als gevolg van het handelen van het accountantskantoor schade zou hebben geleden, doet daaraan niet af, temeer omdat de klant bijvoorbeeld geen beroep op verrekening heeft gedaan. Deze factuur van € 1.771,44 moet de klant dan ook betalen.

Accountantskantoor aansprakelijk voor de door de klant geleden schade? Nee

De klant stelt tot slot dat zij schade heeft geleden door aanhoudende fouten in de uitvoering van de werkzaamheden van het accountantskantoor. Door de aanhoudende fouten waren de cijfers onjuist weergegeven, waardoor een investeringsmaatschappij na maanden onderhandelen heeft besloten om niet in het bedrijf te investeren, aldus de klant. Daardoor stelt de klant schade te hebben geleden. Het accountantskantoor betwist dat zij fouten heeft gemaakt in de cijfers.

De kantonrechter begrijpt dat de klant een beroep doet op wanprestatie op grond van artikel 6:74 van het Burgerlijk Wetboek (BW). Voor een geslaagd beroep op wanprestatie moet onder andere vast komen te staan dat er sprake is van een tekortkoming door het accountantskantoor, van een causaal verband en van verzuim.

De klant heeft echter onvoldoende onderbouwd dat het accountantskantoor fouten heeft gemaakt in haar werkzaamheden, oordeelt de rechtbank. Het is niet duidelijk geworden welke fouten het accountantskantoor heeft gemaakt die maken dat de (jaar)cijfers niet klopten. De klant heeft haar stelling niet met stukken onderbouwd. Dat het accountantskantoor de jaarcijfers van 2019 en de cijfers van januari 2020 (kennelijk) te laat heeft aangeleverd, zoals de klant stelt, is onvoldoende om aan te nemen dat het accountantskantoor fouten heeft gemaakt. Daarnaast kan niet worden vastgesteld dat het accountantskantoor maandelijks een managementrapportage zou aanleveren. In de opdrachtbevestiging van 10 december 2019 staat hier immers niets over opgenomen. Het accountantskantoor is dan ook niet tekortgeschoten in de nakoming van haar werkzaamheden.

Ook kan niet worden vastgesteld dat er sprake is van een causaal verband tussen de gestelde fouten van het accountantskantoor en het niet investeren in de klant door de investeringsmaatschappij, oordeelt de rechtbank. Tot slot is er ook geen sprake van verzuim. De conclusie is dan ook dat het beroep op artikel 6:74 BW niet slaagt, waardoor de door de klant in reconventie gevorderde verklaring voor recht dat het accountantskantoor aansprakelijk is voor de door de klant geleden schade en de gevorderde verwijzing naar de schadestaatprocedure worden afgewezen.

De kantonrechter veroordeelt de klant uiteindelijk onder meer tot betaling van € 19.758,91 aan het kantoor. De vorderingen van de klant worden afgewezen.