Het antwoord is tweeledig: nee, als je niet weet hoe je het optimaal kunt benutten – en ja, als je toegang hebt tot de juiste hulpmiddelen. In dit blog ontdek je of SharePoint een geschikte oplossing is voor jouw kantoor. Laten we eerst de tekortkomingen benoemen die veel accountantskantoren ervaren bij het gebruik van de standaard mogelijkheden van SharePoint. Het platform is weliswaar krachtig, maar het vereist expertise om het naar behoren in te richten en te gebruiken naar de behoeften van jouw kantoor. Een van de belangrijkste redenen waarom sommige kantoren terughoudend zijn, is de tijdsintensieve implementatie en aanpassing.
SharePoint is een powerhouse
Desondanks biedt SharePoint aanzienlijke voordelen die niet over het hoofd mogen worden gezien. Het platform maakt deel uit van Microsoft 365 en integreert naadloos met andere productiviteitstools zoals Word, Excel en Outlook. Dit vergemakkelijkt het delen en samenwerken aan documenten, wat cruciaal is in de dynamische wereld van accountancy. Zo heb je met de juiste integratie de mogelijkheid om e-mails en bijlagen vanuit Outlook direct op te slaan in SharePoint, waarbij de juiste metadata direct wordt toegevoegd.
Om stappen te kunnen zetten op het gebied van compliance, efficiëntie en flexibiliteit is Microsoft 365 voor accountantskantoren een goede oplossing. Zo kan je met SharePoint informatie en documenten veilig delen, bewerken en beheren. Zowel extern als intern zijn de gegevens afgeschermd voor kwaadwillende mensen. Je kunt als kantoor tweefactorauthenticatie instellen voor Microsoft 365 waardoor onbevoegden niet bij belangrijke klantinformatie komen. Daarnaast bepaal je wie toegang heeft tot bestanden en wie mag bewerken. Bovendien kun je gegevens versleutelen bij het verzenden of ophalen.
SharePoint biedt krachtige functies voor versiebeheer, beveiliging en zoekmogelijkheden. Het vermogen om documenten centraal op te slaan en gemakkelijk toegankelijk te maken voor geautoriseerde gebruikers kan de workflow binnen een accountantskantoor aanzienlijk verbeteren.
Juiste hulpmiddelen
Microsoft 365 biedt talloze mogelijkheden, maar zonder de juiste bouwstenen kan het een ontmoedigende taak zijn om SharePoint optimaal te benutten. Hier biedt DailyDrive een oplossing. DailyDrive is een SaaS-oplossing die het gebruik van Microsoft 365 (SharePoint en Teams) voor accountantskantoren eenvoudig maakt. DailyDrive koppelt SharePoint eenvoudig aan ERP-, CRM- of boekhoudsoftware. DailyDrive geeft je DMS een standaard structuur. Het proces van vinden, opslaan en bewerken van documenten is efficiënt ingericht.
Een van de belangrijkste obstakels voor veel accountantskantoren is de tijd die nodig is voor de implementatie van SharePoint. DailyDrive pakt dit probleem aan door gebruik te maken van vooraf gedefinieerde sjablonen die eenvoudig aan te passen zijn aan de specifieke behoeften van de organisatie. Hierdoor kan een volledige installatie binnen minder dan één dag worden gerealiseerd.
Document managementsysteem
Ons idee is dat alle documenten ook uit andere systemen geautomatiseerd in het SharePoint-dossier terechtkomen. Op die manier creëren we één DMS waarin informatie (documenten) centraal staat en waar autorisatie wordt verleend op het niveau van permanente dossiers, maandelijkse, kwartaal- en jaarlijkse gerelateerde onderdelen. Deze kunnen daarna worden afgesloten en naar een ‘archiefstand’ worden verplaatst.
Is SharePoint geschikt als DMS voor accountantskantoren? Het antwoord is afhankelijk van hoe goed je het platform kunt benutten. Zonder de juiste expertise en hulpmiddelen kunnen de tekortkomingen van standaardmogelijkheden de voordelen overschaduwen.
Maar met DailyDrive’s snelle implementatie-aanpak wordt de drempel verlaagd, waardoor accountantskantoren snel en efficiënt kunnen profiteren van de mogelijkheden die SharePoint te bieden heeft.
Met DailyDrive heb je een gestructureerd SharePoint DMS met duidelijke naamgeving, rechtenbeheer op basis van rollen, uniforme dossiers, metadata en krachtige zoekfilters. Bespaar tijd, werk efficiënter en sla documenten direct vanuit Outlook op. Plan een afspraak voor meer info!
Geef een reactie