Naast advies en accountancy verzorgt Van Velzen voor een aantal cliënten ook de financiële administratie. In die rol viel het Barry van Leeuwen, registeraccountant bij Van Velzen, op dat de bestaande facturatieprocessen efficiënter konden.
Van Velzen accountants- en adviseurs is een middelgroot accountancy- en advieskantoor gevestigd in Warmond. Bij het kantoor werken ongeveer 35 financiële professionals. De cliënten van het kantoor hebben een zeer diverse achtergrond; onder hen bevinden zich veel agrarische bedrijven uit de bloem- en bollensector.
Van Leeuwen: ‘Wij verzorgen de administratie voor een groot aantal cliënten in de regio. Een van de zaken die mij daarbij opviel was het proces rond onze eigen facturen. Wij verzonden deze op papier of in pdf aan de cliënt. Daar werd de factuur ingescand en vervolgens weer naar ons teruggestuurd ons voor de administratieve afhandeling. Een proces dat op mij simpelweg niet logisch overkwam.’
Van Leeuwen vond dat zijn kantoor de eerste stap moest zetten om dit te verbeteren en besloot de eigen facturen voortaan standaard volledig elektronisch te versturen. Daardoor verviel de behoefte aan papier en pdf. Hij koos voor Simplerinvoicing via eVerbinding, omdat hiermee iedere cliënt kon worden bediend ongeacht de software die hij gebruikt. De samenwerking met eVerbinding heeft hij als vlot en prettig ervaren.
Vlekkeloze overgang
De overgang verliep zowel technisch, als vanuit klantperspectief vlekkeloos. Van Leeuwen: ‘De invoering van het e-factureren werd met hulp van eVerbinding vlot gerealiseerd. De cliënten werden van tevoren door ons per brief geïnformeerd over de veranderingen. Na invoering, eind 2015, bleek dat 95% van onze cliënten probleemloos met e-facturen uit de voeten kon. De grote meerderheid merkte niets van de overgang of reageerde positief. Een kleine minderheid kampte met systeemtechnische problemen of gaf aan de factuur toch bij voorkeur op papier te willen blijven ontvangen.’
Accountants en adviseurs vervullen voortrekkersrol
In de visie van Barry van Leeuwen vervullen accountants en andere financiële dienstverleners een voortrekkersrol: ‘Door zelf elektronisch te factureren laat je zien dat het werkt. Je kunt de cliënt dan eenvoudig een aanbod doen om e-factureren ook voor zijn andere relaties mogelijk te maken. Daarmee help je hem zijn facturatieproces te verbeteren en bied je meerwaarde met gericht advies.’
Van Leeuwen ziet accountants een als belangrijke gesprekspartner bij de invoering van in e-facturatie. Hoe werkt e-facturatie in de praktijk? Welke softwarepakketten ondersteunen e-facturatie? Op welke platforms moet je aangesloten zijn? En in welk formaat moet je facturen kunnen verzenden en ontvangen? Vragen die steeds relevanter worden voor cliënten en dus steeds vaker aan accountant of adviseur gesteld worden.
Van Leeuwen ziet dat er tussen de verschillende platforms en softwarepakketten grote verschillen bestaan als het gaat om e-facturatie. Nog lang niet alle pakketten maken het de ondernemer die elektronisch wil factureren even simpel. Zelf is hij lid van het innovatiepanel van Exact Online. Een groep accountants die adviseert over mogelijke verbeteringen in het Exact Online-pakket.
Processen belangrijk aandachtspunt
Een aspect dat volgens Van Leeuwen wel eens over het hoofd wordt gezien zijn de aan facturatie gerelateerde processen. Van Leeuwen: ‘Veel MKB’ers zijn gewend betaling te autoriseren middels een paraaf op een papieren factuur. Wanneer je volledig elektronisch factureert kan dat niet meer en moet je het autorisatieproces dus anders inrichten.’
Van Leeuwen is tevreden over de stap die zijn kantoor nu genomen heeft, hoewel hij zich realiseert dat het nog maar een kleine stap is: ‘Het is een klein balletje, ik hoop dat het een hele grote sneeuwbal wordt.’
Geef een antwoord