In de afgelopen twintig jaar is Incomme uitgegroeid tot dé HR- en salarissoftware-expert van Nederland. De dertig medewerkers in Waalwijk en Oost‑Souburg combineren uitgebreide markt- en vakkennis met diepgaande software‑expertise binnen het HR‑ en salarisdomein. Koert van Loon, eigenaar van Incomme: “Wij ondersteunen accountantskantoren bij hun HR- en salarisadministratie en bieden tooling, consultancy en support om de complete employee journey optimaal in te richten, te stroomlijnen en te automatiseren.”
Winstgevende dienstverlening
Volgens Van Loon staan accountantskantoren op een kantelpunt: “Payroll is verschoven van finance naar HR en ontwikkelt zich, mede door nieuwe technologieën, razendsnel richting volledige automatisering. Een salarisproductie van minder dan vijftienhonderd loonstroken per fulltime medewerker is niet langer houdbaar.” Mede-eigenaar Jan Willem Poortvliet legt uit: “Voor kleinere kantoren zit de grootste uitdaging in het borgen van continuïteit en kwaliteit. De salarisverwerking wordt vaak door één persoon uitgevoerd, waardoor uitval of vertrek direct risico’s oplevert. Daarnaast is het in deze rol lastig alle ontwikkelingen, zowel inhoudelijk als technisch, goed bij te houden. Dat maakt de functie kwetsbaar: één uitval en het proces stokt. Steeds vaker blijkt deze werkwijze niet houdbaar en ontstaat de vraag naar ondersteuning, die in veel gevallen uitgroeit tot structurele uitbesteding.”
Bij grotere kantoren speelt het capaciteitsprobleem minder, maar verschuift de focus naar het slimmer en efficiënter inrichten van processen. Poortvliet: “Door ervaringen uit andere trajecten in te brengen en te laten zien hoe processen en tooling beter op elkaar aansluiten, dragen we niet alleen bij aan software‑implementatie, maar ook aan het toekomstbestendig maken van HR‑processen. We helpen kantoren de employee journey volledig te automatiseren: van applicant tracking tot learning & development.” Accountantskantoren die deze processen niet end‑to‑end digitaliseren, verliezen structureel rendement. Van Loon: “De oplossing ligt niet in harder werken, maar in fundamenteel anders organiseren. Daarmee verschuift salarisverwerking van handmatig werk naar efficiënte, geautomatiseerde productie. Zo ontstaat er ruimte voor HR‑automatisering en advisering en bouwen kantoren aan schaalbare en winstgevende dienstverlening.”
Efficiëntere processen
Een goed startpunt om de HR‑ en salarisdienstverlening toekomstbestendig te maken, is de aanpak Double Your Business in One Week. Poortvliet: “Hiermee analyseren we de kwaliteit van de salarisadministratie, het gebruik van systemen en de inzet van geautomatiseerde workflows. We kijken waar processen efficiënter kunnen, hoe controles slimmer kunnen worden ingericht en waar kansen liggen voor extra dienstverlening, bijvoorbeeld met dashboards en HR‑processen rondom de employee journey. Het doel is repetitief werk te automatiseren en ruimte te creëren voor advies en klantcontact. Zo ontstaat er niet alleen meer efficiëntie, maar ook de mogelijkheid om te groeien in omzet en nieuwe klanten beter te bedienen.”
Salarisprocessen zijn in veel kantoren nog traditioneel ingericht. Van Loon: “Nieuwe medewerkers worden regelmatig via e‑mail aangemeld, waarna gegevens handmatig worden overgetypt en contracten worden opgesteld. Met onze tools gaat dat veel efficiënter: met alleen een naam en e‑mailadres start een volledig digitaal onboardingproces, waarbij medewerkers zelf gegevens invoeren, contracten digitaal ondertekenen en automatisch op de payroll komen.” Deze omslag kan weerstand oproepen, daarom is begeleiding essentieel. “Samen met het accountantskantoor definiëren we de gewenste werkprocessen en richten we trainingen in. Zo zien ze dat minder handmatig werk leidt tot een foutarm proces en snellere verwerking”, benadrukt Van Loon.
Meer werkplezier
Hoewel je weerstand kunt wegnemen, heeft verdergaande automatisering impact op de rol van de salarisadministrateur. Van Loon: “AI is op dit moment in veel salarissoftware nog niet revolutionair, maar dat gaat veranderen. Wij verwachten over vijf jaar geen traditionele salarisadministrateur meer in dienst te hebben.” Volgens Poortvliet biedt het ook kansen: “Sommige salarisadministrateurs zijn minder gericht op klantcontact, terwijl andere daar juist energie van krijgen. Voor die laatste groep biedt de nieuwe werkwijze duidelijke voordelen: door de ruimte die er ontstaat, neemt niet alleen het klantcontact toe, maar ook het werkplezier. En daar heeft ook de klant baat bij. Zij willen snel en goed worden geholpen, maar hechten ook waarde aan persoonlijk contact in plaats van communicatie met een chatbot.”
Omdat AI verschuift van experiment naar standaardonderdeel van de salarispraktijk, werkt Incomme samen met de TU aan nieuwe toepassingen en use cases. Van Loon: “Recent hebben we een agent ontwikkeld die arbeidscontracten automatisch screent en onderscheid maakt tussen kleine en kritische afwijkingen. Kleine onvolkomenheden worden direct teruggekoppeld naar de klant, complexere vraagstukken naar een arbeidsjurist.” Daarnaast ontwikkelde Incomme de controletool APPK, die automatisch de kwaliteit van de administratie toetst. “APPK signaleert afwijkingen in data en inrichting, waardoor het snel duidelijk wordt waar correcties nodig zijn. Zo voorkomen we dat fouten zich ongemerkt opstapelen”, aldus Poortvliet. Door softwaretools te combineren met diepgaande vakkennis worden processen continu verbeterd en worden risico’s tijdig ondervangen, waardoor schaal, kwaliteit en marge elkaar versterken. “Zo wordt de dienstverlening niet alleen toekomstbestendig, maar ontstaat er ook meer werkplezier en tevredenheid binnen HR‑ en salarisafdelingen”, besluit Van Loon enthousiast.
Tekst: Axel Kolthof
Deze bijdrage komt uit het AV-magazine met als thema ICT & AI. Dit magazine is verschenen in juli 2026. https://www.accountancyvanmorgen.nl/kennisdoc/av-2-2026-ict-ai/
Geef een reactie