De digitalisering van klantdossiers brengt binnen de accountancy grote veranderingen met zich mee. Cloud documentmanagement komt naar voren als een waardevolle en geavanceerde optie voor accountants om gegevens veilig op te slaan en efficiënt te werken. In deze blog bespreken we de voordelen voor accountants en laten we zien hoe deze keuze verschilt van andere opties.
Cloud document management: de nieuwe norm
Veel accountants regelen nog steeds hun documentbeheer via on-premise software, waarbij bestanden op een lokale server worden opgeslagen. Toch zien we de afgelopen jaren een ontwikkeling gaande, waarbij steeds meer accountants overstappen op cloud documentmanagement. Het is nog te vroeg om te stellen dat dit de nieuwe norm wordt binnen de accountancy. Maar duidelijk is wel dat deze software een aantal voordelen biedt ten opzichte van traditionele (opslag)methoden.
Efficiënt samenwerken en delen
Cloud documentmanagement maakt het mogelijk om eenvoudig samen te werken met andere stakeholders, zoals klanten. Je kunt gemakkelijk documenten delen, bewerken en samenwerken zonder belemmeringen. Wijzigingen en updates zijn direct zichtbaar, en je hoeft niet elke keer heen en weer te mailen. Hierdoor heb je een gestroomlijnd werkproces met een hoge efficiëntie.
Geavanceerde zoek- en beheerfuncties
Veel cloud documentmanagement-oplossingen bieden geavanceerde zoek- en beheerfuncties. Hiermee bespaar je als accountant veel tijd en verhoog je de productiviteit. Je hoeft namelijk niet langer handmatig door stapels documenten of talloze digitale mappen te bladeren. Ook biedt deze software vaak diverse tools om gegevens te ordenen volgens specifieke standaarden en formats die je als accountant regelmatig gebruikt.
Beveiliging en compliance
Iedere accountant is zich er wel van doordrongen: beveiliging is van groot belang bij het beheren van vertrouwelijke informatie. Cloud documentmanagement biedt geavanceerde beveiligingsfuncties, zoals versleuteling en multi-factor authenticatie, om gegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang. Bovendien bieden cloudoplossingen zoals Qwoater, handige functies aan, zoals automatische vernietigingstermijnen. Hiermee weet je als accountant zeker dat je voldoet aan alle wettelijke verplichtingen.
Cloud document management of SharePoint?
Een veelgebruikt alternatief voor cloud documentmanagement binnen de accountancy is SharePoint. De vele functionaliteiten voor het verwerken van opslaan van documenten maken dit een waardevol platform voor organisaties voor samenwerking en documentbeheer. De vraag is alleen of SharePoint voldoet aan de specifieke behoeften van accountants bij het opslaan en beheren van klant- en HR-dossiers. Cloud documentmanagement kan dan om deze drie redenen een aantrekkelijkere optie zijn dan SharePoint:
Ingericht voor de accountancy
Cloud documentmanagement is vaak ontworpen met de behoeften van specifieke sectoren in gedachten, zo ook de accountancy. Dat betekent dat de functionaliteiten goed aansluiten bij de taken die je moet uitvoeren. Denk hierbij aan de mogelijkheid om jaardossiers af te kunnen sluiten en de compleetheid van dossiers in te zien. Dit zijn functies die niet standaard in SharePoint beschikbaar zijn.
Eenvoudige implementatie
Cloud documentmanagement is over het algemeen eenvoudig te implementeren en vereist minimale technische kennis. Dit maakt het voor accountants mogelijk om snel aan de slag te gaan zonder kostbare tijd te verspillen aan het leren van complexe systemen. SharePoint is ook makkelijk te implementeren, maar op den duur blijkt vaak dat deze optie voor accountants beperkt is. Denk hierbij aan het opslaan en vinden van de juiste versie van documenten. Veel functionaliteiten kunnen wel aan SharePoint worden toegevoegd, maar dit brengt een zwaar implementatietraject met zich mee.
Autorisaties en vertrouwelijkheid
Vaak is het ingewikkeld om autorisaties in te stellen in SharePoint. Als accountant wil je dat alleen de juiste gebruikers toegang hebben tot documenten. Mogelijk dat deze autorisaties in SharePoint verkeerd worden ingesteld, waardoor gebruikers onbedoeld toegang hebben tot documenten die niet voor hen bedoeld zijn. Het is natuurlijk zonde als je hierdoor niet aan de wet- en regelgeving voldoet. Ook werkt SharePoint niet met automatische vernietigingstermijnen, wat extra werk oplevert en het risico op fouten vergroot.
Efficiënt en veilig documentbeheer
SharePoint is een effectieve samenwerkingsoplossing voor veel bedrijven, maar cloud document management biedt een specifieke reeks voordelen die perfect aansluiten bij de behoeften van accountants. Met de focus op toegankelijkheid, samenwerking en beveiliging, is dit een goed hulpmiddel om accountants te helpen bij efficiënt, veilig en geordend documentbeheer.
Qwoater biedt cloud document management aan waarmee je profiteert van al deze voordelen. Ben je benieuwd wat Qwoater voor jou kan betekenen? Bekijk de mogelijkheden van Qwoater
Geef een reactie