Directeur Martin Boogaard van KIBO Accountants en Belastingadviseurs laat zich bij de positionering van zijn kantoor nadrukkelijk inspireren door AFAS. Dat legt hem geen windeieren, want KIBO groeit snel. ‘Wij kunnen met ons huidige ERP-pakket makkelijk doorgroeien naar twee- of driehonderd medewerkers. Omdat het fundament goed is.’
KIBO Accountants schrikt niet van onorthodoxe oplossingen
Martin Boogaard, van huis uit fiscalist, houdt zich bij KIBO vooral bezig met de commerciële kant van de onderneming. Gezien de forse groei van het bedrijf gaat hem dat goed af. Zijn aanpak is onorthodox. Hij zegt: ‘In onze branche is verkopen een vies woord, met een nare bijsmaak. Nou, wij hebben gewoon twee verkopers in dienst hoor. En ook nog iemand die zorgt voor het relatiebeheer richting klanten.’ Hij zal in het gesprek meerdere keren benadrukken dat accountancy people’s business is. ‘Wat wil de klant? Aandacht. Dus wat geven wij de klant? Aandacht!’
Ook de dagelijkse bedrijfsvoering heeft Boogaards onverdeelde belangstelling. ‘Ik probeer intern de boel voortdurend scherp te houden door collega’s te vragen: wat kan er slimmer en beter?’ Hij geeft meteen toe de kunst van AFAS te hebben afgekeken. ‘Dat hele idee van elke dag een procentje beter spreekt mij bijzonder aan.’
Warm bad
Bij de start van KIBO was de Leusdense softwareleverancier voor Boogaard echt een voorbeeld. ‘Aan de voorkant ziet het er bij AFAS mooi en innovatief uit met een hele positieve vibe. Mensen zijn enthousiast om er te werken, ik vind dat ongelofelijk knap.’ Toen hij later persoonlijke relaties aanknoopte met medewerkers van AFAS, werd dat beeld alleen maar bevestigd. ‘Je komt in een warm bad terecht en hun verhaal klopt gewoon. Of hun software echt zoveel beter is dan die van de concurrentie? Laat ik het zo zeggen: Als KIBO maken wij heus geen betere jaarrekeningen of belastingaangiftes dan andere accountantskantoren. Maar wij doen wel iets unieks dankzij onze positionering, ons merk en onze mensen. Ik geloof er heilig in dat dit de kracht is van ons kantoor. En dus ook van AFAS.’
Boogaard kwam in aanraking met AFAS omdat hij van andere accountantskantoren hoorde dat hun software zo goed is. ‘Dat hebben we vervolgens serieus onderzocht. We kwamen tot de slotsom dat de ERP-software van AFAS een uitstekende basis biedt om te groeien.’ In de huidige setting wordt die basis gevormd door de onderdelen CRM, HRM, Financieel, Fiscaal, OutSite en InSite. Plannen voor verdere uitbreiding zijn er momenteel niet. Boogaard: ‘Wij kunnen met ons huidige ERP-pakket makkelijk doorgroeien naar twee- of driehonderd medewerkers. Omdat het fundament goed is.’
‘Wat wil de klant? Aandacht. Dus wat geven wij de klant? Aandacht!’ Lees meer.
Up-to-date inzicht
Dat fundament wordt onderhouden door een externe consultant. Volgens Boogaard is zijn organisatie in ieder geval nu nog te klein om iemand in dienst te hebben die zich fulltime met AFAS bezighoudt. De consultant komt standaard eens per kwartaal bij KIBO over de vloer. Bij grotere projecten, zoals sales automatisation, is dat soms meerdere dagen achter elkaar. In de praktijk werkt dat prima, oordeelt Boogaard. ‘We werken al een jaar of negen samen met deze consultant. Hij kent ons systeem en onze denkwijze door en door. Wij komen met ideeën en de consultant beoordeelt of die realiseerbaar zijn. Dat blijkt trouwens vrij vaak het geval.’
Niet zelden leidt dat tot spannende momenten. Toen alle processen rond het opstellen van jaarrekeningen met behulp van workflows in het ERP-systeem werden ondergebracht, was dat nogal een omschakeling voor de medewerkers van KIBO. ‘In eerste instantie werden er nog wel schaduwlijstjes in Excel gebruikt om de planning te bewaken’, stelt Boogaard. ‘Maar al vrij snel werd duidelijk dat AFAS een veel beter beeld gaf van de planning en het aantal beschikbare uren. We hebben altijd up-to-date inzicht in alle relevante aspecten van de jaarrekeningencyclus.’
Gratis facturatietool
Als het om automatisering gaat is stilstand achteruitgang volgens Boogaard. Daarom denkt hij graag vooruit. ‘Ik krijg van medewerkers weleens de vraag: waarom moet ik deze gegevens invoeren in AFAS als we er toch niets mee doen? Neem bijvoorbeeld de accountnamen van klanten die op sociale media actief zijn. Die leggen wij vast in de CRM-module, maar doen er verder niets mee. Dat kan in de toekomst anders zijn, want ongetwijfeld denkt AFAS hier ook over na.’
