De opkomst van hybride werkmodellen heeft de manier waarop accountantskantoren opereren veranderd. Steeds meer medewerkers werken deels vanuit huis. Uit onderzoek van de TNO en het CBS blijkt dat meer dan 45% hybride werkt. In deze nieuwe realiteit is veilig documentbeheer essentieel om gevoelige financiële informatie te beschermen. Microsoft 365 kan ingezet worden als document management systeem (DMS) om hybride medewerkers te ondersteunen bij veilig documentbeheer. In dit blogartikel lees je praktische tips om documenten veilig te beheren als accountant.
Hybride medewerkers hebben de flexibiliteit om zowel op kantoor als op afstand te werken. Dit model combineert traditioneel kantoorwerk en werken vanuit een externe locatie, zoals thuis of een andere locatie buiten het kantoor. Veilig werken vanuit huis is voor accountants van cruciaal belang. Accountants werken veel met vertrouwelijke en persoonlijke gegevens en zijn daardoor wettelijk en moreel verplicht om veilig om te gaan met deze gegevens. Door strikte cyberbeveiligingsmaatregelen te treffen kunnen accountants de risico’s van gegevenslekken, hacking en ongeautoriseerde toegang minimaliseren.
Koppelingen met het vertrouwde Microsoft 365
Bijna alle accountantskantoren maken gebruik van Microsoft 365. Het omvat vertrouwde applicaties zoals SharePoint, Teams en natuurlijk Excel. Applicaties die accountantskantoren kunnen benutten voor veilig documentbeheer. Maar toch komt het vaak voor dat de kracht van Microsoft 365 niet volledig benut wordt. Zo is het mogelijk om boekhoudsoftware, ERP- of CRM-applicaties te koppelen met Microsoft 365.
Een mooi voorbeeld is de koppeling tussen AFAS Software en DailyDrive, een SaaS-oplossing van Like-IT. In de CRM-oplossing van AFAS maak je nieuwe klanten aan. Via DailyDrive wordt er automatisch een mappenstructuur gemaakt in SharePoint als DMS. Zo hoef je niet handmatig meerdere keren hetzelfde project aan te maken. De gegevens worden automatisch overgenomen en documenten worden voorzien van de juiste metadata. Hierdoor komen de juiste documenten in het juiste mapje van de klanten en projecten.
Ontdek meer over de koppelingen tussen accountancy software en SharePoint op onze website >
Rechten en rollen beheren
Met Microsoft 365 kan je nauwkeurige toegangscontroles instellen. Zo is het in SharePoint mogelijk om rollen en rechten op hoger niveau in te stellen. Het beheren van rollen en rechten op het niveau van een specifieke site of document wordt namelijk al snel onoverzichtelijk. Dat brengt risico’s met zich mee die onnodig zijn. SharePoint biedt verschillende hiërarchische niveaus waarop rollen en rechten kunnen worden beheerd. Het bepalen wie toegang heeft tot de juiste documenten hoeft niet zo complex te zijn.
Drie belangrijke zaken om over na te denken:
- Bepaal welke mensen je toegang wilt geven
- Bepaal wat deze groep zou moeten kunnen: lezen, bewerken of beheren.
- Bepaal tot welke bibliotheek of lijst iemand toegang mag hebben.
Stel dat je gevoelige informatie moet delen met klanten of externe adviseurs, doe dit dan veilig. Met Microsoft 365 kunnen accountantskantoren beveiligde koppelingen genereren voor specifieke documenten, met vervaldatums en beperkte toegang. Dit zorgt ervoor dat alleen geautoriseerde partijen de documenten kunnen beheren.
Maak gebruik van Multi-Factor Authenticatie (MFA)
MFA versterkt de beveiliging aanzienlijk door een extra laag verificatie toe te voegen. Als een medewerker toegang probeert te krijgen vanuit huis tot financiële rapporten, wordt er een unieke code naar hun mobiele apparaat gestuurd. Zelfs als een wachtwoord wordt onderschept, is er nog een extra verificatielaag. Dit versterkt de beveiliging, beschermt tegen datalekken en fraude, en voldoet aan regelgeving, wat het klantvertrouwen vergroot en de bescherming tegen phishing en ongeautoriseerde toegang verbetert, zelfs wanneer accountants vanaf verschillende locaties en apparaten werken.
Veilig Samenwerken via Microsoft Teams
Teams biedt een centrale omgeving voor communicatie en samenwerking. Jouw team kan veilig vergaderen en bestanden delen tijdens vergaderingen. Zo kunnen accountants en cliënten veilig overleggen over belastingaangiftes of audits, waarbij vertrouwelijke informatie veilig blijft. Microsoft Teams biedt end-to-end encryptie voor chat, oproepen en vergaderingen. Ook stelt het platform accountants in staat om gedetailleerde machtigingen en toegangscontroles te beheren, veilig bestanden te delen via beveiligde cloudopslag.
Beveiligingsbewustzijn en Training
Het is van belang om je medewerkers en klanten bewust te maken van mogelijke bedreigingen. Organiseer regelmatig trainingssessies over phishing-aanvallen en andere cyberdreigingen. Moedig medewerkers aan om verdachte e-mails te melden en moedig een cultuur van alertheid aan. Medewerkers die bijvoorbeeld bij co-work plek of koffietent gaan zitten om te werken, kunnen gebruik maken van een VPN voor een veilige verbinding.
Ook is het belangrijk om je klanten te informeren. Het komst steeds vaker voor dat phishing mails zo worden opgesteld, dat het lijkt alsof er een link vanuit SharePoint wordt gedeeld. Attendeer je klanten om altijd te kijken naar de afzender en welke link achter een knop zit. Mocht de klant het niet vertrouwen? Dan is het verstandig dat hij of zij even contact opneemt met zijn contactpersoon binnen het kantoor.
Krijg grip op het documentenbeheer van jouw kantoor
Voor accountantskantoren met medewerkers die (deels) vanuit huis werken is veilig documentbeheer een belangrijk onderdeel op de agenda. Het op orde hebben van het softwarelandschap is net zo belangrijk als het menselijke aspect. Onze klanten maken gebruik van DailyDrive om meer uit Microsoft 365 te halen. DailyDrive is een SaaS-oplossing en maakt het gebruik van Microsoft 365 (SharePoint en Teams) eenvoudig. Wij koppelen je externe bronsysteem aan DailyDrive. Zo maak je met één klik sites aan binnen SharePoint en worden de documenten op de juiste plaats automatisch opgeslagen. De mappenstructuur van alle sites zijn exact hetzelfde door DailyDrive. Dit zorgt voor eenvoud, structuur en gemak. Wil jij meer weten over DailyDrive? Lees op onze website en krijg grip op het documentenbeheer van jouw kantoor.
Geef een reactie