Allemaal dezelfde kant op, door een ‘administratiestraat’. Een combinatie van systemen optimaliseert bij de VvAA de digitale samenwerking met de klant, verbetert de dienstverlening en houdt die betaalbaar.
Met dat doel in het achterhoofd zette VvAA, een gespecialiseerde dienstverlener voor zorgprofessionals, twee jaar geleden een omvangrijk IT-veranderingstraject in. ‘Londen’ was de werktitel van het in deelprojecten uiteenvallende programma. ‘We gooiden het applicatielandschap op de schop, met de bedoeling met zo weinig mogelijk softwarepakketten verder te gaan. Zo min mogelijk systemen dus en áls je verschillende systemen gebruikt, zoveel mogelijk automatische koppelingen om werkprocessen soepel te laten verlopen,’ vertellen procesarchitect Arjen Schepen en Diana Goedschalk, backoffice-manager van het regiokantoor van VvAA Belastingadviseurs en consultants. Binnen het managementteam is Goedschalk ook eigenaar van het financiële proces. De uitkomst van het veranderingstraject is een combinatie van AFAS Online voor de boekhouding, de CaseWare Samenstel Manager voor het samenstellen van de jaarrekening, en Visionplanner voor financiële rapportages en managementinformatie. De pakketten zijn automatisch gekoppeld.
‘Light’-versie
Binnen VvAA gebruiken twee bedrijfsonderdelen nu genoemde combinatie van pakketten. Dochter AGZ (afkorting van ‘Accountants voor de Gezondheidszorg’) werkte al met AFAS en een vorige versie van CaseWare. VvAA Belastingadviseurs en consultants (VBC), de administratietak, gebruikte een pakket van een andere leverancier voor het samenstelproces. Door VBC worden geen samenstellingsverklaringen afgegeven bij de jaarrekening. De medewerkers gebruiken daarom niet de meest uitgebreide versie van de Samenstel Manager, maar een ‘light’-versie. ‘De inrichting bepaalt hoe breed en hoeveel je vastlegt,’ aldus Goedschalk.
VvAA wilde per se dat het samenstelproces bij de accountants en boekhouders op een uniforme manier zou worden vormgegeven, benadrukt Schepen: ’Beide processen moeten aan elkaar gelijk zijn, waarbij we ons realiseren dat de werkzaamheden rondom de accountantscontrole ‘zwaarder’ zijn dan waarvoor wij de software meestal inzetten. Maar CaseWare biedt ons de gewenste eenduidigheid op het proces. Door voor kleinere klanten sommige functionaliteiten niet te gebruiken, kunnen de accountants en het administratiekantoor toch op dezelfde manier aan dossiervorming doen. Het pakket is overzichtelijk en gestructureerd. Daarmee is de kwaliteitsborging ook geregeld.’
Volledige integratie
De overstap naar CaseWare met zowel de accountants- als de administratietak zat al eerder in de pen. De accountants bij VvAA waren van mening dat CaseWare hun processen het best ondersteunt. Goedschalk: ’Maar de kans bestond dat door de datahoeveelheid van de administratietak de systemen mogelijk te traag zouden worden. Toen we aan het project Londen begonnen, stelde CaseWare ons in het vooruitzicht dat er een volledige integratie zou komen tussen AFAS en CaseWare. De ontwikkelingen bij CaseWare waren dusdanig dat we wel mee wilden. We hebben wel eens gegrapt dat we er een showcase van wilden maken. Uiteindelijk is dat er wel uitgekomen.’
“Overbodige” stappen zijn bij VvAA uit de werklijsten geschrapt. Verder werkt het systeem met zogeheten placeholders. Schepen: ’CaseWare weet al op welke plek er administratiegegevens uit het administratiesysteem van AFAS ingeschoten worden. Zodra het dossier opstart, vult CW zich met de benodigde data.’ De vlag gaat helemaal uit als ook de inrichting van het workflowmanagement geheel klaar is. ‘Dat is nodig om CaseWare ook in AFAS te kunnen monitoren,’ licht Schepen toe. ‘Als medewerker kun je dan zowel in AFAS als door CaseWare heen je werk uitvoeren op de verschillende momenten die daarvoor staan. Je bent dan niet telkens bezig het ene in het andere te kloppen.’ Lachend: ’Mag ik zeggen dat we vroeger twee schermen op de bureaus hadden om informatie uit het ene systeem in te voeren in het andere?’ Goedschalk: ’Vast herkenbaar voor veel kantoren!’
