In jullie vak is nauwgezette controle een must!
In deze tip zie je hoe je in Excel een juiste berekening maakt, maar dat het toch niet klopt bij nadere inspectie. Wat is er aan de hand?
Excel maakt wel/niet fouten
Stel je hebt het volgende gemaakt in Excel: er is een kolom met prijzen ex btw en een kolom met het btw-percentage. In de volgende kolom is de btw-berekend (prijs ex * btw-percentage) en in de kolom daarnaast het bedrag inclusief btw (prijs ex + btw-bedrag).
Daaronder zijn de btw-bedragen en de prijzen incl. btw opgeteld met SOM.
En als je dan controleert, zie je dat de optellingen niet kloppen!
Klopt mijn optelling niet? Maakt Excel fouten? Wat is hier aan de hand?
Dit heeft alles te maken met opmaak, getalopmaak om precies te zijn.
Breng je de opmaak van de getallen in de kolommen Prijs ex, BTW-bedrag en Prijs incl. btw terug naar de standaard getalopmaak ①, dan zie je dat er meer decimalen zijn ②.
Je ziet dan ook dat de optelling wel degelijk klopt!
Door de opmaak worden de getallen afgerond op 2 decimalen.
Maar het is opmaak, make-up dus! In werkelijk staan er nog steeds al die decimalen!
Je wilt in je rapport toch echt gewoon 2 decimalen zien en niet de rest.
Hoe los je dat op?
Dat doe je door de berekening van het btw-bedrag niet af te ronden met opmaak, maar in de berekening af te ronden.
Je gebruikt hiervoor de functie AFRONDEN (Engels: ROUND). Die rondt een getal af op het aantal decimalen dat je opgeeft volgens de afrondregels: 5 en hoger omhoog afronden, anders omlaag.
- Plaats de cursor in de berekening van het eerste btw-bedrag achter het =-teken ①.
- Daar typ je AFRONDEN( ②
- De berekening van de btw (A3*B3) is het getal dat je wilt afronden: dat laat je dus staan.
- Erachter typ je een puntkomma (;) en dan het aantal decimalen waarop je wilt afronden: 2 ③
- Haakje sluiten ④
Daarna kopieer je deze berekening naar de andere cellen in deze kolom. En het probleem is opgelost!
Wil je toch een andere getalnotatie zien (bijvoorbeeld met een €-teken erbij), dan kun je die nu probleemloos toepassen!
Let dus op!
Opmaak laat een getal er misschien anders uitzien, maar als je met die cel verder gaat rekenen, zal Excel ALTIJD het echte getal gebruiken! Dus niet het opgemaakte getal!
Dat is de reden dat je soms in je berekening afronden moet gebruiken!
Saskia Jacobsen is directeur-eigenaar van Toels-PC en helpt bedrijven en vooral hun gebruikers om slimmer en beter met de apps op hun pc te werken.
Meer weten? Volg een van onze Excel-cursussen voor accountants en belastingadviseurs. Kijk op onze site voor meer informatie.
Ik mag toch hopen dat iedere accountant die met Excel werkt hier niet verrast van opkijkt. Dit is zeg maar niveau groep 1 van de Excel basisschool!