Je kunt tegenwoordig geen vaktechnisch overleg binnen wandelen of het gaat wel over risico-gericht samenstellen. De gedachte is even simpel als logisch: besteed alleen aandacht aan de posten met een hoge foutkans. Op posten met een verondersteld laag risico doe je minimale werkzaamheden.
Ondanks dat veel collega´s denken dat dit uiteindelijk tot minder werkzaamheden zal leiden, blijft de praktische implementatie achter bij alle ambities. En als die implementatie niet snel gaat, is het straks niet meer nodig. Dus: opschieten! Voort met het maken van subjectieve inschattingen over hoog of laag risico. Vergeet u niet om even te kijken naar zowel de impact als de waarschijnlijkheid? Om daar vervolgens een meer of minder arbitrair werkprogramma aan te hangen. Uitgevoerd door een assistent met te veel werk, te weinig uren en een slecht humeur.
Recept voor succes!
We zijn er druk mee. Werkprogramma’s worden herzien, software wordt aangeschaft en mensen worden getraind. En ondanks een grondige aanpak en goede intenties verwacht ik dat het nog wel een paar jaar duurt voordat we een efficiënt en ‘lean’ samenstelproces hebben.
Ik stel dan ook voor dat we daarmee ophouden. Sta me toe om wat ontwikkelingen te schetsen:
- In rap tempo worden transactiestromen geautomatiseerd. Een goed ingerichte administratie in het MKB wordt nog maar door weinig mensenhanden aangeraakt.
- De kosten van rekenkracht blijven maar dalen. Gedegen data-analyse wordt daarmee steeds goedkoper en is ook voor MKB-klanten een interessante optie.
- Tel daarbij op de schaalbaarheid die mogelijk wordt gemaakt door het toenemende aantal administraties in de cloud (gewoon gekoppeld, geen gerommel meer met auditfiles).
En zie: je hebt een mix die ons in staat stelt om een groot gedeelte van de controles te automatiseren. Dus gebruik 2016 om – met permissie – te doen wat je altijd al deed. Maak een gedetailleerde inventarisatie van alle aansluitingen, afloopcontroles en andere verificatie-werkzaamheden die je uitvoert.
En automatiseer vervolgens de hele bende.
Vergeet het gepercipieerde risico. De kosten van extra geautomatiseerde controles zullen uiteindelijk triviaal zijn. En ‒ een veel belangrijker argument ‒ als controles eenmaal geautomatiseerd zijn, kun je op basis van uitkomsten bepalen of iets een hoog of laag risico is. Die kennis is nu niet gestructureerd beschikbaar, waardoor elke risico-inschatting slechts gebaseerd is op professionele oordeelsvorming. En wat die professionele oordeelsvorming ons gebracht heeft, lezen we zo af en toe in de krant.
Dit alles vraagt echter om meer dan alleen een ander werkprogramma. Nu is het samenstellen van een jaarrekening nog een miniproject. Met bijbehorende projectleider, planning en dossier. Los van de vraag hoe de jaarrekening eruitziet, stelt automatisering van controle je in staat om er een proces van te maken. Een continu proces met, als je dat per se wilt, een ceremoniële overgang bij het opleveren van de jaarverantwoording.
Experts leveren hun bijdrage op hun deelgebied, ongeacht welke klant het betreft. Dé samensteller bestaat niet meer, omdat iedereen verantwoordelijk is voor zijn deel van het proces – en daarmee aan alle jaarrekeningen van het kantoor bijdraagt. Dit gaat uiteindelijk leiden tot betere jaarrekeningen en meer efficiency. En de uren die je bespaart, zet je natuurlijk in voor waardevol advies. En de uren die dan nog over zijn, gebruiken we gewoon vrolijk voor de volgende hype!
Joris Joppe, Analys.io
Maar het is nooit te laat om aan iets nieuws te beginnen Joris ;-). Ik denk een goed stuk van Joris maar het een hoeft het ander niet in de weg te zitten. Ik denk dat een combinatie van en risicogericht en het slim inzetten van geautomatiseerde controles de toekomst zijn. Want immers bij samenstellen hoeven we geen assurance te leveren en we hebben steeds al de neiging om dan veel te veel te doen. Ik denk dat geautomatiseerde controles ook kunnen helpen met het signaleren van advieskansen.
Lekker “positief” stukje Joris. Wanneer schrijf je iets positiefs?