Bloemen, bloembollen en planten, van oudsher een onderdeel van Holland’s trots en goed voor meer dan € 2 miljard omzet per jaar. Ondernemers brengen hun producten bijna dagelijks naar hun coöperatieve veiling. Dit levert veel financiële transacties op. Van Velzen accountants & adviseurs uit Warmond heeft vorig jaar het initiatief genomen om de daarbij behorende relatief complexe administratieve stromen opnieuw tegen het licht te houden en grotendeels te automatiseren, en met succes. Mariska Steenvoorden legt uit hoe.
Een producent of handelaar van bloemen, bloembollen en planten kan zijn producten verhandelen via de veiling: via de klok of via bemiddeling. De opbrengsten worden direct verminderd met specifieke kosten, emballage, BTW, enz. Reden voor Mariska Steenvoorden van Van Velzen accountants & adviseurs te Warmond om met Exact Online en InvoiceSharing aan tafel te gaan zitten om dit hele arbeidsintensieve traject grondig tegen het licht te houden.
Mariska Steenvoorden is geboren en getogen in Noordwijk en opgeleid tot bedrijfseconoom. Zij werkt inmiddels ruim 10 jaar voor Van Velzen accountants & adviseurs.
Binnen het kantoor is zij relatiebeheerder en houdt zij zich bezig met cloud accounting en procesinrichting. Het kantoor werkt inmiddels al ruim 10 jaar met Exact Online.
Wat is zo moeilijk aan een administratie in de agrarische sector?
‘Op het moment van kweken zit de waarde van het bedrijf in de grond. De opbrengsten komen pas veel later. Dat betekent dat een teler goed moet letten op zijn cashflow. Inzicht in het werkkapitaal is daarom erg belangrijk.’
Veel ondernemers sturen op wat zij noemt ‘gut feeling.’ Er is weinig behoefte aan administratie, maar in verband met werkkapitaal, financieringen en BTW-aangiften is het wel noodzakelijk. Dat moet zo efficiënt mogelijk gebeuren. Maar wanneer er per jaar minsten zo’n 40 tot 45 weken gehandeld wordt en er dan per week zo’n 7 tot 8 inkoop- c.q. verkoopfacturen afgehandeld moeten worden is dat veel werk. Tot op heden veel handmatig werk met het risico van typfouten en een administratie die niet up to date is.
7 of 8 facturen per week is toch niet zo veel?
‘Het gaat niet om eenvoudige facturen, zoals inhuur personeel, energie of de kosten van de bedrijfsauto. Daar kan een scanoplossingen of UBL uitkomst bieden. De dagelijks terugkerende veilingnota’s zijn complexer. Het zijn gemengde nota’s waarin zowel opbrengsten als kosten worden verantwoord, dat sluit een scanoplossing uit. Wij zijn gaan kijken naar de data die Royal FloraHolland levert. Royal FloraHolland is met 90% marktaandeel veruit de grootste veilingorganisatie in deze branche. Zij leveren data uit in een XML-bestand, dat helaas niet gelezen kan worden door een boekhoudpakket. De complexiteit van een veilingnota zit – zoals gezegd – in het feit dat kosten en opbrengsten, af te dragen en terug te vorderen BTW, verschillende BTW-percentages, emballagekosten en veilingkosten met elkaar verrekend worden. Bovendien kan op verschillende vestigingen geveild worden, en dat allemaal in één document.’
Verschillende partijen
‘Wij zijn eerst met Exact Online gaan praten: kunnen we de systemen met elkaar laten praten? Zij hebben ons in contact gebracht met InvoiceSharing. Gezamenlijk zijn we vervolgens gaan kijken naar de specifieke data in het XML-bestand. InvoiceSharing heeft hun systeem zo ingericht dat de informatie eruit wordt gehaald die wij nodig hebben voor een boeking. De boeking splitsten we uit in omzet, kosten, BTW af te dragen (hoog en laag), BTW te vorderen, ledenkapitaal, de betreffende vestiging. Kortom: alle posten die je op een factuur van de veiling kunt tegenkomen. Op basis van de productcode wordt hier de juiste grootboekrekening en btw-code aan gekoppeld. InvoiceSharing is een API-partner van Exact Online en zo kunnen boekingen dus automatisch worden ingelezen.’
Tijdigheid
‘Royal FloraHolland verstrekt dagelijks rond 15.00 uur de facturen van die dag. Deze worden afgevangen door InvoiceSharing. Vervolgens is de factuur binnen een minuut ingeboekt in Exact Online. Heel veel handwerk is daarmee in één keer overbodig geworden. Alle boekingen zijn nu geautomatiseerd en de administratie wordt real-time bijgewerkt.’
Gaat het nog wel eens fout?
‘Nee. We hebben een uitvalrekening ingebouwd. Een productcode die niet herkend wordt komt daar automatisch op terecht. Ook voor afrondingsverschillen is een oplossing ingebouwd. We hebben er ongeveer een jaar hieraan gewerkt. In de loop van 2016 is Royal FloraHolland volledig digitaal gaan uitleveren. We hebben met twee klanten de pilotfase doorlopen in het najaar van 2016, toen is het proces helemaal verfijnd. Vooral het splitsen van de BTW was een behoorlijke uitdaging. In december 2016 waren we tevreden en hebben we het product gelanceerd. Aanvankelijk rekende de veiling kosten voor de digitale uitlevering maar sinds januari 2017 is dit kosteloos en dat is ook mooi meegenomen!’
Wat levert het jullie op
‘Het levert klanten veel eerder inzicht op in hun financiële situatie en het scheelt hen uiteraard veel handmatig werk. We krijgen van klanten heel veel enthousiaste reacties. Dat is erg leuk, daar doen we het voor! Tevens is het een prachtig voorbeeld hoe we met drie partijen (red. Van Velzen accountants & adviseurs, InvoiceSharing en Exact Online) elkaar hebben versterkt en een mooi product hebben gemaakt voor de ondernemers in deze sector.’
Meer weten over Exact?
Meer over Exact Online voor Accountancy
Leuk traject! In 2002 was dit mijn eerste klus als ondernemer om dit als maatwerkoplossing te bouwen: de ASCII-output van VBA-facturen omzetten naar een journaalpost, eerst voor King en later gekoppeld aan SnelStart.
Zit zeker de nodige uitdaging in met uitsplitsing, maar de moeite waard.