Veel organisaties blijft een intern onderzoek naar fraude gelukkig bespaard – aangenomen tenminste dat de reden daarvoor niet is dat een fraude onzichtbaar blijft als gevolg van falende systemen of controles. Maar wat als er toch aanleiding blijkt te zijn voor een onderzoek?
Hoe gaat dat dan in zijn werk en wat betekent het? Zeker wanneer het om gecompliceerde onderzoeken gaat met talloze juridische, publicitaire en politieke haken en ogen, kost de beantwoording van dergelijke vragen minstens een half boek. Om toch op hoofdlijnen een indruk te krijgen van wat een (fraude-) onderzoek behelst, behandelt dit artikel enkele aspecten die in ieder onderzoek een rol spelen.
Het begrip forensisch onderzoek
Een forensisch onderzoek draagt die naam vanwege de verwijzing naar het Romeinse forum waar vroeger recht werd gesproken. ‘Forensisch onderzoek’ heeft dus niet alleen te maken met de bloederige variant waarmee verwoede CSI-kijkers dit plachten te associëren. Het wil niet meer en niet minder zeggen dan dat het gaat om onderzoek ten behoeve van het recht – en dat is dus niet alleen strafrecht. Een consequentie van dit uitgangspunt is dat de manier waarop een onderzoek in al zijn onderdelen wordt uitgevoerd aan allerlei eisen van nauwkeurigheid moet voldoen. Die nauwkeurigheid geldt niet alleen met betrekking tot de afzonderlijke feiten en omstandigheden die een onderzoek tracht bloot te leggen, maar ook heel sterk voor de manier waarop de onderzoekers die boven water weten te halen. Wanneer vermoedens van fraude bewaarheid worden, zal de opdrachtgever mogelijkerwijs juridische stappen willen zetten. En dat maakt alleen kans op succes wanneer – nog los van de noodzakelijke kracht van de feitelijke bevindingen – de resultaten van een onderzoek op een procedureel correcte manier tot stand zijn gekomen.
Het kader van een zorgvuldig onderzoek
De handvatten voor een zorgvuldige uitvoering van een onderzoek zijn vastgelegd in wetgeving zoals de Wet Particuliere beveiligingsorganisaties en Recherchebureaus (WPBR) en de regelgeving voor accountants.
Los van deze kaders wordt de werkwijze bij een onderzoek voor een belangrijk deel bepaald door het startpunt, de opdrachtbevestiging. Die vormt voor onderzoekers de kapstok waaraan het hele onderzoek komt te hangen. Die opdrachtbevestiging mag niet te smal zijn (te weinig haken aan de kapstok) waardoor onderzoekers onderweg tegen onvermoede grenzen aanlopen, maar ook niet te breed (te veel haken aan de kapstok), waardoor een onderzoek ‘wegloopt’ of opgezadeld raakt met vragen die zich niet laten beantwoorden. Omdat op voorhand de ‘scope’ niet geheel te overzien is – anders was het onderzoek niet nodig – trachten onderzoekers en opdrachtgever van te voren een zo werkbaar mogelijke opdracht te formuleren. Daarbij geven ze ook altijd aan wat het doel van het onderzoek is, zoals het eventueel ondernemen van juridische stappen.
De stappen van een onderzoek
Op basis van die opdrachtformulering kunnen de onderzoekers vervolgens aan de slag. Eén van de eerste stappen is het inventariseren en veiligstellen van relevante brongegevens die bij de opdrachtgever berusten. Tegenwoordig zijn dat steeds vaker digitale data. Het veiligstellen daarvan moet zodanig gebeuren dat de integriteit van de data niet wordt aangetast: anders zou iemand achteraf kunnen beweren dat de data gemanipuleerd zijn.
Het doorzoeken van digitale data, dat steeds meer de standaard wordt, gebeurt met behulp van geavanceerde zoeksoftware. Integis werkt bijvoorbeeld met Zylab, dat enorme hoeveelheden digitale data niet alleen doorzoekbaar maakt, maar onderzoekers ook in staat stelt hun bevindingen te ordenen. Dat betekent overigens niet dat die onderzoekers zomaar hun gang kunnen gaan in digitale bestanden, zoals bijvoorbeeld e-mailboxen. Het voert te ver om op de details hiervan in te gaan, maar onderzoekers zijn wettelijk verplicht om zich daarbij aan bepaalde regels te houden. Ze mogen bijvoorbeeld simpel gezegd niet zomaar willekeurig gaan ‘vissen’ in bestanden. Ze moeten verantwoorden waarom en hoe ze naar bepaalde informatie op zoek gaan.
