Het principe “Ik sta even stil, en dat is een hele vooruitgang” (uitspraak van Bertold Brecht) blijkt ook in de accountancybranche van onschatbare waarde te zijn. Toch wordt dit vaak niet onderkend.
Hoe kun je dit principe, de kracht van bewuste aandacht, toepassen? En welke tastbare voordelen levert het je op?
1. Bewuste aandacht bij belangrijke overgangen in het bedrijf
Stel je voor: de oprichter van een gerenommeerd accountantskantoor gaat na tientallen jaren met pensioen. In plaats van simpelweg afscheid te nemen met een etentje, organiseer je als collega’s een uitgebreide bijeenkomst om de oprichter te eren. Je neemt met zijn allen tijd om terug te blikken op de ontwikkeling van het kantoor, met specifieke aandacht voor de successen en uitdagingen die de oprichter heeft meegemaakt.
Ook laat je de oprichter uitgebreid vertellen welke risico’s en kansen zij of hij nog ziet. En wellicht sluit je zelfs af met de lievelingsmuziek, kunst of iets anders wat de oprichter altijd met zich meebracht. Door de oprichter zoveel aandacht te geven, geef je hem of haar de gelegenheid om ervaringen en lessen te delen die het team kunnen helpen bij hun toekomstige inspanningen. En je eert met elkaar wat iemand heeft betekend. Met een dergelijke bijeenkomst zien medewerkers: in dit bedrijf word je gezien als geheel persoon.
2. Bewust overlegmomenten kiezen
Stel je voor dat je als accountantskantoor geconfronteerd wordt met een complex, frustrerend vraagstuk. Je hebt dan twee opties:
• Optie 1: je kiest er onbewust voor om (zoals dat gebeurt in teams en bedrijven) het thema zo lekker tussendoor minstens 50 keer te bespreken voor 5 minuten tussen het werk door. Dit lijkt in eerste instantie efficiënt en zorgt ervoor dat iedereen snel betrokken is. Echter, na deze 50 korte gesprekken is er nog steeds geen definitieve oplossing, maar is er meestal wel ruis ontstaan over de feiten (denk aan het spel ‘doorvertellertje’) en zijn er talloze losse ideeën en meningen, wat tot verwarring leidt.
• Optie 2: je besluit om een ‘Benen op Tafel’-sessie van 1,5 uur te organiseren om het vraagstuk grondig te bespreken. Dit plan je gewoon in de agenda’s in. In deze sessie kan dieper worden ingegaan op het probleem. Je kunt verschillende perspectieven delen en daartoe aangewezen medewerkers kunnen zich volledig richten op het vinden van een oplossing. Na deze ene sessie komt er een duidelijk plan, met concrete stappen om het probleem aan te pakken.
Effectiviteit
Laten we nu de effectiviteit van beide opties vergelijken:
Optie 1:
• 50 gesprekken/8 teamleden = 6,25 gesprekken per persoon. Elk gesprek duurt 5 minuten.
• Totale bestede tijd door één teamlid aan 6,25 gesprekken: 6,25 gesprekken x 5 minuten per gesprek = 31,25 minuten.
Dus: één teamlid zou in totaal 31,25 minuten besteden aan de 6,25 gesprekken. Dit is gelijk aan ongeveer 0,52 uur per persoon.
Optie 2:
1 sessie van 1,5 uur/8 teamleden = 0,1875 uur per persoon. Nu kunnen we de totale tijd die elke optie kost vergelijken:
• Optie 1: 0,52 uur per persoon x 8 teamleden = 4,16 uur totale tijd die door het hele team wordt besteed.
• Optie 2: 0,1875 uur per persoon x 8 teamleden = 1,5 uur totale tijd die door het hele team wordt besteed.
Zelfs na deze herziene berekening blijkt dat optie 2 (de ‘Benen op Tafel’-sessie) efficiënter is, omdat het totale tijdsbeslag voor het hele team aanzienlijk minder is dan bij optie 1. Bovendien leidt optie 2 vaak tot betere besluitvorming en oplossingen van hogere kwaliteit vanwege de diepgaande dialoog en focus. Wat je je medewerkers laat zien met zo’n bijeenkomst is: wij lossen problemen integraal op. Dus lopen we ergens tegenaan, dan kunnen we een bijeenkomst inplannen en lossen we het ook samen écht op.
3. Hoe veranker je bewuste aandacht in je werkstructuur en cultuur?
Enkele voorbeelden om je op weg te helpen, waarmee je bewuste aandacht inbedt in je werkstructuur en cultuur:
• Praktijkvoorbeeld: accountants kunnen een ‘Successenbord’ inrichten waarop ze belangrijke mijlpalen en prestaties markeren, zoals het afronden van complexe audits, om gezamenlijke successen te vieren.
• Implementeer per persoon of team focusuren. Dat zijn uren waarin je niet met elkaar overlegt, maar je eigen werk doet waar jij je focus voor nodig hebt. Het is belangrijk om elkaar daarin te respecteren. Focusuren zijn dus uren waarin je de telefoon niet hoeft op te nemen, maar je de boodschap laat aannemen of je mensen naar je e-mail verwijst. Met focus in je werk komen vraagt nu eenmaal tijd en energie.
• Teamwork in actie: bij het onboarden van nieuwe teamleden kun je een ‘mentorkoppelingsritueel’ organiseren, waarbij je nieuwkomers koppelt aan ervaren collega’s om de integratie te vergemakkelijken.
De kracht van bewuste aandacht in de accountancy wordt het meest tastbaar wanneer de principes hierachter worden vertaald naar concrete acties en praktische toepassingen. Door dergelijke benaderingen goed te implementeren, kunnen accountantskantoren reflecteren op hun verleden én gezamenlijk groeien en vooruitgang boeken naar een succesvollere toekomst. Zo wordt even stilstaan de sleutel naar een hele vooruitgang.
Wat telt écht?
Denk je nog steeds dat je daar helaas geen tijd voor hebt? Neem dan eens tijd om het vraagstuk van ‘geleefd worden’ te onderzoeken. Schrijf 10 dingen op die voor jou het allerbelangrijkste zijn in het leven. Doe hetzelfde met betrekking tot de 10 dingen waar je nu de meeste tijd aan besteedt en onderzoek wat telkens jouw tijd en aandacht wegkaapt. Zeker als je de leider bent van je kantoor, ben jij degene die kiest. Aandacht geven is bewustwording en bewustwording vraagt altijd aandacht.
Marinde van Loo is als teamontwikkelexpert verbonden aan Fiscount, het kennis-, advies- en trainingscentrum voor de accountancybranche.
Wil jij ontdekken hoe je jouw persoonlijk leiderschap als vrouw in de accountancy kunt versterken en naar een hoger niveau kunt tillen? Volg dan de webinar Persoonlijk leiderschap voor vrouwen in de accountancy, preview 2024.
Geef een reactie