Een andere vaste overtuiging van Boogaard: ‘Iedere administratie kan altijd beter.’ Mooi voorbeeld: laatst was er een situatie waarin het onmogelijk leek om een bankrekening te koppelen. Uiteindelijk lukte het toch, maar dat kostte de klant € 300 per jaar. ‘Een klein bedrag als je het vergelijkt met een heleboel frustratie en irritatie die dat scheelt’, stelt Boogaard, die klanten als het even kan meeneemt in zijn filosofie. ‘Ik zie bijvoorbeeld graag dat klanten de functionaliteit van digitaal ondertekenen gebruiken, want dat scheelt ons een hoop gedoe, en dus tijd.’ Ander voorbeeld: KIBO heeft ook zzp’ers als klant die gewend waren om te factureren in Excel. ‘Dat is voor de klant risicovol en foutgevoelig en voor ons heel bewerkelijk. Daarom geven we ze gratis een facturatietool zodat wij nooit meer naar die facturen hoeven te kijken. Die tijdsbesparing compenseert de kosten voor zo’n tooltje ruimschoots’, aldus Boogaard.
Geld sneller op rekening
Er is volgens Boogaard nog een ander argument voor het investeren in automatisering. ‘Vroeger was het in onze branche gebruikelijk om minimaal vijftig uur in de week te werken. Maar de nieuwe generatie wil dat niet en daarom wordt er bij ons in principe niet overgewerkt. Die afnemende productiviteit vergroot de noodzaak om slim te automatiseren.’
Aan innovatieve oplossingen dan ook geen gebrek bij KIBO. Het bedrijf introduceerde productadvisering voor een vaste prijs. De klant wil weten waar hij aan toe is, dus een jaarrekening voor een vast bedrag is een interessante propositie. Vorig jaar is KIBO gestart met een geautomatiseerde e-mail rond de btw-aangifte. In het verleden werd een btw-aangifte als PDF via e-mail naar de klant gestuurd, al gauw een kwartier werk. In de huidige situatie start er een workflow die automatisch een e-mail uitstuurt op het moment dat een btw-aangifte in het systeem wordt opgeslagen. De vervolgstap, die KIBO naar verwachting dit najaar maakt, is dat ook die e-mail verdwijnt. De klant krijgt dan via OutSite een signaal dat de btw-aangifte klaar staat.
‘Je moet het de klant makkelijk maken’, stelt Boogaard. En hij schudt nog maar eens een voorbeeld uit zijn mouw. ‘Als ik een factuur binnenkrijg met een iDeal-link betaal ik die meestal snel. Dus als wij bij KIBO facturen uitsturen, doen we er standaard een iDEAL-link bij. Daardoor staat het geld veel sneller op onze rekening. Vanzelfsprekend vertellen wij dat als gratis tip natuurlijk ook aan onze klanten.’
Veel klantcontact
Boogaard ergert zich in de accountancy regelmatig aan wat in zijn ogen achterhaalde opvattingen zijn. ‘In onze branche geldt de jaarrekening nog steeds als een heilige graal. Maar die klant is daar vaak helemaal niet in geïnteresseerd. Terecht niet, want zo’n jaarrekening is eigenlijk een overbodig product. De klant is op zoek naar toegevoegde waarde die een tussentijdse analyse hem bijvoorbeeld biedt. Om die reden voorzien wij klanten iedere maand of elk kwartaal van zo’n analyse, inclusief toelichting uiteraard. Net als AFAS gebruiken we daar dashboards bij die de klant een goed overzicht geven hoe de zaken ervoor staan.’
De filosofie van de KIBO-voorman is om de bedrijfsvoering op zo’n manier in te richten dat zijn medewerkers zoveel mogelijk klantcontact hebben. ‘Als je bij de klant zit, komt er altijd werk uit. Die klant wil weten hoeveel belasting hij moet betalen, of heeft behoefte aan een financieringsaanvraag. Dus als ik de processen rond het grootboek, de jaarrekening en de fiscale aangifte zo veel mogelijk automatiseer, dan is er meer tijd beschikbaar voor de analyse van cijfers en het contact met de klant. Daarin zit ons onderscheidend vermogen.’
Waterdicht systeem
Boogaard laat het niet bij woorden alleen. Zijn kantoor heeft een deel van het productiewerk daadwerkelijk geoutsourcet. In de Servische hoofdstad Belgrado verwerkt men voor KIBO bijvoorbeeld financiële administraties en het opstellen van jaarrekeningen. ‘Eind dit jaar zitten daar zes of zeven mensen productiewerk voor ons te doen’, legt Boogaard uit. ‘Wij huren ze in, maar beschouwen ze als volwaardige werknemers. Ze hebben bijvoorbeeld ook volledig toegang tot AFAS.’
Toen de uitbesteding van werk voor het eerst ter sprake kwam, werden er meteen vragen gesteld over de veiligheid van data. ‘Alsof een medewerker in Belgrado een groter risico vormt dan iemand in Groningen. Wat een onzin, ons systeem is gewoon waterdicht.’ Boogaard is dan ook blij dat KIBO deze stap heeft gezet. ‘Dit is onze oplossing om te kunnen blijven groeien terwijl andere accountantskantoren handjes tekort komen.’
Over KIBO Accountants en Belastingadviseurs
KIBO Accountants en Belastingadviseurs, in 2011 opgericht door Hein Kievit en Martin Boogaard, is van twee man uitgegroeid tot een team van dertig enthousiaste accountants en (belasting)adviseurs. Het bedrijf opereert vanuit het Zuid-Hollandse Middelharnis. De medewerkers van KIBO geloven dat ze veel meer kunnen betekenen voor ondernemers dan de traditionele accountant laat zien. ‘Accountants die verbazen’, is daarom de slogan van KIBO. De organisatie speelt in op de behoefte bij veel ondernemers aan een nieuw soort dienstverlening, waarbij de accountant samen met de ondernemer vooruitkijkt in plaats van terugblikt.
Geef een antwoord