“Alle wegen leiden naar de cloud”, kopte CaseWare Magazine vorig jaar. In een uitgebreid artikel besprak productmanager Joost van Berkum het uitdijende palet aan producten dat CaseWare aanbiedt in de cloud. Dat er steeds meer bijkomen is een logische ontwikkeling, want de techniek maakt meer mogelijk en het aantal gebruikers van online producten groeit gestaag.
Steeds meer professionals ontdekken dat werken in de cloud, in de CaseWare Online-omgeving, de nodige voordelen biedt. Het is gemakkelijk en veilig. Dossiers zijn altijd up-to-date en kunnen vanaf elke werkplek worden benaderd. Het voordeel dat vooral kleine kantoren over de streep trekt, is dat ‘een werkplek in de cloud’ een einde maakt aan de technische en organisatorische rompslomp rondom updates en installaties van software.
Live
Terugkijkend op het afgelopen jaar stelt Joost van Berkum tevreden vast dat de vaart erin zit, zowel bij CaseWare als bij de afnemers van cloudoplossingen. Er zijn flinke bewegingen rondom het gebruik van de online suites – een cloudgerichte combinatie van Working Papers, de jaarrekeningtemplate en een manager-oplossing. Joost: ‘Enige tijd geleden zijn we gestart met de cloudversie van de NOAB Samenstel Suite. De eerste administratiekantoren die op deze suite zijn overgestapt, zijn alweer een tijdje live. Dat geldt ook voor de accountantskantoren die met de cloudversies van de CaseWare Samenstel Suite aan de slag zijn gegaan. De eerste ervaringen zijn positief, zowel bij de gebruikers als bij onze eigen consultants. Het is bij zo’n nieuwe werkwijze toch altijd eerst even wennen en inregelen. Maar wat we vooral horen is hoe gemakkelijk alles gaat. Het inrichten van de basisinstellingen in de digitale omgeving gaat erg snel waardoor het implementatietraject kort is. Een paar klikken en de kantoren zijn in business.’
Al doende heeft CaseWare volgens Joost van Berkum inmiddels de nodige verbeteringen doorgevoerd. Zo is de inlogprocedure vereenvoudigd binnen de oplossing. Gebruikers hoeven voortaan nog maar één account te onthouden om daarna alle toepassingen, templates en dossiers onder handbereik hebben.
Samenwerking
Recent is de waaier van online CaseWare-producten verder uitgebreid met de introductie van de Yuki Samenstel Suite. Deze is bedoeld voor de (accountants)kantoren die zijn aangesloten bij Yuki Online boekhouden – een volledig op de cloud georiënteerde leverancier van financiële software voor kleine en middelgrote administratiekantoren. In de Yukisuite wordt de Samenstel-oplossing op een slimme manier voorzien van Yuki-instellingen en content, waarmee data uit de Yuki-software razendsnel kan worden overgezet naar een bewerkte jaarrekeningtemplate in CaseWare. Deze oplossing komt voort uit de vorig jaar gestarte samenwerking tussen Yuki en CaseWare.
Wat de verdere plannen in 2015 betreft, geeft Joost van Berkum aan dat er dit jaar geen nieuwe online suites bij komen. ‘We willen ons voorlopig concentreren op de verdere uitrol van de bestaande suites. Als we honderd kantoren volledig in de cloud kunnen krijgen, hebben we een prachtig resultaat bereikt. Verder willen we de komende maanden vooral aandacht besteden aan het verbeteren van de verschillende templates en de methoden om deze nog efficiënter te maken voor gebruikers.’
CaseWare Cloud standaard meegeleverd
Dat betekent niet dat CaseWare stilzit de komende tijd. De CaseWare Cloud-omgeving, die door CaseWare International wordt ontwikkeld, zal later dit jaar standaard worden meegeleverd met de CaseWare Online oplossing. De bestaande Online-omgeving wordt door kantoren alleen gebruikt om, met behulp van de SmartSync-technologie, dossiers veilig op te slaan. De CaseWare Cloud-omgeving is inmiddels uitgebouwd tot een volledig toegerust werkplatform waar CaseWare-gebruikers kunnen samenwerken met zowel hun collega’s als hun klanten.
Wat betekent dat voor de beschikbare functionaliteiten? Die zijn flink uitgebreid, belooft Joost van Berkum. In de CaseWare Cloud-omgeving kunnen de dossiers worden opgeslagen en voortaan ook worden gedeeld. Dit kan zowel met collega’s als met de cliënt van het kantoor.
Om de communicatie rondom een opdracht te vergemakkelijken, voegt CaseWare Cloud een chatfunctie toe voor kantoormedewerkers. De uitwisseling van informatie krijgt een boost door de introductie van het Secure Enterprise CaseWare Platform. Joost van Berkum: ‘Je moet dit zien als een beveiligd Facebook maar dan voor zakelijke communicatie. Alle berichtgeving en communicatie rondom een opdracht vindt niet meer plaats via e-mail maar via dit platform. De ontvanger ziet geen lappen tekst meer in een bericht of bijlage. In plaats daarvan slechts een korte melding “Er staat een bericht voor u klaar” met een link. Wie daarop klikt, komt automatisch terecht op de plek waar de afzender hem of haar naartoe wil leiden. Dat kan een bericht zijn, een discussie, een takenlijst, een document, noem maar op. Het grote voordeel van deze werkwijze is dat de vastlegging van informatie automatisch is geregeld. Je hoeft als afzender of ontvanger geen moeite meer te doen om e-mails en bijlagen te archiveren omdat de wet- en regelgeving dit voorschrijft. Want dat gebeurt automatisch in CaseWare Cloud. Daarnaast wordt er geen informatie via de mail verspreid. Derden kunnen zo geen gevoelige informatie onderscheppen.’
Fantastische look
Volgens Joost van Berkum zijn niet alle nieuwe functies in CaseWare Cloud al tot in detail uitgewerkt en vertaald. In de zomer is dat wel het geval. Alle afnemers van CaseWare Online-toepassingen kunnen er dan uitgebreid kennis mee maken want CaseWare Cloud wordt voortaan standaard meegeleverd met het onlinepakket. Joost raadt iedereen aan om tegen die tijd vooral een bezoekje te brengen aan CaseWare Cloud want “het gaat er fantastisch uitzien”. Daar moeten we het vooralsnog mee doen, maar de nieuwsgierigheid is in ieder geval gewekt.
Geef een antwoord