Dit jaar staat er bij Exact veel op de agenda. Behalve verbeteringen van bestaande functionaliteit, komt onder meer de workflow beschikbaar. Workflow biedt het accountantskantoor gedetailleerd inzage in de werkzaamheden binnen het kantoor. Wie is waarmee bezig en wie is verantwoordelijk is voor de aanlevering van bepaalde informatie? Er komt ook een goedkeuringsmodule voor de het betaalbaar stellen van de inkoopfacturen. De adviesdashboards worden uitgebreid en het doorvoeren van correcties over meerdere administraties kan straks makkelijker. Martin van Vliet legt uit.
Hoe ziet het accountantskantoor er over 10 jaar uit? Ik heb een idee maar begin graag met een disclaimer. In alle branches, ook in de accountancy, zijn in de toekomst meer juristen nodig dan vakdeskundigen vanwege de oprukkende claimcultuur. De praktijkervaring leert dat sommige golven langzamer gaan dan voorzien. Denk aan XBRL (2005) en het platform voor Elektronische facturen (2006). Dus om nu te stellen: ‘zo ziet het accountancykantoor er over 10 jaar uit, gaat me wat ver’. Eén ding is zeker, het vak bestaat dan nog gewoon, daar durf ik wel mijn hand voor in het vuur te steken.
Survival of the fittest
Als je vroeger niet tegen veranderingen kon, werd je accountant. De afgelopen 20 jaar is de sector echter overspoeld door een tsunami aan veranderingen. Is het vak weggespoeld? Neen. De accountancysector is uitgegroeid tot de meest ‘agile’ beroepsgroep, zoals Herbert Spencer bedoelde met ‘Survival of the fittest’ (degene die zich het best kan aanpassen overleeft). De accountancysector heeft bewezen zich als een kameleon aan te kunnen passen aan wettelijke voorschriften, technologie en aan de wensen van klanten. Wat zijn de vooruitzichten op deze vlakken?
Wettelijke voorschriften
Steeds meer ondernemers doen zaken met het buitenland. Alleen al de BTW-wetgeving zal menig ondernemer hoofdpijn bezorgen. Die wetgeving zal door invloed van digitale factuurstromen en technologieën als blockchain zeker op de schop gaan. Dit is het terrein waarop accountants kunnen ontzorgen.
Technologie
Nu de cloud gemeengoed is, is ‘kunstmatige intelligentie’ de volgende technologiehype. En een hype wordt geaccepteerd als de markt het nut ervan inziet. Bij Exact zijn we altijd nieuwsgierig naar techniek. Daarom zijn we, mede op verzoek van de accountancysector zelf, bezig met diverse trajecten om de toegevoegde waarde van kunstmatige intelligentie voor accountants op een hoger niveau te brengen. We zien tal van mogelijkheden. Hieronder lichten we onze accountancyplannen graag toe.
Anoniem data delen
Op dit moment onderzoeken we hoe we 11 jaar historie van de 300.000 administraties om kunnen zetten naar anonieme kennisregels. Hierdoor is het automatisch boeken van inkoopfacturen, bonnetjes en bankafschriften mogelijk. De uitdaging zit in het ‘correct automatisch boeken’. Zelfs de KPN-nota kan je niet altijd zomaar op de post ‘telefonie’ boeken. Dat is afhankelijk van het type ondernemer of van de ondernemer zelf. Dit is nog maar een eenvoudig voorbeeld van de complexiteit binnen het vak. In de accountantspraktijk komen er veel complexere boekingen voor. Probeer maar eens geautomatiseerd een hotelfactuur, met zaalhuur, overnachting, diner en ontbijt voor iedere ondernemer foutloos te boeken. Juist daar komt de ‘kunstmatige intelligentie’ en ‘anoniem hergebruik van data’ om de hoek kijken. Ook al gaat het om anonieme business rules, wij zullen de data-eigenaars (cliënt, accountants- administratiekantoor) van tevoren nadrukkelijk om toestemming vragen.
Mobiel online samenwerken
De praktijk en theorie wijzen uit dat je enorm veel historie moet hebben om een betrouwbaar boekingsvoorstel te doen. Daarna kan je pas betrouwbaar rapporteren en/of benchmarken. Zelfs de historie van 300.000 administraties is nog te beperkt hiervoor. Bij twijfel moet het daarom zeer eenvoudig zijn om contact te zoeken met de ondernemer zelf. Online samenwerken via een mobiele telefoon is dus een must. De literatuur spreekt van het ‘sociaal’ maken van software.
Virtuele assistent voor niet-declarabele taken
Kunstmatige intelligentie zit ook in concepten als de digitale assistent (op je smartphone) en de virtuele assistent (HoloLens, VR-bril). Die is straks het eerste aanspreekpunt van de ondernemer. Hij zit hem achter de broek als de administratie niet tijdig en compleet binnen is. De assistent herinnert de ondernemer aan het doen van bepaalde acties die (nog) niet zijn te automatiseren. Medewerkers hebben zo tijd voor het leuke werk, namelijk de cliënt op een hoger niveau brengen.
Technologie voor tijdigheid
Technologie gaat ook een rol spelen bij tijdigheid. Elektronische facturen en PSD2 maken het technisch mogelijk om continu bij te zijn. Lees voor meer informatie de artikelen ‘real time banking ( PSD2)’ en ‘Blockchain’. Exact breidt de ‘elektronische brievenbus’ functioneel uit. Straks kan die brievenbus facturen van allerhande partijen en formaten verzamelen en automatisch verwerken. Met deze concepten zijn administraties continu actueel in plaats van eens per BTW-periode. Een actuele, foutvrije en volledige administratie is een voorwaarde om de relevante informatie voor ondernemers te creëren via continuous monitoring, alerting, dashboarding en cashflowprognoses. Deze automatiseringsslag is een goede zaak. Niet alleen voor de ondernemer zelf, maar voor het gehele bedrijfsleven, zie voor een voorbeeld de uitzending van Zembla.
