• Nieuws
    • Accountancy
    • Fiscaal
    • Overig
  • Magazine
    • 2025, Fusies en overnames
    • 2024, AV-Top 50
    • 2024, ICT & Kengetallen
    • 2024, Fusies en Overnames
    • 2023, Lifestyle en Carrière
    • 2023, ICT en Kengetallen
    • 2023, AV-Top 50
    • 2022, Lifestyle en Carrière
    • 2022, Bedrijfsovername
    • 2022, ICT en Kengetallen
    • 2022, AV-Top 50
  • Blog
  • Podcast
    • #11 – Schijnzelfstandigheid onder zzp’ers
    • Extra – Young professionals
    • # 10 – Terugblik 2024 en vooruitblik 2025
    • #9 – Klacht- en tuchtrecht
    • #8 – Administratiekantoren
    • Extra – Tooling
    • #7 – Regeldruk in de mkb-praktijk
    • #6 – Diversiteit en inclusie
    • #5 – Fusies en overnames in de accountancysector
    • Extra – (Corona)schuldenproblematiek
    • # 4 – De mkb-accountant en duurzaamheid
    • #3 – Arbeidsmarkt voor accountants
    • #2 – De accountancyopleiding
    • #1 – Vooruitblik 2024
  • Partners
  • Opleidingen
    • AV Young Professional
    • Summercourses
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Kennisdocs
  • Events
    • Nationale salarisdag
    • Nationaal Congres Familiebedrijven
  • AV-Top 50
    • AV-Top 50 | 2024
    • AV-Top 50 | 2023
    • AV-Top 50 | 2022
    • AV-Top 50 | 2021
  • Specialist
  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Nieuwsbrief
  • AV Young Professional
  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
  • Spring naar de hoofdnavigatie
  • Door naar de hoofd inhoud
  • Spring naar de eerste sidebar
  • Spring naar de voettekst
  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Nieuwsbrief
  • AV Young Professional
Accountancy Vanmorgen

  • Nieuws
    • Accountancy
    • Fiscaal
    • Overig
  • Magazine
    • 2025, Fusies en overnames
    • 2024, AV-Top 50
    • 2024, ICT & Kengetallen
    • 2024, Fusies en Overnames
    • 2023, Lifestyle en Carrière
    • 2023, ICT en Kengetallen
    • 2023, AV-Top 50
    • 2022, Lifestyle en Carrière
    • 2022, Bedrijfsovername
    • 2022, ICT en Kengetallen
    • 2022, AV-Top 50
  • Blog
  • Podcast
    • #11 – Schijnzelfstandigheid onder zzp’ers
    • Extra – Young professionals
    • # 10 – Terugblik 2024 en vooruitblik 2025
    • #9 – Klacht- en tuchtrecht
    • #8 – Administratiekantoren
    • Extra – Tooling
    • #7 – Regeldruk in de mkb-praktijk
    • #6 – Diversiteit en inclusie
    • #5 – Fusies en overnames in de accountancysector
    • Extra – (Corona)schuldenproblematiek
    • # 4 – De mkb-accountant en duurzaamheid
    • #3 – Arbeidsmarkt voor accountants
    • #2 – De accountancyopleiding
    • #1 – Vooruitblik 2024
  • Partners
  • Opleidingen
    • AV Young Professional
    • Summercourses
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Kennisdocs
  • Events
    • Nationale salarisdag
    • Nationaal Congres Familiebedrijven
  • AV-Top 50
    • AV-Top 50 | 2024
    • AV-Top 50 | 2023
    • AV-Top 50 | 2022
    • AV-Top 50 | 2021
  • Specialist
Home » Zo beheer je documenten op een veilige manier

Zo beheer je documenten op een veilige manier

Accountancy

17 augustus 2023 door Like-IT

Veilig documentbeheer

De opkomst van hybride werkmodellen heeft de manier waarop accountantskantoren opereren veranderd. Steeds meer medewerkers werken deels vanuit huis. Uit onderzoek van de TNO en het CBS blijkt dat meer dan 45% hybride werkt. In deze nieuwe realiteit is veilig documentbeheer essentieel om gevoelige financiële informatie te beschermen. Microsoft 365 kan ingezet worden als document management systeem (DMS) om hybride medewerkers te ondersteunen bij veilig documentbeheer. In dit blogartikel lees je praktische tips om documenten veilig te beheren als accountant.

