Samen met de inzet van financiële softwareleveranciers en de steun van de Nederlandse overheid zorgen Simplerinvoicing en eVerbinding dat de voordelen van e-facturatie ook eindelijk bereikbaar zijn voor het MKB en de accountancy. Innovatief kantoor Lansigt accountants en belastingadviseurs is een van de eerste accountantskantoren die heeft gekozen voor een volledige elektronische verwerking van de factuurstroom én met succes.
Lansigt is een middelgroot kantoor met 130 werknemers en vestigingen in Gouda, Alphen a/d Rijn en Ridderkerk. Het kantoor bedient een brede groep klanten met een focus op het MKB. De totale factuurstroom van Lansigt bedraagt ongeveer 15.000 facturen per jaar, waarvan 12.000 uitgaand.
Nieuw facturatieproces goed ontvangen bij de klant
Machiel Roos, teamleider Finance en Control bij Lansigt, is binnen de organisatie verantwoordelijk voor het facturatieproces. Hij ziet dat e-facturatie steeds meer momentum krijgt. Roos: ‘Veel klanten zijn in de afgelopen tijd zelf overgegaan van facturatie op papier naar facturatie in de vorm van een PDF via e-mail. Vaak wordt dit gezien als elektronische facturatie, maar dat is het in feite niet.’ Bij de PDF zijn nog steeds handmatige acties en controles vereist bij het inboeken. Een e-factuur is een echt elektronisch document op basis van UBL die zonder extra handelingen (zoals scannen) automatisch in de boekhoudsoftware ingelezen en geboekt kan worden. E-facturatie is efficiënt en voorkomt de kans op invoer- of typefouten.
‘Mede door de toename van ‘digitale’ facturen bij onze klanten, werd de aankondiging dat wij overgaan op e-facturatie goed ontvangen. Natuurlijk hebben wij zorgvuldig gecommuniceerd, slechts een zeer klein percentage van onze klanten blijft vasthouden aan papier.’, aldus Roos. ‘We zien dat nu al 15% van de totale factuurstroom in UBL wordt afgeleverd. Een aandeel dat continu toeneemt, mede doordat Lansigt hierover met klanten in gesprek blijft.’
De reacties van klanten zijn positief. Machiel Roos: ‘De meeste bedrijven beschouwen het als iets vanzelfsprekends en staan er niet bij stil. Van de meest innovatieve klanten, bijvoorbeeld in de ICT-sector, krijgen wij vaak positieve feedback. Zij geven aan dat elektronisch factureren echt bijdraagt aan ons vooruitstrevende imago.’
E-facturatie via MUIS Software
Lansigt gebruikt het financiële pakket MUIS Software om e-facturen te verzenden en te ontvangen in UBL. MUIS is via provider eVerbinding aangesloten bij Simplerinvoicing en committeert zich daarmee aan de gemaakte afspraken binnen dit netwerk. Wanneer Lansigt een factuur via de software verstuurt, wordt altijd automatisch de beste elektronische aflevermethode gezocht. Bij voorkeur rechtstreeks in de financiële software van de ontvanger. Als de ontvanger de factuur niet elektronisch kan ontvangen, wordt het document afgeleverd per e-mail. MUIS Software kan een UBL-factuur – ontvangen vanuit het Simplerinvoicing netwerk – foutloos en automatisch verwerken en inboeken in de financiële administratie. Doordat de afzender van de factuur aangesloten is bij het Simplerinvoicing netwerk weet je zeker dat deze afzender vertrouwd is en daadwerkelijk is wie hij zegt dat hij is. Dit biedt een stuk zekerheid en veiligheid. Geen last meer van spookfacturen dus.
Eenvoudige implementatie
Over de uitrol van het nieuwe facturatieproces binnen Lansigt is Machiel Roos kort: ‘De boekhoudsoftware moest een update krijgen en de software moest gekoppeld worden met eVerbinding, maar dat was het. Via eVerbinding is Lansigt automatisch geregistreerd in het netwerk van Simplerinvoicing en elektronisch bereikbaar geworden voor iedereen binnen het netwerk. Er was verder geen ICT-impact. Het moment dat wij overgingen was het wel even spannend, want het is toch iets nieuws, maar het is 100% meegevallen.’
De toekomst van e-facturatie
Met de rol als accountant, administrateur en auditor voor klanten, helpt Lansigt ook bij het implementeren van e-facturatie bij klanten. Het kantoor verzorgt de boekhouding voor meer dan 400 bedrijven. De verwachting is dat op termijn alle klantadministraties elektronisch worden verwerkt. De facturen die vooralsnog niet als e-factuur worden aangeleverd, worden met behulp van het platform voor elektronische uitwisseling omgezet naar UBL-formaat, één flow is noodzakelijk om efficiency te realiseren. Volgens Machiel zal het percentage volledig elektronische facturen in de loop van tijd snel toenemen: ‘Doordat partijen met een breed bereik, zoals groothandels, nu beginnen met het aanbieden van 100% elektronisch factureren, verwacht ik dat het een hoge vlucht neemt. Ook de inspanningen van softwareleveranciers spelen hier een grote rol. Ik geloof dat dit een cruciale trend is voor de toekomst. Een trend die overigens nu al is ingezet, veel grote softwareleveranciers hebben de mogelijkheid om financiële documenten elektronisch uit te wisselen via Simplerinvoicing geïntegreerd in de software. Administratiekantoren die hier niet in meegaan, bestaan over tien jaar niet meer. Daarbij spelen brede platforms en geaccepteerde protocollen een grote rol: MKB’ers gaan niet voor iedere leverancier en klant een eigen proces opzetten.’
Grote kostenbesparingen en waardevolle managementinformatie
Met e-facturatie kunnen grote besparingen op debiteurenbeheer gerealiseerd worden, maar een e-factuur heeft ook veel toegevoegde waarde, omdat de boekhoudkundige uitsplitsing van factuurregels veel eenvoudiger is. Groothandels zoals de Sligro versturen zeer grote, uitgebreide facturen. De verwerking is veel eenvoudiger wanneer dit in een volledig elektronisch formaat aangeleverd wordt, zodat het automatisch ingelezen kan worden door de financiële software. De administratie is altijd up-to-date, waardoor waardevolle additionele managementinformatie ontstaat.
Over Simplerinvoicing
Simplerinvoicing, geïnitieerd door het ministerie van Economische Zaken, is een samenwerking tussen leidende Europese e-facturatie en accountingsoftware-providers, die allen streven naar massa-adoptie van e-factureren. De volgende partijen zijn vanaf het eerste uur betrokken: Acceptemail, Anachron, Basware, BlueM, eVerbinding, Exact, Moneybird, PostNL, Ricoh Nederland, TIE Kinetix, Tieto, Unit4, ZET Solutions. Namens de overheid participeert Logius in het initiatief. Omdat elektronisch factureren een flinke kostenbesparing en tijdswinst oplevert staat e-facturatie ook hoog op de Digitale Agenda van de EU. www.simplerinvoicing.org
Over eVerbinding
eVerbinding maakt echte elektronische facturatie mogelijk, gewoon vanuit de gebruikte financiële software. eVerbinding zorgt voor een veilige elektronische uitwisseling van financiële documenten voor het MKB via beveiligde e-facturatienetwerken. Alle soorten facturen komen via eVerbinding automatisch in de administratie: van échte elektronische factuur tot pdf-factuur. De administratie is automatisch gevuld en altijd up to date zonder risico op invoer- en/of herkenningsfouten. www.eVerbinding.nl
Geef een antwoord