“Vooral als het ging over hoe accountants werken in de praktijk, liepen we telkens tegen dezelfde muren aan. Denk aan specifieke applicaties, zoals werken op locatie bij klanten, gegevens verwerken en strikte complianceprocessen volgen. Daar miste de vorige IT-partner simpelweg de juiste kennis en aansluiting.”
Een van de grootste knelpunten was dat alle zestig medewerkers nog werkten op een serveromgeving in de cloud. “Op locatie werken bij klanten was soms gewoon lastig”, legt Robben uit. “Collega’s moesten met Horizon inloggen op de server om bij bestanden en applicaties te komen. Als de server niet bereikbaar was, konden ze geen werkzaamheden uitvoeren. Dat moet je gewoon voorkomen.”
Daarnaast bracht de quickscan van Asista nog een tweede probleem aan het licht: de wildgroei aan applicaties. “Veel software draaide lokaal op laptops, zonder centraal beheer of overzicht”, zegt hij. “Dat maakte het lastig structuur aan te brengen en zorgde voor risico’s in veiligheid én efficiëntie.” Dat inzicht werkte als katalysator voor verandering. “Het dwong ons te kiezen voor moderne, veilige alternatieven. Applicaties die beter passen bij de manier waarop accountants vandaag de dag werken.”
Betrokkenheid is alles
De onboarding verliep precies zoals vooraf was gecommuniceerd. Iets wat Robben erg waardeerde. Het gaf rust en structuur. “Week 1 was voorbereiding, week 2 stond in het teken van inrichting: laptops werden ingericht met behulp van Microsoft Intune, 2FA en een versleutelde harddrive. In week 3 deden we samen de pre-migratie, en hebben we de hele omgeving van A tot Z getest.” Tijdens dat proces kwam zijn rol nadrukkelijk naar voren. Niet alleen als aanspreekpunt, maar ook als brug tussen techniek en praktijk. “Ik sta nog met m’n voeten in de pap”, zegt hij met een lach. “Doordat ik dagelijks met de praktijk werk, weet ik waar knelpunten zitten. Zo kon ik met Asista sparren op technisch niveau, en tegelijkertijd zorgen dat collega’s begrepen wat er gebeurde en waarom.”
Asista zag Robbens rol als cruciaal. “Alle vragen en opmerkingen van collega’s liepen via mij. En andersom kreeg ik handleidingen en instructies vanuit Asista die ik weer intern kon verspreiden. Dat werkte ideaal. We hoefden collega’s niet te overladen met technische details, maar konden wél zorgen dat ze betrokken bleven. Ik vond het belangrijk dat mensen zich comfortabel voelden met de verandering. Daar hoort uitleg bij, en vooral het gesprek over het ‘waarom’.”
Het moment van de migratie
Robben herinnert zich nog goed het moment van de daadwerkelijke migratie. “Op sinterklaasavond begon de livegang. De volgende ochtend om 8.00 uur was alles live. En om 9.00 uur zat een groot deel van het team al in een Teams-meeting om de nieuwe werkplek te introduceren. Ik had mezelf die dag vrijgehouden om collega’s te helpen. Maar na de meeting waren de meeste gewoon aan het werk. Het liep gewoon”, zegt hij met een glimlach.
Maandag volgde de rest. Door de medewerkers in drie groepen van ongeveer twintig gebruikers op te splitsen, was er meer ruimte voor vragen én voor finetuning. “De vrijdaggroep had de eerste ‘kinderziektes’. Die konden we meteen oplossen. De maandaggroep merkte daar amper iets van. Als je nagaat dat we met ongeveer zeventig medewerkers zijn en dat de meeste nauwelijks hinder hebben ondervonden, dan is dat natuurlijk heel gaaf.”
Nazorg en controle
De betrokkenheid van Patrick Robben stopt niet na de onboarding. Nog steeds wordt hij bij vragen meegenomen in de cc, houdt hij bij welke problemen vaker terugkomen en monitort hij hoe de omgeving zich gedraagt. Zo blijft er grip op de kwaliteit én kan er snel worden bijgestuurd als dat nodig is. “Dat helpt je als verantwoordelijke te zien waar dingen beter kunnen. En het houdt je betrokken.” Zijn belangrijkste advies aan andere accountantskantoren: “Zorg dat je iemand intern hebt die snapt wat er speelt en daar tijd in wil steken. Die betrokkenheid is echt de sleutel tot een succesvole overstap.”
Hiervoor deden we het
Hij is oprechts trots als hij terugkijkt op de transitie. “Als je ziet waar we vandaan komen en hoe het nu loopt, merk je dat we echt de vruchten plukken van deze verandering.” De voordelen zijn duidelijk: “Je kunt nu werken waar en wanneer je wilt. Alles is veilig, snel, en goed ingericht. En we hebben een gekanaliseerd applicatielandschap dat past bij ónze manier van werken. Het kan natuurlijk altijd beter, maar verandering heeft tijd nodig.”
Tekst: Carlo Limaheluw
Deze bijdrage komt uit het AV-magazine met als thema ICT & AI. Dit magazine is verschenen in juli 2026. https://www.accountancyvanmorgen.nl/kennisdoc/av-2-2026-ict-ai/
Geef een reactie