Hybride medewerkers hebben de flexibiliteit om zowel op kantoor als op afstand te werken. Dit model combineert traditioneel kantoorwerk en werken vanuit een externe locatie, zoals thuis of een andere locatie buiten het kantoor. Veilig werken vanuit huis is voor accountants van cruciaal belang. Accountants werken veel met vertrouwelijke en persoonlijke gegevens en zijn daardoor wettelijk en moreel verplicht om veilig om te gaan met deze gegevens. Door strikte cyberbeveiligingsmaatregelen te treffen kunnen accountants de risico’s van gegevenslekken, hacking en ongeautoriseerde toegang minimaliseren.

Koppelingen met het vertrouwde Microsoft 365

Bijna alle accountantskantoren maken gebruik van Microsoft 365. Het omvat vertrouwde applicaties zoals SharePoint, Teams en natuurlijk Excel. Applicaties die accountantskantoren kunnen benutten voor veilig documentbeheer. Maar toch komt het vaak voor dat de kracht van Microsoft 365 niet volledig benut wordt. Zo is het mogelijk om boekhoudsoftware, ERP- of CRM-applicaties te koppelen met Microsoft 365.

Een mooi voorbeeld is de koppeling tussen AFAS Software en DailyDrive, een SaaS-oplossing van Like-IT. In de CRM-oplossing van AFAS maak je nieuwe klanten aan. Via DailyDrive wordt er automatisch een mappenstructuur gemaakt in SharePoint als DMS. Zo hoef je niet handmatig meerdere keren hetzelfde project aan te maken. De gegevens worden automatisch overgenomen en documenten worden voorzien van de juiste metadata. Hierdoor komen de juiste documenten in het juiste mapje van de klanten en projecten.

Overzichtelijke mappenstructuur

Ontdek meer over de koppelingen tussen accountancy software en SharePoint op onze website >

Rechten en rollen beheren

Met Microsoft 365 kan je nauwkeurige toegangscontroles instellen. Zo is het in SharePoint mogelijk om rollen en rechten op hoger niveau in te stellen. Het beheren van rollen en rechten op het niveau van een specifieke site of document wordt namelijk al snel onoverzichtelijk. Dat brengt risico’s met zich mee die onnodig zijn. SharePoint biedt verschillende hiërarchische niveaus waarop rollen en rechten kunnen worden beheerd. Het bepalen wie toegang heeft tot de juiste documenten hoeft niet zo complex te zijn.

Drie belangrijke zaken om over na te denken:

  1. Bepaal welke mensen je toegang wilt geven
  1. Bepaal wat deze groep zou moeten kunnen: lezen, bewerken of beheren.
  1. Bepaal tot welke bibliotheek of lijst iemand toegang mag hebben.

Stel dat je gevoelige informatie moet delen met klanten of externe adviseurs, doe dit dan veilig. Met Microsoft 365 kunnen accountantskantoren beveiligde koppelingen genereren voor specifieke documenten, met vervaldatums en beperkte toegang. Dit zorgt ervoor dat alleen geautoriseerde partijen de documenten kunnen beheren.

Maak gebruik van Multi-Factor Authenticatie (MFA)

MFA versterkt de beveiliging aanzienlijk door een extra laag verificatie toe te voegen. Als een medewerker toegang probeert te krijgen vanuit huis tot financiële rapporten, wordt er een unieke code naar hun mobiele apparaat gestuurd. Zelfs als een wachtwoord wordt onderschept, is er nog een extra verificatielaag. Dit versterkt de beveiliging, beschermt tegen datalekken en fraude, en voldoet aan regelgeving, wat het klantvertrouwen vergroot en de bescherming tegen phishing en ongeautoriseerde toegang verbetert, zelfs wanneer accountants vanaf verschillende locaties en apparaten werken.

Veilig Samenwerken via Microsoft Teams

Teams biedt een centrale omgeving voor communicatie en samenwerking. Jouw team kan veilig vergaderen en bestanden delen tijdens vergaderingen. Zo kunnen accountants en cliënten veilig overleggen over belastingaangiftes of audits, waarbij vertrouwelijke informatie veilig blijft. Microsoft Teams biedt end-to-end encryptie voor chat, oproepen en vergaderingen. Ook stelt het platform accountants in staat om gedetailleerde machtigingen en toegangscontroles te beheren, veilig bestanden te delen via beveiligde cloudopslag.