Integratie van software en databases
Totaaloplossingen boden accountants- en administratiekantoren lange tijd ontzorging op softwaregebied. In het cloudtijdperk, waar technologische innovaties steeds sneller gaan, zijn optimale integraties een betere oplossing om er effectief op in te spelen. Voldoet een software-onderdeel niet meer, dan is dit snel te vervangen voor een andere tool. Dankzij cloudtechnologie (API’s) is die oplossing gemakkelijk te integreren in het applicatielandschap. Zo kunnen accountants en boekhouders altijd werken met de beste geïntegreerde software (zoals Financieel, Salaris, CRM, Time & Billing, Workflow, Fiscaal en Rapportage) en profiteren van dezelfde voordelen die een totaaloplossing biedt (eenmalige gegevensinvoer, meervoudig gebruik).
De wensen van de klant
Recent onderzoek (Exact MKB Barometer 2016 onder ruim 2500 accountants en ondernemers) wijst uit dat 53% van de ondernemers strategisch advies verwacht van hun accountant. Ondernemers vinden dat hun accountant meer moet investeren in vergroting van de branchekennis om hen beter te kunnen adviseren. Zaken als juiste ‘advisory dashboards, ‘benchmark informatie’ en mogelijkheden voor ‘Internet of Things’ met Exact software zijn dit jaar ook relevant. Veel accountantskantoren investeren daarnaast in het vergroten van hun coachingsvaardigheden. Wij verzorgen ook vakinhoudelijke “advisory” trainingen voor medewerkers van kantoren.
Top 3 zakelijke prioriteiten
De ondernemer wil zijn zaak runnen, accountants zijn bij uitstek geschikt om hen te ondersteunen. Uit bovengenoemd uitgebreide onderzoek blijkt dat 52% van de handelsondernemingen en 56% van de productiebedrijven klantuitbreiding, het vinden van goede financieringen en het verkrijgen van de juiste kennis in de top 3 zakelijke prioriteiten hebben staan. Dit zijn dus interessante inzichten waarop accountants- en administratiekantoren kunnen inspelen in hun rol als kameleon. Hiervoor zal Exact nieuwe diensten als Connect (nieuwe klanten vinden), Finance (het regelen van financieringen) en Share (kennisdelen binnen en buiten het eigen netwerk) lanceren.
Samenwerking als kracht
De kracht van een accountants- en administratiekantoor is en blijft de samenwerking met klanten. De technologische ontwikkelingen geven er een andere invulling aan. Technologie laat de kostprijs van het werk dalen. Denk aan een ‘real time digitale brievenbus voor factuurstromen’, real time banking, automatisch boeken en de virtuele assistent die werk uit handen neemt. Daarom ons advies om te werken met vaste prijzen (abonnementen). Uiteraard wel met de nodige upgrades en verschillende tarieven voor ondernemers die voldoen aan de volledigheid en tijdigheid en zij die in gebreke blijven. Een foutloze en actuele administratie is een goede basis voor nieuwe dienstverlening. Succesvolle kantoren in de toekomst blijven zich aanpassen. Door die wendbaarheid kunnen ze aantoonbaar hun cliënten op een hoger niveau brengen en houden.
‘Statement of direction’
Wat mag je als accountants- of administratiekantoor van Exact verwachten? Het statement van direction van Exact voorziet in de transitie van boekhoudpakket Exact Online naar een digitaal business platform. We begonnen in 2005 met online boekhoudsoftware. Vrij snel daarna kwam de geïntegreerde salarisadministratie gevolgd door Practice Management, een geïntegreerde softwarebundel voor kantoorautomatisering.
Nieuw in Exact Online voor Accountancy
Dit jaar komen er ook veel nieuwe functionaliteit beschikbaar. Behalve verbeteringen van bestaande functionaliteit, komt onder meer de workflow beschikbaar. Daarmee heb je als kantoor gedetailleerd inzage in de werkzaamheden, wie waarmee bezig is en wie verantwoordelijk is voor aanlevering van bepaalde informatie. Er komt ook een goedkeuringsmodule voor de het betaalbaar stellen van de inkoopfacturen. De adviesdashboards worden uitgebreid en het doorvoeren van correcties over meerdere administraties kan straks makkelijker.
Samenwerking
Exact zoekt voor een volledig portfolio bewust de samenwerking met leveranciers van oplossingen (App partners) die kantoren hun cliënten toegevoegde waarde bieden. Door onze oplossingen, integratie en optimale begeleiding, brengen we de branche naar een nog hoger niveau. Succesvolle accountants- en administratiekantoren in 2030 zijn agile. Door die wendbaarheid kunnen ze aantoonbaar hun cliënten nog beter ondersteunen.
Neem contact op met Exact via 0800 – 66 54 631, voor meer informatie en om te sparren over nieuwe kansen en onze accountancyplannen.
Martin van Vliet
Martin heeft al meer dan 25 jaar ervaring in de accountancymarkt en werkt sinds 2015 bij Exact. In de rol van Principal Product Marketing Accountancy legt hij verbinding tussen automatisering, branchepartijen, overheden, (app)partners binnen de accountancywereld. Martins ongetemde enthousiasme siert hem en hij staat altijd open voor dialoog! Volg Martin via @MartinvVliet op Twitter.
Geef een antwoord