Voor het vierde jaar op rij stijgen de tarieven voor accountantsdiensten met minimaal 4,5%. Klanten begrijpen stijgende loonkosten en toenemende regeldruk. Maar dat is niet altijd accepteren en zeker niet doorvragen naar de basis erachter. Kantoren die het beter doen, bouwen hun tariefgesprek op betrouwbare urenregistratie per klant.
Het probleem met de meeste tariefgesprekken
Veel partners bereiden een tariefverhoging voor, omdat ze weten dat het werk meer kost dan het jaar ervoor. Of omdat een bepaalde klant veel vraagt. Maar als die klant vraagt waarop het gebaseerd is, wordt het lastiger. “We merken dat jouw dossier complexer is geworden” is geen antwoord maar een indruk.
Een klant die €10.000 per jaar betaalt en voor het vierde jaar op rij een verhoging krijgt, wil iets anders horen. Niet een percentage, maar een verhaal dat klopt. Hoeveel uur hebben jullie het afgelopen jaar dan daadwerkelijk aan mijn werk besteed? Wat doen jullie precies voor dat geld? Is de scope veranderd ten opzichte van vorig jaar?
Op die vragen moet je een antwoord hebben. En dat antwoord zit in je urenregistratie.
Welke urenregistratie data je nodig hebt
Voor een onderbouwd tariefgesprek heb je twee dingen nodig: de werkelijk gemaakte uren per klant en de gefactureerde omzet per klant. Met die twee bereken je het effectieve uurtarief. Dat getal vertelt meer dan welke schatting dan ook.
Bob Kessels van We Take Care ontdekte wat dat getal onthult. Zijn kantoor werkt volledig met vaste prijzen. Intern bestond het idee dat sommige klanten “veel vroegen”, maar er was geen bewijs. Na de invoering van ClockAssist bleek bij een aantal klanten het effectieve uurtarief lager dan €30 per uur, structureel verlieslatend.
“Ik kon perfect uitrekenen wat de gemiddelde uurprijs per klant was,” vertelt Bob. “Bij sommige klanten bleek dat ze €30 per uur betaalden. Dat is niet haalbaar. Dus dan zeg ik: het hoeft niet naar €150, maar wel naar €60.” Op een aantal accounts werd de omzet zo verdubbeld. Niet door harder te werken, maar door te weten wat het werk werkelijk kost.
Dat is het verschil tussen een tariefgesprek op gevoel en een tariefgesprek gebaseerd op feiten.
Lees ook: De 7 KPI’s voor accountantskantoren: waarom urenregistratie het fundament is
4 Stappen om je urenregistratie om te zetten naar een onderbouwd tariefgesprek
Met deze vier stappen onderbouw je ieder klantgesprek over je tarieven.
Stap 1: bereken de werkelijke uren. De eerste stap is de werkelijke uren over de afgelopen twaalf maanden in kaart te brengen. Doe dit per medewerker, per activiteitstype en per kwartaal. Dan zie je ook of de tijdsinvestering door het jaar heen gelijkmatig is of piekt rond bepaalde periodes. Gebruik hier bijvoorbeeld tijdregistratie software van ClockAssist voor.
Stap 2: bereken het effectieve uurtarief. Gefactureerde omzet deel je daarna door de werkelijke uren. Dat getal laat zien of de huidige prijs in verhouding staat tot de tijdsinvestering, ongeacht of je werkt met vaste prijzen of nacalculatie.
Stap 3: vergelijk met je kostprijs per uur. De salarissen plus overhead kosten deel je daarna door je declarabele uren. Als het effectieve uurtarief onder de kostprijs zit, is de klant verlieslatend, ongeacht wat de factuur zegt.
Stap 4: prioriteer. Niet elke klant vraagt hetzelfde gesprek. Sommige tarieven kloppen, sommige zijn te laag. En bij sommige zijn ze te laag én is de relatie al gespannen. Die laatste categorie vraagt om een andere aanpak dan de eerste.
Er is één voorwaarde: deze analyse werkt alleen als de urendata betrouwbaar is.
Handmatige tijdregistratie levert schattingen op, geen feiten. Uit onderzoek van ClockAssist blijkt dat 80% van de medewerkers declarabele uren vergeet te schrijven. Dit zijn vaak korte telefoontjes, klantmails, snelle vragen die nooit in de urenstaat komen.
Een tariefgesprek gebaseerd op onvolledige urendata is een gesprek gebaseerd op een gedeeltelijk beeld. En dat voelt je klant.
Lees ook: Buy & build: urenregistratie als verborgen EBITDA-hefboom
Hogere tarieven verantwoorden naar je klant
Er is een bijeffect van accurate urenregistratie dat kantoren soms onderschatten: het maakt het gesprek eerlijker in beide richtingen.
Je kunt een klant laten zien wat er daadwerkelijk is gedaan. Niet alleen het totaal, maar ook de verdeling: hoeveel uur compliance, hoeveel uur advies, hoeveel uur klantcontact. Dat is transparantie die vertrouwen opbouwt, ook als het tarief stijgt.
Siebe Poort van GS Accountants ervaart dat dagelijks. “ClockAssist helpt ons niet alleen om efficiënter te werken, maar ook om onze dienstverlening naar klanten te verbeteren. We kunnen onze tijd nu veel nauwkeuriger en eerlijker verantwoorden.”
Dat woord, eerlijker, is veelzeggend. Niet nauwkeuriger in de zin van meer uren schrijven. Eerlijker in de zin van: de factuur klopt met wat er gedaan is. Dat is een ander soort gesprek dan “vertrouw me maar.”
Wat je doet met klanten die niet akkoord gaan
Niet elk tariefgesprek eindigt goed en dat is óók informatie.
Een klant die nee zegt ondanks een goed onderbouwde verhoging, gebaseerd op werkelijke uren en een transparante verdeling van het werk, erkent de waarde van jouw werk niet. Dat is geen reden om toe te geven, maar om de relatie te herbeoordelen.
In een sector met 60% personeelstekort is elke medewerkerscapaciteit die vrijkomt van een onrendabele of onwenselijke klant een investering in een betere klant. De vraag is niet alleen of een klant wil blijven, maar ook of jij wilt dat hij blijft. Die afweging kun je alleen goed maken als je weet wat die klant je werkelijk kost.
Tariefverhoging als conclusie, niet als beleid
Een tariefverhoging is geen jaarlijks ritueel dat je doorvoert omdat het zo hoort, maar een conclusie die je trekt op basis van wat het werk werkelijk kost.
Kantoren die dat begrijpen, voeren geen tariefverhogingen door, maar eerlijke en transparante gesprekken op basis van data die klopt. En met klanten die begrijpen waarom.
Aan de slag met automatische urenregistratie?
Wil jij ook inzicht in winstgevendheid, productiviteit en schaalbaarheid op basis van nauwkeurige en realtime urenregistratie? Ontdek hoe ClockAssist je helpt om van urenregistratie een strategisch en toekomstbestendig managementinstrument te maken. Neem gerust contact met ons op, we denken graag met je mee!
Geef een reactie