Beveiligingsbewustzijn en Training

Het is van belang om je medewerkers en klanten bewust te maken van mogelijke bedreigingen. Organiseer regelmatig trainingssessies over phishing-aanvallen en andere cyberdreigingen. Moedig medewerkers aan om verdachte e-mails te melden en moedig een cultuur van alertheid aan. Medewerkers die bijvoorbeeld bij co-work plek of koffietent gaan zitten om te werken, kunnen gebruik maken van een VPN voor een veilige verbinding.

Ook is het belangrijk om je klanten te informeren. Het komst steeds vaker voor dat phishing mails zo worden opgesteld, dat het lijkt alsof er een link vanuit SharePoint wordt gedeeld. Attendeer je klanten om altijd te kijken naar de afzender en welke link achter een knop zit. Mocht de klant het niet vertrouwen? Dan is het verstandig dat hij of zij even contact opneemt met zijn contactpersoon binnen het kantoor.

Krijg grip op het documentenbeheer van jouw kantoor

Voor accountantskantoren met medewerkers die (deels) vanuit huis werken is veilig documentbeheer een belangrijk onderdeel op de agenda. Het op orde hebben van het softwarelandschap is net zo belangrijk als het menselijke aspect. Onze klanten maken gebruik van DailyDrive om meer uit Microsoft 365 te halen. DailyDrive is een SaaS-oplossing en maakt het gebruik van Microsoft 365 (SharePoint en Teams) eenvoudig. Wij koppelen je externe bronsysteem aan DailyDrive. Zo maak je met één klik sites aan binnen SharePoint en worden de documenten op de juiste plaats automatisch opgeslagen. De mappenstructuur van alle sites zijn exact hetzelfde door DailyDrive. Dit zorgt voor eenvoud, structuur en gemak. Wil jij meer weten over DailyDrive? Lees op onze website en krijg grip op het documentenbeheer van jouw kantoor.

Categorie: Accountancy Tags: Microsoft 365, sharepoint

Tags: Microsoft 365, sharepoint

Gerelateerde artikelen

10 juni 2025

Koppel Zenvoices nu met Microsoft Dynamics 365 Business Central

6 juni 2025

Zo maakt Joanknecht gebruik van SharePoint als DMS

19 mei 2025

Microsoft Copilot in de toekomst

14 mei 2025

Documentbeheer: accountants worstelen met versnippering, compliance en SharePoint

Geef een reactie Reactie annuleren

Je e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Kennispartner

Einde kabinet – hoe gaat het verder met de landbouwvrijstelling?