Benchmarks
De eenduidigheid van het opslaan van gegevens bij alle vestigingen en kantoren biedt VvAA extra commerciële kansen. Schepen, verantwoordelijk voor de proposities van advies en diensten bij VvAA: ’We hebben 10.000 administraties in de boeken, verdeeld over acht beroepsgroepen. Dat levert genoeg gegevens voor eigen benchmarks. Als straks al die administraties door de nieuwe administratiestraat gaan, kunnen we relevante informatie straks snel naar boven halen en teruggeven aan onze klanten, die zichzelf eraan kunnen spiegelen. Zo kunnen we snel communiceren wat goed gaat of juist minder. Samen kunnen we analyseren waar de verschillen vandaan komen. Onze leden kunnen daarop sturen.’
Voor een ledenorganisatie als VvAA is een dergelijke toegevoegde waarde onmisbaar om de leden te bedienen, zegt Schepen. ‘Door CaseWare maken we onze processen efficiënter in een markt waar de marges onder druk staan. Zo scheppen we ruimte om voor dezelfde prijs net iets meer te blijven bieden dan de concurrent. Voor hetzelfde geld, of weinig meer, iets extra’s. Veel aanbieders doen de boekhouding en voor elk uur dat ze langer met hun klanten praten, komen er uren x tarief bovenop. Als ledenorganisatie zou het raar zijn als we op die manier onze eigen aandeelhouders benaderen. Er is altijd een adviesrelatie in de producten die leden afnemen. Dan heb je wel ruimte nodig in je kostprijs om dat te kunnen blijven waarmaken. Vandaar dat de recente efficiencyslag zo nodig is.’
————————————————————————————————————————————————————–
|
Wat is de VvAA? VvAA: van en voor zorgprofessionals VvAA startte 91 jaar geleden met een onderlinge autoverzekering voor artsen. In de loop der tijd heeft VvAA zich ontwikkeld tot een brede dienstverlener voor alles wat zorgprofessionals nodig hebben buiten de spreek- en behandelkamer: accountancy en fiscaliteit, verzekeringen, praktijk- en pensioenadvies, vermogensbeheer, opleidingen, juridische ondersteuning en rechtsbijstand. Verder heeft VvAA een reisbureau voor congres- en andere exclusieve reizen, begeleidt zij leden bij e- en m-health en is zij uitgever van het maandelijkse ‘Arts en Auto’. De vereniging VvAA is enig aandeelhouder in de groep waarin alle producten en diensten zijn ondergebracht. Wie gebruik wil maken van de diensten van VvAA, moet lid zijn van de vereniging. Zelf omschrijft VvAA zich het liefst als een netwerkorganisatie. VvAA telt ruim 115.000 leden, van studenten tot gepensioneerden, verdeeld over verschillende beroepsgroepen: huisartsen, medisch specialisten, dierenartsen, tandheelkundigen, apothekers, fysiotherapeuten, GZ-psychologen, verloskundigen en andere (para)medici. Zeker 10.000 zorgprofessionals laten door VvAA-medewerkers hun IB-aangifte doen of de jaarrekening opmaken. |
|
De arts als ondernemer “Zoveel mogelijk rompslomp uit de spreek- en behandelkamer” “Finance is vaak low-interest voor onze leden,” zeggen Diana Goedschalk en Arjen Schepen van de VvAA. ‘Ze zijn ondernemer omdat we ze fiscaal zo behandelen, maar bij cijfers ligt veel minder hun affiniteit dan bij meeste andere ondernemers. Wel bij de zorg zelf: ze willen zich bezighouden met hun patiënten, en niet met alle bijkomende verplichtingen. Boren, masseren, medicijnen uitschrijven, mensen beter maken. Wij zien het als onze opdracht zoveel mogelijk rompslomp van hun bureau te houden.’ Daarom wil VvAA zoveel mogelijk samen met de klant de administratie digitaal opbouwen. Het wordt de zorgprofessionals zo gemakkelijk mogelijk gemaakt. Met onder meer een portal en alerts als er documenten nodig zijn of klaar staan. Verder krijgen de klanten een scanner, die al zo is voorgeprogrammeerd dat de klanten met één druk op de knop hun facturen kunnen scannen en verzenden naar de VvAA. |
Geef een reactie