Van den Akker vormt samen met Angelique Hersbach en Leen van den Akker de driekoppige directie van het kantoor. “Mijn vader heeft twintig jaar geleden het mkb‑accountantskantoor opgericht. Tijdens mijn studie werkte ik hier en na een periode bij een ander kantoor ben ik sinds twee jaar mede‑eigenaar. We zijn altijd vooruitstrevend geweest als het gaat om ICT. We houden niet vast aan hoe het vroeger ging. Juist omdat mijn vader op termijn een stap terug gaat doen, geeft ons dat de ruimte om te vernieuwen. Samen met Hersbach hebben we bepaald hoe we onze softwareomgeving konden moderniseren, met een geleidelijke overstap van on‑premises naar de cloud”, legt Van den Akker uit.
Het accountantskantoor werkt met een jong team van vijftien medewerkers en biedt volop ruimte voor ontwikkeling. Volgens Van den Akker vraagt dat ook om een moderne ICT‑omgeving. “Het systeem dat we gebruikten voor bijvoorbeeld urenschrijven en factureren voldeed op zich, maar tijdens de oriëntatie op een alternatief pakket werd duidelijk dat er functioneel veel meer mogelijk was. Vooral de kwaliteitstoetsing bleek een belangrijke meerwaarde, onder meer om volledig Wwft‑compliant te werken. Ook het gezamenlijk delen van taken en het beheren van terugkerende werkzaamheden, zoals btw‑aangiftes, levert in de praktijk veel op. Processen die voorheen verspreid stonden in Excelbestanden en losse lijstjes, zijn nu samengebracht in één overzichtelijk portal. Dat vereenvoudigt het werk en zorgt voor beter inzicht, zowel per klant als op kantoorniveau.”
Maatwerkimplementatie
Een nieuw platform voor CRM en practice management helpt het kantoor processen beter te structureren. Dat begint met een kritische blik op de eigen werkwijze. Daarom is er veel tijd geïnvesteerd in de inrichting, intensief begeleid door Bobby Beijersbergen, consultant en customer success manager bij AdminPulse. “We richten software altijd zo in dat het optimaal aansluit op de wensen van het kantoor. Klantimport, medewerkersbeheer en urenregistratie sloten direct goed aan. Voor Van Den Akker hebben we wat meer tijd besteed aan het integreren van specifieke facturatiemodellen, zodat de overgang voor klanten geruisloos kon verlopen. “Dat vroeg om maatwerk, en daar ondersteunen ze goed bij”, benadrukt Van den Akker.
Beijersbergen herkent de onzekerheid als een terugkerend thema bij de overstap naar nieuwe software binnen accountantskantoren: “Als er iets misgaat, heeft dat direct gevolgen voor de werkprocessen. Het vraagt vaak extra denkwerk en ondersteuning om tot een passende maatwerkoplossing te komen. Tegelijkertijd vormt de overstap naar een nieuw pakket voor veel kantoren een moment om hun eigen processen kritisch tegen het licht te houden. Van den Akker: “Ik ben behoorlijk bedreven in overzichten maken in Excel, waardoor het niet heel urgent was om dat te veranderen. Met AdminPulse hebben we nu echter direct inzicht in ons jaarbudget, de maandelijks bestede uren en waar het uit de pas loopt. Juist om capaciteit en planning te bewaken, is dat een duidelijke meerwaarde.”
Medewerkers meenemen
Van den Akker erkent dat bij een intensieve software‑implementatie het risico bestaat dat de gebruikerservaring van medewerkers naar de achtergrond verdwijnt. “We zijn in het najaar van 2025 gestart en sinds 1 januari 2026 draait het systeem volledig. Juist doordat je van A tot Z bij de inrichting bent betrokken en het systeem goed doorgrondt, bestaat het risico dat de gebruikerservaring van medewerkers uit beeld raakt. Je moet medewerkers meenemen die soms al twintig jaar op een andere manier werken.” Volgens Van den Akker vraagt dat minstens zoveel aandacht als de technische inrichting. Een onboardingstraject kost tijd en aandacht. Medewerkers moeten stap voor stap worden meegenomen in de verandering. Dat betekent een passend trainingsprogramma op locatie, met duidelijke uitleg over de verschillende functionaliteiten en voldoende ruimte voor vragen. Zo kunnen medewerkers het systeem ook in de praktijk goed gebruiken.
Van Den Akker Accountancy ondersteunt organisaties onder andere met audits, financieel management, fiscaliteit en salarisadministratie. Daarnaast richt het kantoor zich op jaarwerk en advisering van mkb‑ondernemers en DGA’s. Voor kantoren die twijfelen om over te stappen op nieuwe software omdat ze zichzelf zien als uitzonderingsgeval, heeft Van den Akker nog wel een tip. “Een nieuw softwarepakket vraagt om een kritische blik op de eigen werkprocessen. Dat begint met het scherp krijgen van de huidige werkwijze en nadenken over hoe je processen en workflows efficiënter kunt inrichten. Als je hier vooraf bij stilstaat, kun je keuzemomenten tijdens het traject beperken. Wij hadden daarvoor misschien langer de tijd moeten nemen. Je komt onderweg altijd tot nieuwe inzichten, en dat hebben wij deels met vallen en opstaan geleerd. De uitdaging zit er uiteindelijk in de juiste balans te vinden tussen de systematiek van de software en de bestaande werkwijze van het kantoor.”
Tekst: Axel Kolthof
Deze bijdrage komt uit het AV-magazine met als thema ICT & AI. Dit magazine is verschenen in juli 2026. https://www.accountancyvanmorgen.nl/kennisdoc/av-2-2026-ict-ai/
Geef een reactie