Partnercarrousel

Wanbetaling brengt Nederlandse mkb’ers in financiële problemen
AI voor mkb-accountants: pas op voor middelmaat
AFAS Software maakt in 2025 overstap naar volledig elektrisch wagenpark  
Meegroeien met een mkb-ondernemer is minder spannend dan je denkt
Bouwen aan het accountantskantoor van morgen: zes doelen waarmee je écht het verschil maakt
Zo stel je eenvoudig en gestructureerd de jaarrekening op vanuit een administratie
AV-Top 50 | AI in de accountancy: een nieuwe samenwerking
De route naar een datagedreven kantoor
De drie beste declaratieapps voor je zakelijke uitgaven in 2025
Uiteindelijk belanghebbende Wwft: wat je moet weten over de UBO-verplichtingen
Koppel Zenvoices nu met Microsoft Dynamics 365 Business Central
Van nationaliteit naar fiscale valkuil: wat doe je als je klant ook Amerikaan is?
Ondersteun je klanten beter, sneller en met minder handmatig werk.
Zo geef je goed advies over aangiften van erf-en schenkbelasting
Zo zorg je voor een goede integratie van remoteteams
DAC7 in de praktijk: wat middelgrote platforms moeten weten in 2025
Consolideren met wederzijds belang
Hoe kies je de beste urenregistratie-software voor jouw accountantskantoor?
Accountants en bedrijfswaardering: je bent een onmisbare schakel
XLReporting breidt uit naar grootzakelijke markt
Waarom accountants liever anoniem werkgevers verkennen
Waarom geen genormaliseerd niveau materiële vaste activa?
Uren schrijven geen tijdrovende klus meer: hoe De Hooge Waerder uren terugwon met ClockAssist
Boekhoudlandschap sterk gefragmenteerd, softwarekampioen ontbreekt (nog) in Europa
Van cijfers naar strategie met software
AI, deepfakes en digitale identiteit: waarom betrouwbare verificatie belangrijker is dan ooit
Waarom jouw accountantskantoor over moet op bellen met Microsoft Teams
Hoe speel je in op de kritische klant van 2025?
Doe jij ook mee aan het AV-padeltoernooi op 26 juni?
Wat betekent het einde van het Logius Portaal voor het deponeren van je jaarrekening? 
Vijf tips voor het efficiënt beheren van klantdossiers 
De mens is “nooit” de oorzaak van een datalek 
Fusies en overnames in de accountancysector: wat betekent dit voor jou als accountant?
Zo maakt Joanknecht gebruik van SharePoint als DMS
ICT & Kengetallen | Bouwstenen om de adviesrol op en uit te bouwen
Bjorn Lunden introduceert PSD2-bankkoppeling voor ondernemers en accountants
Banvo kiest voor Qwoater: “Standaardisatie is de sleutel tot succesvolle digitalisering”
ICT & Kengetallen | “Accountantskantoren kunnen veel sneller factureren”
Wwft-compliance in 2025: waarom handmatig werken niet meer voldoet
Fiscale voorjaarsstorm op komst, ben jij voorbereid?
Meer tijd voor medewerkers door digitalisering dankzij HR workflows
Sportlink en AFAS bundelen kracht en kennis om sportclubs financieel fit te maken
Hoe financier je werkkapitaal voor een onderneming?
Meer financiële ruimte? De energiebon als slimme oplossing
Het ‘zo-goed-als-zeker’-criterium van de Hoge Raad
Bouw een sterk accountancyteam en stimuleer teamontwikkeling
Jaarrekening onder druk? Zo maak je het proces foutloos en beheersbaar met slimme software
Loonontwikkelingen in 2024: zowel kansen als bedreigingen voor ondernemers
Werkgeverslasten berekenen: vijf vragen beantwoord     
ICT & Kengetallen | Snel, betrouwbaar en veilig op de plek van bestemming
Een netwerk vol kennisen ervaring
AV-Top 50 | Gratis opleiding belangrijk wapen in strijd tegen personeelstekort
Als de zzp’er toch een werknemer is: herkwalificatie
Inhuur van VOF (vennoten) te beschouwen als zzp’ers of werknemers?
Waarom kennis van arbeidsrecht belangrijk is voor adviseurs

Vacatures

Adviseur Accountancy Agri & Food – Raamsdonksveer
aaff
Zelfstandig Assistent Accountant Samenstel
Steens & Partners Accountants en Adviseurs
Senior Assistent Audit
Confirm Audit & Assurance
Teamleider Accountancy – Culemborg
aaff
Assistent Accountant gevorderd AA Zwijndrecht
PIA
Vacature Relatiebeheerder Barchem
Westerveld en Vossers
Assistent Accountant
Schipper Accountants
Adviseur accountancy Agri & Food – Hoogeveen
aaff
Beginnend assistent accountant – Lichtenvoorde
BonsenReuling
Beginnend assistent accountant – Elst
BonsenReuling
zelfstandig assistent accountant samenstelpraktijk
Scab
Relatiebeheerder  
Scab
Assistent accountant mkb- Zelhem
aaff
Controleleider
PIA Group
Finance Consultant
a.s Works
Assistent accountant Agri & Food – Raamsdonksveer
aaff
Agro Accountant
Schipper Accountants
Adviseur accountancy Agri & Food – Zwolle
aaff
Accountant AA
Hendriksen Accountants en Adviseurs
Vacature Assistent accountant Barchem
Westerveld en Vossers
Beginnend Assistent Accountant Audit & Assurance
PIA Group
Gevorderd Assistent Accountant Samenstelpraktijk
Kaap Hoorn
Accountant RA
PIA Group
Junior Adviseur mkb
KRC van Elderen
Beginnend assistent accountant Audit
BonsenReuling
Accountant met partnerambitie
Schipper Accountants
Adviseur Vakspecialist Accountancy
Schipper Accountants
Gevorderd assistent Accountant – Controlepraktijk
PIA Group
Gevorderd assistent accountant Audit
BonsenReuling
Teamleider Accountancy  – Dronten
aaff
Ervaren Assistent Accountant- Gouda
WEA
Finance & Business Development Analyst
PIA Group
Assistent Accountant Controlepraktijk (Audit) Gouda
WEA Gouda
Accountant mkb- Gorinchem
aaff
Zelfstandig Assistent Accountant Samenstelpraktijk
PIA Group
Adviseur mkb / Accountant
KRC Van Elderen
Assistent accountant controlepraktijk
Scab
Controleleider / Accountant Auditpraktijk
PIA Group
Financieel administratief medewerker
Scab
Teamleider Accountancy – Arnhem
aaff
Senior Assistent Accountant
Schipper Accountants
Adviseur Agro
Schipper Accountants
Zelfstandig Assistent Accountant
Hendriksen
Gevorderd Assistent Accountant Auditpraktijk
PIA Group
Accountant Agri & Food- Gorinchem
aaff
Abonneer nieuwsbrief AV

