Het is niemand ontgaan. Er is voldoende urgentie voor verandering voelbaar. Of het nu door interne of externe aanleidingen komt, de tijd is rijp om de kantoorstrategie te herijken. Legio kantoren zijn reeds bezig om een (nieuwe) koers te bepalen. Maar de uitvoering en vertaling naar de praktijk is gecompliceerd en komt met vallen en opstaan. Een zestal metaforische stappen bieden het kantoor herkenning en houvast op weg naar een nieuwe bestemming.
Het doorvoeren van een koerswijziging of het in beweging krijgen van uw kantoor laat zich prima vergelijken met de luchtvaart. Beeld uw kantoor in als een intercontinentaal vliegtuig. Een prestatie van formaat om gecontroleerd in de lucht te krijgen richting het reisdoel. Het kleine kantoor mag zich vergelijken met een sportvliegtuig. Uiteraard makkelijker in beweging te krijgen, maar gevoeliger voor turbulentie. De volgende zes stappen zijn echter voor beide type kantoren van toepassing!
1. Online boeken
U heeft uw reisdoel bepaald en weet waar u heen wilt. Door het vastleggen van uw reis, committeert u zich. Uiteraard kan met een flexibel, maar duurder ticket enigszins met de datum worden geschoven. Het feit dat u op reis gaat staat vast. Het liefst plant u de reis zo concreet mogelijk, zodat mede passagiers weten wat hen te wachten staat. Vervolgens is het zaak te kijken naar de vliegmaatschappij, die u helpt om op de plaats van bestemming te komen. Dit is synoniem voor de ICT dienstverleners voor uw kantoor. Ze zijn er in allerlei soorten en maten. Prijsvechters, maatschappijen met first-class, maatschappijen met allianties en maatschappijen waar u meer betaalt als u veel bagage (legacy) meeneemt. Om tot een keuze te komen formuleert u een lijst van eisen en wensen en kiest op basis van de beste fit. Tenslotte let u goed op de veiligheid.
2. Met de juiste mensen en bagage aan boord
Bij voorkeur reist u niet alleen, u heeft reisgenoten nodig. Als het even kan zonder vliegangst en met een ondernemende geest. Het vraagt om doortastent vermogen en interpersoonlijke vaardigheden om in te schatten met welke metgezellen u het beste in staat bent het reisdoel te bereiken. In tegenstelling tot de begeleidende crew als onderdeel van de gekozen maatschappij, heeft u wél invloed op het samenstellen van het eigen team. U kiest een pluriform gezelschap, waarin persoonlijkheidstypes elkaar aanvullen. Vervolgens gaat u te rade welke bagage onderweg nodig is. Om pragmatisch vooruit te komen pakt u niet teveel bagage. Dat vraagt soms om keuzes maken; niet alles is mogelijk en u zult concessies moeten doen. De bagage verdeelt u vervolgens in hand- en ruimbagage. Het (vaktechnisch hand)boek bij voorkeur in de handbagage. Inchecken doet u natuurlijk volledig geautomatiseerd en lekker snel via de selfservice check-in. De maatschappij screent u nogmaals en als de extra bagage geaccepteerd wordt kunt u aan boord. Tot slot volgt er nog een laatste validatie op uw reisbescheiden (vergunningen) door de betreffende instanties.
3. Ready for take-off
Een vliegmaatschappij van enige omvang, zeker op de intercontinentale trajecten, zorgt voor goede informatievoorziening. Zowel vooraf als onderweg. U heeft voortdurend in beeld wat de vliegcondities zijn en een actuele Estimated time of arrival. Afhankelijk van de condities weet u dat dit onderweg nog bijgesteld kan worden. Voordat u vertrekt passeren nog een aantal ongewenste vertragingen de revue in uw gedachten. Bijvoorbeeld zoekgeraakte bagage (zaken die de maatschappij niet goed heeft opgepikt of is kwijt geraakt in de afhandeling), tussenlandingen om van cabincrew te wisselen of zelfs te moeten overstappen op een ander vliegtuig. Het zijn scenario’s waar u soms geen invloed op heeft. U heeft zich gelukkig vooraf goed laten informeren door ervaringen van vergelijkbare reisgezelschappen. Als aan de voorbereidingen is voldaan kunt u van start. Bij de take-off is de verkeersleiding in de toren nauw betrokken. Of dit nu interne- of externe regisseurs zijn; het is van groot belang dat tenminste een van de partners ook zitting neemt in de control room (annex stuurgroep).
