Voor kleine en middelgrote accountants- en administratiekantoren is het een tijdrovende en kostbare operatie om de kantoorprocessen efficiënt en compliant in te richten. Drie accountantsbureaus staken de koppen bij elkaar en ontwikkelden het review proof ICT- en kwaliteitsplatform ABOS. Een volwaardig en betaalbaar kwaliteitssysteem voor de MKB-accountant.
Een van de initiatiefnemers en ontwikkelaars van ABOS (dat staat voor Accountants Back Office Samen) is registeraccountant Frank van Disseldorp van accountantsbureau WIJmetAARTS in Dongen.
‘Als klein en onafhankelijk kantoor vroegen we ons af hoe we onze organisatie optimaal konden inrichten en organiseren. Hoe slaan we de brug tussen de steeds veranderende wet- en regelgeving en de dagelijkse praktijk? Hoe laten we processen sneller en efficiënter verlopen? Welke ICT-oplossingen zijn de beste? Welk CRM-systeem? Hoe integreren we de aangeschafte systemen en templates van verschillende leveranciers? Dat kostte ons veel tijd, energie en geld. En dan nog bleef de twijfel of we alles wel optimaal en compliant georganiseerd hadden. Ik dacht: wij zullen toch niet het enige kantoor zijn dat hier tegenaan loopt?’
Op organisatieniveau beginnen
Deze vraag liet Frank van Disseldorp niet los. ‘Kleine kantoren wachten vaak af hoe de markt zich zal ontwikkelen. Ik wilde vooruit denken: hoe ziet het kantoor van de toekomst eruit. Dat kostte me negen maanden. In Oscar Hofs (accountant bij Biemans Accountants en belastingadviseurs) en William Manders (registeraccountant bij Brabant accountants en belastingadviseurs) vond ik partners om ideeën concreet vorm te geven. Onze insteek was: de inrichting van de software bepaalt ons kantoorproces (en niet andersom). We begonnen met op organisatieniveau belangrijke zaken goed en slim te regelen. Zo hielden we op dossierniveau weinig ballast over. We legden als het ware een ‘knip’ tussen organisatie en dossiers. Hierdoor zorgden we ervoor dat kantoorprocessen beter en sneller verlopen en we compliant zijn.’
Eén geïntegreerd kantoorsysteem
‘ABOS integreert alle software die je als kantoor nodig hebt in één systeem’, legt Oscar Hofs uit. ‘Voor het relatiebeheer systeem is dat Alure. Hierin houden we alle noodzakelijke zaken bij, zoals CRM, documentmanagement, urenregistratie, planning en control, opdrachtbeheer, facturatie en de financiële administratie van kantoor. Er is een automatische koppeling met Microsoft applicaties als Outlook, Word en Excel. Voor de productieomgeving van de jaarrekening is CaseWare leidend. Uitgangspunt is de CaseWare Samenstelmanager, dat vinden we het beste pakket om efficiënt en risicogericht mee te kunnen samenstellen met behulp van door ABOS ingerichte werkprogramma’s en SBRrapportages te genereren. Het CaseWare-platform blijkt dermate flexibel dat we het naar onze wensen konden inrichten.’
Accountant als regisseur
In ABOS is alles automatisch gekoppeld. Bijvoorbeeld: als een accountant in CaseWare aftekent, wordt er automatisch een taak in Alure afgetekend. Die automatische koppeling heeft veel voordelen voor de accountant volgens Oscar Hofs: ‘Ik hoef geen dubbele handelingen meer te doen. Dat sluit fouten uit en voorkomt dat ik dingen mis. De samenstelopdracht kost me nu 30% minder tijd. Ik heb constant grip op mijn werk en ik kan de voortgang van alle opdrachten monitoren vanuit Alure planning en control.
Ik doe niet alleen achteraf mijn werk als accountant, maar ben vanaf het begin bij het samenstelproces betrokken. Ik heb de regie. En doordat de zaken in de back office goed geregeld zijn, kan ik me volledig richten op de voorkant van het proces: het adviseren van mijn klanten.’
Efficiënt en Risicogericht Samenstellen
De wet- en regelgeving vraagt veel van kantoren. Veel kantoorsystemen zijn daarom star en niet flexibel volgens Frank van Disseldorp. ‘Omdat je alle posten langs moet lopen en af moet vinken en alle stappen altijd volledig moet doorlopen. Enorm tijdrovend. De kwaliteitsstandaarden van het NBA zijn al geïntegreerd in de software van CaseWare Samenstelmanager. We hebben de flexibiliteit die de software van CaseWare biedt optimaal benut, waardoor we veel efficiënter en sneller kunnen werken met behoud van de kwaliteit. Zo kunnen we efficient en risicogericht samenstellen, waarbij we alleen kijken naar de afwijkingen. De posten die materieel van belang zijn komen automatisch naar voren in het materialiteitsoverzicht en de werkprocessen.’
Niet te koop
Het mooie van ABOS is volgens Oscar Hofs, dat je het niet hoeft aan te schaffen. ‘ABOS is online beschikbaar. Je neemt een abonnement en betaalt per maand. Alle kosten zijn transparant. ABOS levert het systeem werkend op. Via internet heb je altijd en overal toegang. Het wordt gehost bij RDC Xtended, een betrouwbare en veilige opslag. Als gebruiker beschik je altijd over de nieuwste versie en automatische back ups. Het hele pakket is instapklaar, je kunt direct starten. Makkelijker kunnen we het niet maken!’
En nu mogen andere kantoren dit platform ook gebruiken? ‘Ja! Waarom zouden zij het wiel opnieuw uitvinden?’, vindt Frank van Disseldorp. ‘We hebben heel veel tijd, energie en geld in de ontwikkeling van ABOS gestoken. We willen andere kantoren hiervan laten profiteren. En, we verdienen daarmee zelf een deel van onze investeringen terug.’
Geef een antwoord