Is SharePoint geschikt als DMS?
Exact (Online, Werkpakket, CRM) is een echte typische bronapplicatie. Als accountant werk je hier dagelijks mee. Alleen het bewaren van je documenten vanuit Exact, kan je beter ergens anders doen. Bijvoorbeeld in SharePoint. Maar is de oplossing wel geschikt voor accountantskantoren? Die vraag krijgen we vaak.
Het antwoord is tweeledig: nee, als je niet weet hoe je het optimaal kunt benutten – en ja, als je toegang hebt tot de juiste hulpmiddelen. Het platform is weliswaar krachtig, maar het vereist expertise om het naar behoren in te richten en te gebruiken naar de behoeften van jouw kantoor. Met de juiste tools (zoals het Accountancy DMS van Like-IT) kan je gebruik maken van SharePoint als DMS. We bieden een oplossing waarmee we jouw omgeving structuur en standaardisatie bieden. Zo ziet elk klantdossier er op dezelfde manier uit.
Koppel Exact met SharePoint
Veel kantoren werken met het Exact Werkpakket om jaarrekeningen, fiscale aangiften of klantdossiers te beheren. Toch blijven documenten vaak versnipperd over verschillende systemen opgeslagen, wat tijd kost én risico’s met zich meebrengt.
Met ons Accountancy DMS koppel je het Exact Werkpakket rechtstreeks aan SharePoint. De documenten die in Exact worden gegenereerd, zoals rapportages of bijlagen, worden automatisch opgeslagen in de juiste SharePoint-mappen. Daarbij worden relevante gegevens zoals klantnaam, dossiernummer of jaartal automatisch toegevoegd als metadata. Geen handmatig slepen of zoeken meer – alles staat direct op de juiste plek.
Wil jij meer weten over de koppeling? Bekijk dan de onderstaande video.
Documenten automatisch structureren met metadata
Wat DailyDrive uniek maakt, is de manier waarop het gebruikmaakt van metadata. Waar een traditionele mappenstructuur snel onoverzichtelijk wordt, maakt metadata het mogelijk om documenten slim te filteren, te zoeken en te ordenen – ongeacht waar ze staan.
Bijvoorbeeld:
- Alle stukken van klant “Jansen BV” met betrekking tot 2024 vind je met één klik.
- Documenten voor de controlepraktijk zijn eenvoudig te onderscheiden van administratieve stukken.
- Je team hoeft minder tijd te besteden aan het juist opslaan of terugvinden van bestanden.
Door deze structuur ontstaat er rust, overzicht én compliance: de juiste documenten zijn altijd vindbaar, actueel en goed georganiseerd.
Een helder, doorzoekbaar SharePoint-dossier
DailyDrive helpt jouw kantoor om SharePoint te gebruiken zoals het bedoeld is: als een krachtige samenwerkings- en documentbeheeromgeving. Dankzij de koppeling met Exact worden dossiers automatisch opgebouwd op basis van CRM- of ERP-gegevens.
De voordelen:
- Documenten worden automatisch gelabeld en opgeslagen in de juiste klantdossiers.
- Medewerkers kunnen eenvoudig zoeken op naam, dossiernummer, jaar of type document.
- SharePoint wordt geen rommelig archief, maar een slim, doorzoekbaar systeem dat met je meedenkt.
- Deze structuur sluit bovendien perfect aan op de eisen van compliance, AVG en interne kwaliteitsprocedures.
Werkt ook met andere software voor accountants
Hoewel deze oplossing perfect aansluit op Exact Werkpakket, werkt DailyDrive ook samen met andere softwareoplossingen. Denk aan alternatieve CRM- of ERP-pakketten binnen de accountancybranche. De koppeling is flexibel en aanpasbaar aan jullie bestaande IT-omgeving.
Lees meer over de voordelen van koppelingen met SharePoint >
Het koppelen van Exact met SharePoint hoeft geen technisch of tijdrovend traject te zijn. Met DailyDrive haal je een oplossing in huis die documentstromen automatiseert, dossiers logisch opbouwt en jouw kantoor ondersteunt in efficiënt, veilig en gestructureerd werken.
Wil je zien hoe het werkt in de praktijk? Bekijk dan een opname van een demo >
Geef een reactie