4. De rol van gezagvoerder(s)
Eenmaal opgestegen neemt de gezagvoerder duidelijk positie in. Hij introduceert zich aan het reisgezelschap, informeert over de condities en vooral de verwachtingen. Een gezagvoerder (projectverantwoordelijke) komt bij voorkeur uit eigen gelederen. Hij kent de kneepjes van het vak, kent zijn passagiers en is bereid zijn slaapritme tijdelijk te veranderen indien de bestemming hierom vraagt. Ook beschikt hij of zij over het nodige mandaat. Bijvoorbeeld om verantwoordelijkheid te nemen rondom veiligheid, het nemen van disciplinaire maatregelen aan boord, het uitroepen van een noodgeval en soms zelfs het weigeren van passagiers aan boord. Gelukkig kan hij rekenen op een applaus na afloop, als de passagiers in de stemming zijn.
5. Turbulentie de baas blijven
Het opstijgen is vaak al een prestatie op zich. Het reisdoel is bepaald. Er zijn maatschappijen, mensen, bagage en gezagvoerders geselecteerd. De betrokkenen zijn gemotiveerd geraakt door het reisdoel en hebben zin om invulling te geven aan een nieuwe koers. Het enthousiasme verstompt wat als het opstijgen begint en de adem wordt ingehouden. Als het toestel eenmaal van de grond is, dient u door te bijten totdat u een rustigere hoogte bereikt heeft. De gordel blijft derhalve nog even om en u bent overgeleverd aan de gezagvoerder, wat altijd spannend is. Ontspanning begint weer als er een stabiele hoogte is bereikt en er een plezierig en vlot tempo ontstaat richting de bestemming. De praktijk leert dat elke reis wel een bepaalde mate van turbulentie kent. Idealiter worden de omstandigheden die hiervoor kunnen zorgen ontweken. Of er worden maatregelen getroffen, maar in de praktijk wordt zelden rechts omgekeerd! Het schijnt dat u de minste turbulentie ervaart als u plaats neemt in het midden van het vliegtuig. Voorop of achterop komt u meer turbulentie tegen. Als u uw medepassagiers goed heeft voorbereid op de verwachte omstandigheden kunnen ze er beter mee omgaan en ontstaat niet direct weerstand bij de eerste tegenslag. Men weet dat dit een onderdeel is van de reis die afgelegd moet worden om het doel te bereiken.
5. Afronden op de automatische piloot
Technologie is vandaag de dag zeer geavanceerd. Maar het blijft een keuze om hier volledig op te vertrouwen of om zelf bepaalde handelingen te verrichten. Het hangt af van uw vertrouwen in de techniek. Buiten kijf staat dat u samen met de gezagvoerders uiterste scherpte dient te betrachten tot de laatste stap is voltooid en het toestel veilig aan de grond staat. Het moet immers geen eindeloze reis worden, dat gaat ten koste van de reislust van de passagiers en de crew. Vooral in deze fase is het cruciaal om dus niet te verslappen. Als passagiers dient u ook de cabincrew van de maatschappij in deze fase scherp te houden. U had immers een bijzonder menu besteld en geen doorsnee maaltijd en u mag ze daar best op wijzen. Eenmaal geland zal blijken of alle bagage is meegekomen. Meestal gaat dit prima, maar als op de lopende band iets is misgegaan gaat u in gesprek met de vliegmaatschappij. Gelukkig beveelt u de maatschappij daarentegen wel aan als de reis op rolletjes ging.
Eenmaal aangekomen op de gewenste bestemming voelt het soms wat vreemd. Een andere cultuur, een ander (werk)klimaat en het ontbreken van de ‘gewone’ en ‘vertrouwde’ zaken geven soms heimwee. U vergelijkt de situatie met het vooraf voorgestelde beeld en gaat in gedachte na of u tevreden bent.
Waar verandering u brengt
De ervaring doe u zult opdoen op de nieuwe bestemming en door de reis ernaartoe hebben u rijker gemaakt. Zonder te proberen en de gok te wagen was u er nooit gekomen. Natuurlijk was het spannend, zeker als u nog niet eerder heeft gevlogen. Het is nieuw terrein ontginnen, maar verandering vraagt om moed. Maar ook een goede voorbereiding, goede middelen en een pluriform team helpen vanzelfsprekend.
In de praktijk valt het op dat kantoren met regelmaat op weg gaan zonder concreet reisdoel. Men heeft het gevoel te moeten ‘veranderen’, maar weet niet precies hoe dit vormgegeven moet worden. Enige turbulentie doet dan de vraag rijzen: waar doen we het voor en waar leidt dit toe? Start derhalve met een strategisch plan, maar verzaak bovenal niet dit door te vertalen naar concrete KPI’s en meetbare (afdelings)doelstellingen. Laat dit niet resulteren in lange handboeken en procesbeschrijvingen, maar in tastbare resultaten die met regelmaat door de het reisgezelschap gevierd worden. Ook al legt u slechts een kleine afstand af, kom in elk geval in beweging!
Ing. R.B. Doorn is adviseur IT & Verandermanagement bij DOCCO, advies- en consultancybureau voor (strategische) ICT-trajecten bij accountantskantoren.
Geef een antwoord