U bent met uw accountantspraktijk dagelijks in de weer om uw cliënten optimaal te ondersteunen bij hun activiteiten. Naast de administratieve en fiscale dienstverlening kunnen cliënten natuurlijk bij u terecht voor advies. Door de juiste focus aan te brengen in de processen van uw klanten, hebben zij grip op hun business en kunnen zij nóg succesvoller opereren. Maar hoe zit het met de grip op uw eigen kantoor?
Van boekhouding tot salarisverwerking en jaarrekeningen: deze werkzaamheden hebt u vast al optimaal geautomatiseerd met goed ingerichte ict-oplossingen. Voor het succes van uw kantoor is echter ook de centrale aansturing van deze diensten van belang. Hebt u daar ook grip op?
Veel kantoren gebruiken allerlei subadministraties om het werk aan te sturen. Maar bedrijfsprocessen over verschillende systemen verspreiden werkt inefficiënt en is foutgevoelig, met alle gevolgen van dien. Gelukkig zien wij veel kantoren die actief bezig zijn om procesverbeteringen aan te brengen. Herkent u de volgende verbeterpunten?
- Spreadsheets leidend bij aansturing activiteiten
Veel accountants- en administratiekantoren sturen hun werkzaamheden op basis van spreadsheets. Ze beschrijven per klant, team en medewerker wat er op welk moment moet gebeuren. Al die losse sheets bijhouden is enorm bewerkelijk en ook de actualiteit en kwaliteit ervan laat in veel gevallen te wensen over. Gegevens worden op verschillende manieren vastgelegd en zijn niet altijd voor iedereen inzichtelijk.
- Geen centraal relatiesysteem
In organisaties waar klantgegevens niet centraal worden beheerd, ontbreekt vaak het totaaloverzicht. Om alle informatie over een klant te verzamelen, moeten dan verschillende bronnen worden geraadpleegd. Hoeveel handiger zou het zijn om alle klantdata op één centrale plek inzichtelijk te maken?
- Communicatie over cliënten onvoldoende gestructureerd
De wijze waarop intern over klanten wordt gecommuniceerd, is regelmatig ongestructureerd. Een stortvloed aan e-mails, telefoontjes, losse notities en overlegjes bij de koffiemachine: er wordt op allerlei manieren informatie doorgegeven. Niet ieder contactmoment wordt bijgehouden en daardoor heeft niemand volledig zicht op wat er met een cliënt gebeurt. Ook de relatiemanager niet. Een zorgwekkende situatie.
- Geen of beperkte capaciteitsplanning
Wat voor gevolgen heeft het voor uw kantoor als een medewerker langere tijd uitvalt door ziekte? Welke taken en projecten had die collega liggen? Het is belangrijk om van ieder deel van uw dienstverlening de benodigde capaciteit in kaart te hebben. Alleen wanneer u inzichtelijk hebt welke capaciteit er nodig is om klanten goed te bedienen, kunt u op tijd bijsturen. Bij veel kantoren ontbreekt een capaciteitsplanning of is deze alleen beschikbaar bij grote klanten.
- Ontbreken van urenregistratie
Bij kantoren waar gewerkt wordt met vaste prijsafspraken met cliënten, worden niet altijd de uren adequaat bijgehouden. Immers, deze prijsafspraken worden vaak gemaakt op basis van een inschatting en op ‘gevoel’ en men bekijkt klanten daarbij op hun totaalomzet. Zonder goede urenregistratie kan nooit inzichtelijk worden gemaakt of op bepaalde activiteiten de juiste marge wordt gemaakt. Een goede registratie is ook essentieel bij de jaargesprekken met klanten.
Rust en grip met Visma Advisor
Zijn een of meerdere van bovenstaande punten voor u herkenbaar? Visma Advisor is een online tool specifiek ontwikkeld voor administratie- en accountantskantoren. Hiermee maakt u de aansturing van uw werkprocessen sneller, efficiënter en eenvoudiger. U hebt alle gegevens van een klant in een centraal digitaal dossier beschikbaar. Dit zorgt voor een actueel overzicht en hiermee voorkomt u hebt u steeds een actueel overzicht van uw werkzaamheden en voorkomt u nare ‘oeps-dat-had-ik-ook-nog-moeten-doen-momenten’. Niets geeft immers zoveel stress op kantoor als werkzaamheden die net voor of op het moment van de deadline moeten worden uitgevoerd. Sterker nog, dit kan uw kantoor zelfs geld kosten! In Visma Advisor wordt naast de aansturing van uw werkzaamheden ook de urenregistratie en het declaratieproces op eenvoudige wijze ondersteund. Daardoor maakt u in een mum van tijd complete declaraties!
Meer weten?
Wilt u weten wat Visma Advisor voor uw kantoor kan betekenen? Lees dan verder op onze website en bekijk de video. U kunt natuurlijk ook altijd contact met ons opnemen, wij laten u graag zien hoe u meer grip krijgt op uw interne organisatie!
Dit artikel is ook verschenen in het digitale Visma Magazine van september.
Geef een antwoord