Accountants hebben automatisering hoog op hun agenda. Dat moet ook wel, maar het is vaak makkelijker gezegd dan gedaan. Het klinkt misschien ongebruikelijk: bij het stroomlijnen en automatiseren van bedrijfsprocessen denken mensen eerder aan een industrieel bedrijf dan aan een accountantskantoor, maar Marc Vosse, partner bij MDM in Den Haag vindt het allesbehalve raar. Hij heeft veel affiniteit met ICT: ‘De wensen van de klant verschuiven. Het boekhoudgedeelte van ons werk wordt, mede dankzij scanoplossingen en geautomatiseerde bankkoppelingen, geautomatiseerd. Veel kantoren zijn daar bang voor, omdat ze dan toch omzet kwijt raken.’
Boekhoudsoftware neemt veel taken over. Taken waarmee sommige accountants nog steeds het grootste deel van hun geld mee verdienen. Dat betekent een zoektocht naar nieuwe core business. Is MDM daar dan niet bang voor? Het antwoord is nee. Vosse: ‘Boekhouden moet niet meer je core business zijn. Dat was dik drie jaar geleden al het geval, ongeveer toen ik hier kwam werken. Ik was toen al bekend met Exact Online. Dat beviel me zo goed, met name qua gebruiksvriendelijkheid. Ik heb het toen ook hier heb geïntroduceerd. De timing was goed. De markt verandert: de boekhouding wordt echt geautomatiseerd en ondernemers vragen meer om advies en begeleiding.’
Bedrijfsprocessen automatiseren
Hoe kwamen die klanten dan bij hen binnen? Sommige via-via, anderen via acquisitie. Vosse lacht: ‘De directeur is heel goed in acquisitiegesprekken. Vaak vertelt hij daarbij ook dat we processen binnen een onderneming kunnen optimaliseren en automatiseren. Onze klanten vertellen dat MDM hun administratie en bedrijfsprocessen heeft geautomatiseerd. Dat verhaal vertellen zij dan weer aan andere ondernemers en die komen dan weer bij ons. Veel van onze klanten zijn dienstverleners. Die branche kennen we erg goed. In de dienstverlening worden uren geschreven. Daarom werken veel klanten ook met Exact Online Uren & Facturen en Exact Online Project Management. Vosse vindt het handig dat de functies –zoals projectplanning en urenregistratie – geïntegreerd zijn met de boekhouding: ‘Je hebt alles in een. Geen losse excellsheets of programma’s die je weer aan Exact Online moet koppelen. Een groot voordeel is ook dat je alle werkstromen kunt volgen, van uren schrijven tot factuurvoorstel tot factuur maken, herinnering en aanmaning. Eigenlijk het hele stappenplan, je hoeft niets bij elkaar te rapen. Je hebt het hele plaatje bij elkaar, zowel de financiële als de bedrijfskritische processen. Zo kun je ook scherper én breder adviseren.’
Dat is precies wat klanten volgens Vosse vaak nodig hebben: inzicht in hun hele bedrijf, en in de onderliggende processen. Dat is ook echt hun hulpvraag wanneer ze bij hem komen. De mensen van MDM onderzoeken hoe de processen bij een klant verlopen. Vervolgens kijken ze naar wat het bedrijf wil bereiken. Aan de hand van die resultaten wordt een automatiseringsplan gemaakt. Toch waken zij er voor uit om specifieke software-oplossingen aan te raden: ‘Je moet bij de klant aangeven: dit kan ik voor je veranderen en automatiseren en dat is praktischer voor jullie.’
‘Wij zijn er vervolgens bij gebaat dat wij de juiste informatie ten behoeve van de boekhouding makkelijk terug kunnen vinden. Dat is ook praktisch voor de ondernemer –zo krijgen zij beter en sneller advies én worden hun kosten ook teruggebracht. Maar het gaat niet over eventueel voordeel voor ons. Als accountant moet je nooit een pakketkeuze voor een klant maken. Maar je kunt wel aangeven wat welk pakket kan en of dat bij zijn wensen past.’
