XBRL is nooit klaar

Vanaf 2013 zijn de eerste verplichte SBR-stromen op gang gekomen naar de Belastingdienst en de Kamer van Koophandel. Deze overgang naar SBR verliep relatief geruisloos. Dit is mooi, want SBR heeft zich hierdoor steeds meer kunnen bewijzen. Misschien wel minder mooi is dat we op andere vlakken nog een behoorlijke digitaliserings- en standaardisatieslag zullen moeten maken. SBR speelt daarin een belangrijke rol.

 

De drie gouden SBR regels:[MB1]  –          SBR-rapporteren vanuit de bron; –          Eenmalige vastlegging, meervoudig gebruik; –          Valideer zo vroeg mogelijk in het proces.

 

 

 

SBR hangt, in meer of mindere mate, samen met ontwikkelingen als Cloud, Referentie Groetboek Schema (RGS), online samenwerken met klanten, elektronisch factureren via UBL, dashboarding, Data-analyse, etc. Een cosmetische overgang (ook wel bolt-on[1] implementatie genoemd) voor bijvoorbeeld jaarrekening- en kredietrapportagestromen zoals dit is gebeurd voor de fiscale stromen in 2013 ligt dan zeker niet voor de hand. Kortom: het SBR succes hangt af van de inrichting van het (adminsitratieve) proces.

Procesflow XBRL-rapportage
Het proces om te komen tot een succesvolle aanlevering van een XBRL-rapportage kan grofweg opgesplitst worden in vier processtappen. De accountantscontrole daarbij buiten beschouwing gelaten. 

1.   Genereren

In het softwarepakket zal een XBRL-rapportage (instance document) gegenereerd worden. Afhankelijk van hoe het softwarepakket omgaat met taxonomieën zal er wel of geen XBRL-tagging plaatsvinden. De ondersteuning van RGS zal hierbij een belangrijke rol gaan spelen Wanneer de administratie is gekoppeld aan het RGS, zal hier de koppeling met de taxonomie al gelegd worden. De XBRL-tagging aan rapportagecodes is hierdoor niet meer nodig. 

2.   Valideren

Een XBRL-rapportage moet voldoen aan allerlei validatieregels. Veel van deze regels en business rules zijn vastgelegd in een FRIS-document (Financial Reporting Instance Standards) die bij een taxonomie gepubliceerd worden. Om een voorbeeld te geven: Een KvK FRIS-regel dwingt af dat de datumvaststelling van de jaarrekening niet in de toekomst mag liggen. Het softwarepakket zal deze validatie moeten ondersteunen. Ondersteunt de software niet al dit soort validatieregels dan bestaat de kans dat de XBRL-rapportage later in de keten wordt afgekeurd en start het XBRL-rapportageproces weer opnieuw. 

3.   Autoriseren

In een efficiënt en optimaal proces vraagt een digitaal aanleverproces ook om digitale autorisaties welke geborgd zijn in de audit rail. Per XBRL-rapportage moet inzichtelijk zijn wanneer wie waar autorisatie voor heeft gegeven. 

4.   Aanleveren

XBRL-rapportages worden veelal door het accountantskantoor aangeleverd bij Digipoort of de BIV (Bancaire Infrastructurele Voorzieningen), het rapportageportaal voor de kredietrapportages. Dit gebeurt met een organisatiegebonden PKI overheid Services certificaat. Dit brengt een stuk verantwoordelijkheid met zich mee. Belangrijk is ook de statusinformatie die bijvoorbeeld een Digipoort teruggeeft. Software dient deze op juiste wijze te implementeren om zeker te weten dat de aanlevering juist ontvangen is en verwerkt kan worden. Deze zogenaamde status- en foutcodes zijn ook belangrijk omdat deze een juridische waarde representeren.

 

Voorbeeld: Binnenkort is het alleen nog mogelijk om jaarrekeningen via SBR te deponeren bij de Kamer van Koophandel via Digipoort. Eerst voor kleine rechtspersonen en niet veel later ook voor middelgrote- en grote rechtspersonen. De impact is groot en leidt automatisch tot procesaanpassingen: RGS zorgt ervoor dat het grootboek gestandaardiseerd zal worden, een XBRL-mapping zal dus hier –vroeg in de administratieve keten – al plaatsvinden en dus niet op basis van rapportagecodes. Door RGS is rapporteren vanuit de bron weer een stapje dichterbij. Digitale aanlevering in een analoog proces vraagt om digitaal communiceren met de klant ipv gebruik te maken van een print- of pdf-knop. Wanneer er een XBRL-jaarrekening naar de klant is gestuurd, dient deze wel valide te zijn. De accountantsverklaring wordt straks gegeven bij een XBRL-jaarrekening. Met behulp van een persoonsgebonden beroepscertificaat dient de XBRL-jaarrekening te worden gewaarmerkt en wordt de XBRL-verklaring ondertekend. Certificatenbeleid zal een onderdeel van het risk- en complianceproces worden.