Meest gelezen

  • Miljonair Barry Hay luncht voor 14,25 65.5k weergaven

  • De Wet toekomst pensioenen: eerste afdronk is goed 7.1k weergaven

  • Belastinginspecteurs vaak nalatig bij vaststellen schuld belastingfouten 4.3k weergaven

  • Tweede Kamer stemt in met tegenbewijsregeling box 3, geen verzachting vastgoedbeleggers 2.5k weergaven

  • Accountant vreest tijdelijk aan de zijlijn te staan na tuchtklacht NBA 2.5k weergaven

Vraag en aanbod

Administratiekantoor ter overname gezocht
Mbi-kandidaten en/of accountantskantoor gezocht in Zeeland
Ter overname gezocht: administratiekantoren in heel Nederland
Ter overname aangeboden: Accountantskantoor in de kop van Noord-Holland
Samenwerking aangeboden voor wettelijke controles
Ter overname/aansluiting gezocht: accountants-, belastingadvies- en administratiekantoor in de regio Kennemerland
Mbi-kandidaat gezocht voor accountantskantoor uit Twente
Administratiekantoor regio Hendrik Ido Ambacht ter overname gezocht
Mbi-kandidaat voor administratiekantoor regio Den Haag gezocht
Ter overname gezocht: accountants- of administratiekantoor regio Rotterdam
Mbi-kandidaat gezocht voor accountantskantoor in medische sector
Mbi-kandidaat voor administratiekantoor in Zeewolde gezocht
Ter overname aangeboden: administratiekantoor in Overijssel met sectorspecialisatie
Mbi-kandidaat gezocht voor accountantskantoor uit de regio Eindhoven
Mbi-kandidaat voor administratiekantoor in Rotterdam gezocht
Ter overname of fusie gezocht: accountants- of belastingadvieskantoor Noordoost-Brabant
Samenwerking gezocht/aangeboden door audit-onlykantoor
Ter overname aangeboden: administratiekantoor in de regio Doetinchem

Accountancy Vanmorgen (AV) is het platform voor accountants en iedereen die geïnteresseerd is in nieuws, trends, ontwikkelingen, achtergronden en wetenswaardigheden in en rond accountancy en ondernemerschap.

Accountancy Vanmorgen is een uitgave van MOCuitgevers.

 

Categorie

  • Nieuws
  • Blog
  • Partners
  • Opleidingen
  • Vacatures
  • AV-events

Info

  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Shop
  • Algemene voorwaarden MOCuitgevers Vanmorgen
  • Annuleringsvoorwaarden
  • Privacybeleid
  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
Cookies
Om u beter van dienst te kunnen zijn, maakt Accountancy Vanmorgen gebruik van cookies. Klik op instellingen om de cookie instellingen te wijzigen.
  • Ik ga akkoord
  • Instellingen
  • Functionele cookies zijn noodzakelijk voor de werking van deze website.
  • We gebruiken Google Analytics, netjes geanonimiseerd.
  • We gebruiken de marketing cookies om gepersonaliseerde advertenties te tonen.
  • Annuleren
  • Ik ga akkoord

Instellingen