Bij 57 procent van de Nederlandse accountants gebeurt het afstemmen van financiële data nog handmatig in Excel, en 84 procent denkt dagelijks minstens een uur te kunnen terugwinnen, gemiddeld bijna anderhalf uur. Dat zijn cijfers uit onderzoek van Silverfin van deze maand, en ze verbazen niemand die op een kantoor werkt. Het probleem zit niet in de software. Elk pakket heeft rapportages en dashboards. Het zit in de herhaling: dezelfde controle, elke periode, voor elke klant opnieuw, door iemand die er eigenlijk te ervaren voor is.
De controle als gesprek
Met een AI-assistent die gecontroleerd toegang heeft tot de administraties van je kantoor, wordt een controle een gesprek in gewoon Nederlands. “Staan alle tussenrekeningen op nul, sluit de btw-aangifte aan op de grootboekmutaties, zijn er boekingen die afwijken van het patroon van de afgelopen twaalf maanden?” De assistent haalt de gegevens op, voert de controles uit en rapporteert de afwijkingen, met per bevinding de onderliggende boekingen zodat je kunt doorklikken. Dat is op zichzelf al een tijdwinst. De echte winst zit een stap verder.
Van gesprek naar herbruikbare routine
Een gesprek dat je elke maand op dezelfde manier voert, kun je vastleggen als routine: een vaste set instructies met de controles, de drempelwaarden en de manier van rapporteren die bij jouw kantoor past. Die routine draait vervolgens over honderd administraties op dezelfde manier als over één. Een paar voorbeelden uit de praktijk van kantoren die zo werken.
De maandafsluiting: afschrijvingen geboekt, loonjournaal aangesloten op de loonbalansrekeningen, tussenrekeningen op nul, btw-aansluiting, rente op leningen, en een vergelijking van omzet, kosten en resultaat met dezelfde maand vorig jaar. Per administratie een stoplicht en een lijst met bevindingen, met de concept-mail aan de klant erbij als er iets ontbreekt.
De uitvalcontrole op inkoop: boekstukken zonder document, betalingen die niet gematcht zijn, boekingen zonder kostenplaats. Per klant een overzicht in de huisstijl van het kantoor, klaar om te versturen.
De btw-controle vóór de aangifte: btw-bedragen in de boekingen vergeleken met de aangifte, ICP-prestaties gecontroleerd, afwijkingen benoemd. Niet als vervanging van het oordeel van de fiscalist, maar als eerste laag die het uitzoekwerk wegneemt.
Waarom dit anders is dan een dashboard
Een dashboard toont wat er is. Een routine vertelt wat er ontbreekt en wat er moet gebeuren, in de taal en volgorde van jouw kantoor, en ze past zich aan als je een vraag toevoegt. Een junior die de routine draait, komt uit op dezelfde bevindingen als de ervaren medewerker die haar heeft opgesteld. Daarmee wordt de kantoorwerkwijze overdraagbaar, en dat is in een beroep waar de instroom in tien jaar is gehalveerd misschien wel de grootste winst.
De randvoorwaarden
Dit werkt alleen als de basis klopt. De assistent leest via de officiële API van Exact Online, AFAS of Twinfield, met de rechten van de gebruiker, en wijzigt niets zonder bevestiging. Grote analyses over veel administraties draaien in een aparte analyse-omgeving binnen de EU, zodat de API van het pakket niet wordt leeggetrokken en collega’s er niets van merken. En elke bevinding is te herleiden tot de boeking waar ze vandaan komt, want een controle die je niet kunt uitleggen is voor een accountant geen controle.
Wij hebben inmiddels een aantal van deze routines uitgewerkt met kantoren die met AI Connect werken, van een wekelijkse en maandelijkse close check tot een uitvalcontrole op inkoop. Meer over hoe dat werkt voor kantoren met meerdere administraties, inclusief de staffel voor accountants, vind je op iwebdevelopment.com/exact-online/ai-mcp-koppeling.
Geef een reactie