Naast onderzoek in gegevens die bij de opdrachtgever aanwezig zijn, kan ook onderzoek in allerlei openbare bronnen plaatsvinden. Het gaat dan om informatie in het publieke domein, maar ook informatie uit semi-openbare bronnen, in de vorm van (internationale, vaak commerciële) databases waarin allerlei informatie is opgeslagen over ondernemingen en personen.
De derde component van een onderzoek is het voeren van interviews met personen. Daarbij gaat het om zowel rechtstreeks betrokkenen als om personen die indirect zijn betrokken maar mogelijk nuttige informatie kunnen leveren. De eerder genoemde opdrachtbevestiging (in combinatie met de doelstelling) speelt hierbij een belangrijke rol en wordt gebruikt bij het van tevoren informeren van uit te nodigen interviewkandidaten. Zo weet iedereen binnen welk kader het interview plaatsvindt. Interviews vinden altijd plaats op basis van vrijwilligheid. Onderzoekers van een onderzoeksbureau als Integis zijn immers gewone burgers zonder opsporingsbevoegdheid en beschikken niet over dwangmiddelen. De geïnterviewden krijgen na afloop altijd een conceptgespreksverslag voorgelegd dat zij desgewenst kunnen aanvullen en corrigeren – mits dat niet te veel afwijkt van hetgeen eerder tegenover de onderzoekers is verklaard. Na parafering en ondertekening vormt een dergelijk verslag een van de grondslagen voor de conceptrapportage die de onderzoekers vervolgens gaan opstellen.
Een belangrijk sluitstuk van ieder onderzoek vormt het wederhoor. In het kader van wederhoor krijgt een betrokkene relevante delen van de conceptrapportage voorgelegd, voor zover die betrekking hebben op het handelen en/of nalaten van die betrokkene. Hij of zij krijgt dan de gelegenheid om eventuele feitelijke onjuistheden of onvolledigheden bij de weergave van feiten en omstandigheden aan te geven. De onderzoekers wegen vervolgens dit commentaar alvorens de definitieve rapportage vast te stellen die uiteindelijk naar de opdrachtgever gaat.
De rapportage en dan…
In principe is de rapportage voor de opdrachtgever bestemd en mag het document niet zomaar worden verspreid. De bevindingen zouden dan een eigen leven kunnen gaan leiden en de belangen van personen onevenredig kunnen schaden. In veel gevallen worden echter van te voren al afspraken gemaakt over een wijdere verspreiding of zelfs het publiek maken van de onderzoeksresultaten. Dat laatste is sterk afhankelijk van de aard van een onderzoek en zal in de publieke sector eerder aan de orde zijn dan in de private sector.
Eveneens afhankelijk van het soort onderzoek zijn de eventuele acties die de opdrachtgever vervolgens op basis van de bevindingen onderneemt. In het ernstigste geval kan de rapportage de basis vormen voor een strafrechtelijke aangifte. In andere gevallen kan het gaan om civielrechtelijke of arbeidsrechtelijke stappen. Zoals we al in een eerder artikel aangaven, kan een onderzoek echter ook iemand vrijpleiten. In bijna alle gevallen geldt echter dat een onderzoeksrapport zwakke plekken blootlegt in de interne organisatie. Daarmee biedt het onderzoeksresultaat vaak een goed uitgangspunt voor het aanbrengen van noodzakelijke verbeteringen en het verhogen van het bewustzijn van risico’s.
Zorgvuldigheid centraal
In het voorgaande zijn de grote lijnen van een onderzoek geschetst. Zorgvuldigheid staat bij het hele onderzoeksproces centraal. Dat streven staat soms op gespannen voet met de wens om een onderzoek zo snel mogelijk tot een goed einde te brengen. Eerbiediging van de rechten van betrokken brengt bijvoorbeeld met zich mee dat zij een redelijke gelegenheid krijgen om te reageren op het concept van een interviewverslag of dat van een rapportage. Maar het is ook een dergelijke zorgvuldigheid die uiteindelijk de kracht en de kwaliteit bepaalt van een succesvol onderzoek.
Drs. P.C.M. Koedijk (rechts op de foto) en drs. F.M.D. van Zeeland RA werken bij Integis. Een onafhankelijk, zelfstandig kantoor op het gebied van financieel integriteitsonderzoek
Geef een reactie