Regelmatig afletteren is essentieel om je boekhouding up-to-date te houden. Op verzoek van veel klanten hebben we de mogelijkheden in Twinfield hiervoor uitgebreid. Vanaf heden is de factuurzoeker in de memoriaaldagboeken beschikbaar. In deze productblog ‘Optimaal Online: afletteren in Twinfield nu nog makkelijker’ lees je alles over afletteren en het gebruik van de nieuwe factuurzoeker.
Afletteren is cruciaal om je boekhouding te optimaliseren. Verstuur UBL-facturen direct vanuit Twinfield en gebruik Basecone dagelijks voor inkoopfacturen en bonnetjes. Zet een bankkoppeling aan of zorg voor dagelijks inlezen van bankafschriften en letter posten in elk geval wekelijks af. Zo heb je iedere week 80% van de transacties al netjes in de boekhouding zitten. Dat is de kern van ons thema ‘Optimaal Online’.
Tip
Uitzonderingen en analyses houd je altijd. Maar het is fijner om als accountant of adviseur 20 uitzonderingen te beoordelen dan 100 niet-gealloceerde posten na te moeten lopen. En als je naar 100 klanten kijkt, zijn er vast 20 met uitzonderlijke processen. Door ervoor te zorgen dat die andere 80 klanten optimaal online zijn, kun je je focus houden op de uitzonderingen.
Regelmatig afletteren voor actueel inzicht
Reageert een leverancier negatief op een bestelling die jouw ondernemer plaatst? Misschien komt dat door het betaalgedrag van de ondernemer. Of is een ondernemer terughoudend om de zoveelste bestelling van een laat betalende klant in behandeling te nemen? Dit kun je, omwille van de goede relatie, alleen ter sprake brengen als de openstaande postenlijst 100% betrouwbaar is.
Tip
Letter regelmatig boekingen af om openstaande postenlijsten betrouwbaar te houden. Zo heeft je eindklant altijd actueel en betrouwbaar inzicht in openstaande facturen van klanten en leveranciers. Daarmee help je je klant om beslissingen onderbouwd te nemen. Bovendien stelt een up-to-date administratie jouw klant in staat om de betaalfunctie in Twinfield te gebruiken. Zo hoeft hij gegevens niet dubbel in te voeren (met bijbehorende kans op fouten).
Afletteren in Twinfield
Afletteren is het ‘wegstrepen’ van betalingen en ontvangsten tegen openstaande facturen. De meest gangbare boekingsgang is dat een betaald of ontvangen bedrag op het bankafschrift verschijnt. Als je het volledige bedrag van één factuur betaalt of ontvangt, maakt Twinfield automatisch een afboeking voor je. Als je meerdere facturen betaalt of ontvangt, open je de factuurzoeker en selecteer je de facturen. Dezelfde werkwijze is ook mogelijk in kasboeken.
Nieuw: factuurzoeker in het memoriaal
Begin 2019 is de factuurzoeker ook in dagboeken van het type memoriaal (Memoriaal, Salarissen en Voorafgaande journaalposten) ingebouwd in Twinfield. Uit onze klantinspraaksessies kwam naar voren dat hier onder veel klanten behoefte aan is. Dankzij deze factuurzoeker is het nu veel makkelijker om verkoop- en inkoopfacturen af te boeken of te verrekenen in het memoriaal, net zoals in het bank- of kasboek. Het is niet langer nodig om factuurnummers op een papiertje te krabbelen of een tweede scherm te openen met openstaande posten. Je kunt vanaf nu direct selecteren en de openstaande posten lijsten opschonen. Ook kun je nu facturen afletteren tegen transacties die zijn aangemaakt in de memoriaal dagboeken (Memoriaal, Salarissen en Voorafgaande journaalposten).
Bovendien hoef je boekingen niet langer definitief te maken om ze te kunnen afboeken of verrekenen. Let op: dit is nu nog wel het geval als je de functie Afletteren gebruikt.
Wanneer gebruik je de functie Afletteren binnen Twinfield?
De functie Afletteren in Twinfield gebruik je om posten af te handelen die niet direct aan een betaling zijn gerelateerd. Denk bijvoorbeeld aan het opschonen van openstaande posten of het afhandelen van crediteringen, afboekingen, kleine bedragen of valutaverschillen. Vooral voor het afletteren in bulk is het overzicht via de Afletterfunctie zeer bruikbaar. Je werkt dan immers vanuit één totaaloverzicht waarin alle mutaties en posten netjes bij elkaar staan.
De functie kent verschillende ingangen: debiteuren (verkoopfacturen), crediteuren (inkoopfacturen), projectcodes en grootboekrekeningen. De grootboekrekeningen zijn doorgaans tussenrekeningen (die op ‘Afletterbaar’ zijn ingesteld). De functie toont nu nog alleen definitief gemaakte boekingen.
De belangrijkste voordelen van de functie ‘Afletteren’:
- eenvoudig afletteren van creditfacturen en memoriaalboekingen;
- eenvoudig afletteren bij kleine verschillen via een afboekingsrekening;
- eenvoudig automatisch afletteren via automatische herkenning van mutaties via de selectiefunctie in Twinfield.
Bekijk in deze video hoe je debiteurenposten kunt afletteren met de functie Afletteren:
Bron: https://blogs.taxnl.wolterskluwer.com/product/optimaal-online-afletteren-in-twinfield
Over Twinfield
Met Twinfield werken accountants, boekhouders en ondernemers slim en gemakkelijk online samen. Twinfield is de uitvinder van het online boekhouden in Europa en werkt 100% in de cloud. Werken met Twinfield is professioneel en veilig: Twinfield Boekhouden heeft zelfs het keurmerk Zeker-Online. Daarbij biedt Twinfield de mogelijkheid om je boekhouding te koppelen met vele andere pakketten. Twinfield is een onderdeel van Wolters Kluwer.
Wat ik mis bij de functie afletteren is om bijvoorbeeld de totaalpagina te kunnen selecteren. Als ik nu heel veel mutaties heb dan moet ik elke regel een voor een selecteren.
Beste Nordin, excuses voor de vertraging van dit antwoord. Het is een bewuste keuze om niet in 1 handeling alle potentiële posten op de pagina te kunnen selecteren.
Voor handige selecties heb je een button ‘Aut. selecteren’. Daar zit een aantal filters onder waardoor je specifieker posten kunt selecteren, om met elkaar af te letteren.
In de afletterfunctie kun je overigens het aantal ‘getoonde regels’ vergroten/verkleinen om meer/minder posten in beeld te krijgen.
Let op: ook als je maar 10 regels tegelijk wilt zien, zullen selecties (dus: suggesties welke posten je kunt afletteren) over pagina’s heen gelden.
Vriendelijke groet, Mark Harmsma