Eén DMS of een wirwar van systemen?
In de praktijk blijkt dat accountantskantoren niet altijd een eenduidig Document Management Systeem gebruiken. In plaats daarvan zien we een wirwar aan opslaglocaties: van SharePoint en lokale schijven tot portalen, e-mail en CRM-systemen. Dat zorgt niet alleen voor versnippering, maar ook voor risico’s op het gebied van versiebeheer, rechtenstructuur en (het ontbreken van) audittrails.
Ook neemt de roep om integraties toe. Minder handmatig werk en meer automatische koppelingen met CRM, fiscale- en rapportagesoftware – dat is waar veel kantoren behoefte aan hebben.
SharePoint: uitkomst of complexiteit?
SharePoint is populair als dossieroplossing, maar roept ook vragen op. Want hoewel het voordelig is, kan het ook complexiteit met zich meebrengen. Toegangsrechten zijn lastig te beheren, gebruikers kunnen verdwalen in mappenstructuren en integratie met vakgerichte software ontbreekt soms. Veel kantoren vragen zich af: is SharePoint wel de beste keuze? En zo ja, hoe richt je het goed in?
Wat betekent AI voor documentbeheer?
Dan is er nog AI. Dit staat nog in de kinderschoenen bij accountants, maar de verwachtingen zijn hoog. Denk aan automatische classificatie, slimme metadata-verrijking en betere zoekfuncties. Voorwaarde is wél dat de onderliggende data op orde is: waar staat het, wie mag erbij, en hoe zorg je voor context? Hier liggen grote kansen, maar ook aandachtspunten. De data zijn gevoelig en moet goed beschermd zijn.
Slimmer delen met klanten
Ook de interactie met klanten verandert. Complexe portalen maken steeds vaker plaats voor eenvoudige oplossingen waarmee documenten snel en veilig kunnen worden gedeeld én ondertekend. Denk aan geïntegreerde signing-oplossingen die geen aparte login vereisen, maar toch voldoen aan de hoogste eisen voor digitale ondertekening. Deze ontwikkeling bespaart niet alleen tijd, maar maakt het proces ook klantvriendelijker.
Meer weten? Schrijf je in voor het gratis webinar
Tijdens het webinar “Trends en ontwikkelingen in documentbeheer bij accountantskantoren” delen Arjan Gelderblom (Senior Consultant FullFinance) en Reindert Doorn (co-founder PKIsigning) hun praktijkervaring, bespreken ze trends en geven ze concrete tips en overwegingen voor betere keuzes in documentbeheer.
Dinsdag 3 juni – 11:15 -12:00 uur ? Meld je hier aan
Geef een reactie