Blije klanten
Wat ziet Vosse gebeuren bij klanten die de stap hebben gemaakt? ‘Het mooiste is dat mensen ook écht het gevoel hebben dat zij meer inzicht en meer controle hebben over hun zaak. Mensen die in het bedrijf de boekhouding doen zijn in het begin wel eens bang dat ze door Exact Online hun baan kwijtraken. In de praktijk is het zo dat deze mensen dan tijd krijgen voor andere taken en daar is hun directeur ook altijd blij mee. Dus op alle fronten – menselijk én zakelijk – wordt er winst behaald.’
Sneller advies geven
Klanten blij, de mensen van MDM blij. Dankzij automatisering wordt ook hun werk makkelijker. Vosse geeft aan dat het hen ‘in beginsel’ ook tijd scheelt. Wat hij daarmee bedoelt? Hij vertelt lachend dat zijn mensen nu zo veel aan vragen hebben voor hun klanten dat die tijdwinst al ruim is opgesoupeerd. ‘Maar de informatie is sneller beschikbaar. We kunnen op afstand inloggen. Ik hoef niet op een excellsheet te wachten en te kijken hoe het in elkaar steekt om een advies te kunnen geven. En de klant wacht dus ook niet.’
Dieper op de zaken in
Vosse gebruikt Exact Online ook voor rapportages: ‘Die kunnen trouwens nog wel wat praktischer. Gelukkig luistert Exact naar waar hun klanten tegenaan lopen.’ Hij kan goed uit Exact Online halen wat hij nodig heeft voor kwartaalrapportages. ‘Een goede accountant bespreekt dan sowieso dingen als liquiditeit met zijn klant, maar het is leuk als je wat dieper op de zaken in kan gaan, zoals werkvoorraad, projectresultaten en dat je daarop samen kan sturen Dat zijn diensten die veel accountants trouwens nog steeds niet bieden. Terwijl daar wel groei in zit.’
Groei in advies
MDM groeit dankzij advisering. Daarbij focussen zij zich op de toekomst: ‘Ik vind het niet zo interessant om te vertellen wat er is gebeurd. Ik kijk liever naar wat er aan komt. De toekomst kun je ook veranderen. Klanten in het MKB willen daar ook voor betalen. Dan moet je je als kantoor ook daarop richten en gebruik maken van tools die dat ondersteunen. Exact Online is daar een hele goede voor.’
Vragen over bedrijfsvoering
De vragen van klanten gaan volgens Vosse steeds vaker over hun bedrijfsvoering; de kans dat er een vraag komt over een boeking wordt steeds kleiner. Zij stellen vragen over het aannemen en ontslaan van mensen. Maar ook of zij een medewerker een salarisverhoging moeten geven? ‘Je klant wil dat je met hem meedenkt en dat je naast de ondernemer gaat staan. En daarbij kun je de cijfers dus heel goed gebruiken. Hoe dan? Door in te loggen en te kijken hoe de uren en projecten van de persoon in kwestie erbij staan. Dat is het voordeel van geïntegreerde automatisering. Zo kun je snel beoordelen of het reëel is dat Pietje opslag krijgt, of dat hij eerst op een bepaald punt moet verbeteren.’
Samen vooruit
Dat is dus volgens Vosse het recept voor groei: je klant helpen met hun bedrijfsprocessen en hun automatisering. De ondernemer krijgt meer inzicht in zijn zaak en vraagt vervolgens meer advies – want met meer inzicht kun je als ondernemer ook grotere stappen maken. Voor MDM werkt het: zij groeien samen met hun klanten.
Deze bijdrage is tot stand gekomen onder verantwoordelijkheid van Exact
Marc Vosse, partner MDM Accountants & Belastingadviseurs 17 medewerkers, binnenkort 18
Sinds 2012 een accountancy sectie
Werken met Exact Online: sinds 2012
Veel klanten in: dienstverlening, stichtingen
Exact Online klanten: Uren & Facturen, Project Management, Boekhouden
© Exact Group B.V., 2015. Alle rechten voorbehouden. Alle hierin vermelde merk- en handelsnamen behoren toe aan de respectievelijke eigenaren.
Geef een reactie