Waar staan we nu
De business case blijft een belangrijk aandachtspunt. Een verplichtstelling is geen business case maar meer een enabler van iets wat zeker een business case zal worden. In de eerste plaats zorgen we er op dit moment voor dat we kunnen aanleveren via SBR. De potentie die XBRL heeft is een latent voordeel waar nog een aantal stappen voor gezet worden.

Aanleveren via SBR is de start. Willen we voordelen gaan behalen van deze standaard dan ligt er in de gehele keten nog een stuk werk voor  ons. Accountants wachten op softwareleveranciers. Softwareleveranciers wachten op accountants. Een bekend kip-ei verhaal waar we nog steeds mee te maken hebben. SBR wordt te veel benaderd vanuit bestaande werkprocessen en uitgangspunten. Plat gezegd een printknop vervangen door een verzendknop betekent dat je cosmetisch klaar bent, maar niet van de voordelen zult gaan genieten.

Softwareleveranciers zijn op hun beurt voorzichtig, vanwege de beperkte klantvraag die zij krijgen. Leveranciers die innoveren en afstappen van de ‘oude uitgangspunten’ zijn er zeker. Hun vliegwiel moet echter nog gevonden worden. Dit heeft tijd nodig. Marktwerking zal zijn werk doen.

Waar gaan we naar toe

SBR staat niet op zich. Dit maakt het ook lastig om aan te geven de toekomst van XBRL eruit zit. De XBRL-trein dendert ondertussen wel door. De drie gouden SBR-regels zijn belangrijk:

1.   SBR-rapporteren vanuit de bron;

2.   Eenmalige vastlegging, meervoudig gebruik;

3.   Valideer zo vroeg mogelijk in het proces.

 

Het hanteren van deze drie uitgangspunten levert de startpositie voor een veranderslag:

–          Accountants kunnen dan de jaarrekening als een afgeleide zien i.p.v. jaarrekening als primaire ‘deliverable’ naar klanten toe en frequenter en gedetailleerder rapporteren aan hun klanten;

–          Oriënteer je op een (nieuw) softwarepakket dat is opgebouwd vanuit het SBR- gedachtegoed, welke het mogelijk maakt om vanuit een efficiënt ingerichte gegevensstroom verschillende rapportages te genereren die relatief eenvoudig op maat kunnen worden aangepast aan de informatievraag van Belastingdienst, KvK, CBS maar ook en vooral op de individuele maat van de ondernemer. Bij dat laatste ligt echt de voor de klant – de ondernemer – de grootste toegevoegde waarde.

–          Benader veranderingen vanuit het proces. Softwareapplicaties zullen steeds meer web-based (SaaS) aangeboden worden waarbij de kopppelbaarheid met andere applicaties als één van de belangrijkste criteria mee genomen zal worden in verandertrajecten.

–          Onderscheidend vermogen van de accountant zal niet liggen op het leveren van rapportages, deze zullen immers gestandaardiseerd tot stand komen met levering tegen lage prijs. Dit vraagt om efficiency waarbij de noodzaak voor vernieuwing zal toenemen. Wat is de USP (unique selling point) van uw kantoor?

 

Voor de mensen die geïnteresseerd zijn in hoe XBRL nog meer toegevoegde waarde voor uw kantoor kan gaan leveren. Verdiep u dan eens in ontwikkelingen als de ‘XBRL Formula linkbase’ en ‘table linkbase’. SBR (of toch XBRL) wordt steeds leuker.

Geschreven op persoonlijke titel door Mark Bisschop. Adviseur bij DOCCO.

 

Meer over XBRL en standardisering op 23 juni a.s. op Accountancy Expo

 

 

[1] Aan het eind van het proces wordt er een conversie uitgevoerd. De output is weliswaar een XBRL-bestand maar het proces is hiermee verlengd en niet geoptimaliseerd.