“Wij zijn volledig afhankelijk van de uren van onze mensen”, zegt Leon Willemsens, mede-oprichter van Ndus3. “Die vormen de basis voor facturatie, cashflow en uiteindelijk groei. Dat proces moet kloppen en vooral frictieloos zijn.” Die frictieloosheid is allesbehalve een detail. “Uren schrijven is voor onze engineers geen hobby. Dat proces moet zo eenvoudig mogelijk zijn en moet je dus zo makkelijk mogelijk maken. Als het systeem tegenwerkt, krijg je ruis, die zich direct doorvertaalt naar je cijfers.” Volgens Vincent Egt, mede-oprichter van Yoobi, zit daar precies de kern. “Het begint bij data die klopt en actueel is”, stelt hij. “Als je daarop vertrouwt, is sturing mogelijk. Maar als je data achterloopt, ben je eigenlijk altijd te laat.”
Actualiteit en ritme
In de praktijk betekent dat een verschuiving van terugkijken naar vooruitkijken. Er zijn nog steeds organisaties die hun beslissingen baseren op rapportages achteraf: cijfers over vorige maand of het afgelopen kwartaal. Maar volgens Egt ligt daar juist het probleem. “Je ziet vaak dat bedrijven in week drie nog bezig zijn de maand ervoor af te sluiten. Dan loop je structureel achter de feiten aan.” Juist in die fase gaat het volgens hem vaak mis: “Aan het eind van de maand ga je alles invullen, terwijl je dingen bent vergeten. Dan vul je automatisch acht uur in, terwijl dat niet klopt. Het simpelste voorbeeld van waar het misgaat, maar tegelijkertijd zit daar ook de sleutel tot verbetering. Juist als je actualiteit opzoekt en actuele gegevens tot je beschikking hebt, heb je zelf een veel beter gevoel over trends en over hoe dat gaat.”
Bij Ndus3 is precies dát in de software van Yoobi goed ingericht. Daar ligt de nadruk op actualiteit en ritme. Medewerkers boeken hun uren wekelijks in, uiterlijk maandagmiddag 12 uur. Wat begon als een procesafspraak, groeide vervolgens uit tot een vast onderdeel van de cultuur: “We maakten er een sport van”, vertelt Willemsens. “Met een beetje humor en competitie krijg je mensen mee. Dan wordt het geen verplichting, maar iets waar je samen in zit.”
Die combinatie van tooling en gedrag maakt het verschil. “Aandacht besteden aan cultuur is goed, maar als de tool niet werkt, komt het niet van de grond”, zegt Willemsens. “Werkt het echter makkelijk, dan bouw je er juist iets omheen.” Het resultaat is directe stuurinformatie die altijd beschikbaar is. “Wij willen elke week de hartslag van onze organisatie voelen. Daarom moet in de eerste dagen van de nieuwe maand alles zijn afgerond.”
Data als groei-aanjager
Dat inzicht wordt vervolgens actief gebruikt in de bedrijfsvoering. Ndus3 kijkt continu naar bezetting en beschikbaarheid. “Als we zien dat mensen vol zitten en er weinig ruimte over is, schalen we op. Dat is het moment om iemand extra aan te nemen.” Data wordt daarmee een directe aanjager van groei, in plaats van een rapportage achteraf. Volgens Egt is dat precies waar actuele data zijn waarde bewijst. “Als die uren netjes in het systeem staan per week, kijk je direct per week of je qua omzetniveau op schema blijft. In die trendgevoeligheid zit voor veel ondernemers de winst.”
Daarbij speelt integratie een belangrijke rol. Ndus3 werkt niet met één allesomvattend systeem, maar met meerdere databronnen. Urenregistratie, marketingdata, salesinformatie: elk systeem levert een deel van het verhaal. “Sturing is pas mogelijk als je die silo’s samenbrengt”, zegt Willemsens.” Yoobi fungeert daarin als kernbron. Vanuit daar worden dashboards opgebouwd waarin alle relevante informatie samenkomt. Medewerkers krijgen zelfs hun eigen inzicht. “Ze hebben hun eigen dashboards en meten hun performance”, zegt Willemsens. “Dat is gekoppeld aan een beloning, die ze uiteindelijk weer in hun salaris terugzien.”
Te veel vrijheid maakt kwetsbaar
Die manier van werken staat in schril contrast met hoe sommige organisaties nog opereren – vaak met Excel als centrale spil. Beiden zien dat als een risico, zeker bij groei. “Prima voor een berekening of een analyse”, zegt Willemsens. “Maar niet als uitgangspunt voor al je processen.” Egt ziet hetzelfde patroon bij veel klanten. “Alles wat je in Excel doet, is verouderd zodra je het opslaat. Je loopt continu achter.” Dat leidt tot blinde vlekken: projecten die ongemerkt aflopen, capaciteit die niet wordt benut, omzet die weglekt. Waarom bedrijven toch blijven werken met spreadsheets? Volgens Willemsens speelt gewenning een grote rol. “In Excel heb je volledige controle. Je bouwt wat je wilt. Maar juist die vrijheid maakt het kwetsbaar. Op een gegeven moment wordt het te complex, moet je gaan afstemmen met anderen en gaat het mis.”
De stap naar gerichte software vraagt daarom zowel een technische als een organisatorische keuze. Bij Ndus3 heeft dat geleid tot meer voorspelbaarheid. “Naast een review van de afgelopen maand doen we ook een preview van de volgende”, zegt Willemsens. Het effect? Geen verrassingen en maximale voorspelbaarheid. Daardoor verschuift de focus van achteraf verklaren naar vooraf sturen. Dat is precies waar het om draait volgens Willemsens. “Daarmee sturen we veel gerichter op groei.”
Tekst: Sander Voortman
Deze bijdrage komt uit het AV-magazine met als thema ICT & AI. Dit magazine is verschenen in juli 2026. https://www.accountancyvanmorgen.nl/kennisdoc/av-2-2026-ict-ai/
Geef een reactie