Alure Online en Twinfield Samenwerken zijn twee Wolters Kluwer oplossingen die jou als accountant of boekhouder helpen om je kantoor efficiënt aan te sturen. Vandaar dat we deze oplossingen ‘practice management’ oplossingen noemen. In dit blog lees je hoe beide oplossingen slim met elkaar samenwerken en welke voordelen dit biedt.
Laten we beginnen bij de medewerkers van je kantoor. Zij verrichten verschillende soorten werkzaamheden voor diverse klanten. Hetzelfde type werkzaamheden wil je natuurlijk gemakkelijk aan meerdere klanten kunnen aanbieden, maar wel op een eenduidige manier. Daarnaast wil je medewerkers efficiënt inplannen en controleren of de verschillende werkzaamheden tegen het juiste tarief worden gefactureerd. Tegelijkertijd wil je wellicht ook vrijheid in je facturatie, terwijl je wel het gevoel hebt de interne processen op orde te hebben.
Kracht van de combinatie
Het zal duidelijk zijn dat het planbord aan de muur hiervoor allang niet meer voldoet. Daarom is er nu de combinatie tussen Alure Online en Twinfield Samenwerken: deze pakketten zijn nu zodanig op elkaar aangesloten dat beiden elkaar optimaal aanvullen. We laten in onderstaand voorbeeld zien wat de kracht van deze combinatie is door middel van een dienst als ‘het verzorgen van de btw-aangifte’. Om deze dienst aan te bieden, moeten verschillende taken worden afgehandeld om tot het resultaat (de ingediende aangifte) te komen.
Een voorbeeld: de btw-aangifte
Taken die deel uitmaken van de dienst ‘verzorgen van de btw-aangifte’ zijn bijvoorbeeld: ervoor zorgen dat alle verkoopfacturen over de betreffende periode zijn vastgelegd en het controleren van de administratie over deze periode.
Taken voor de accountant én de ondernemer
Het vastleggen van alle verkoopfacturen is bij uitstek een taak die je als accountant bij de ondernemer moet neerleggen. Hij of zij heeft het beste inzicht in wat er afgelopen periode verkocht is. Het controleren van de administratie is daarentegen een taak die we juist bij de accountant neerleggen.
De ondernemer betrekken in je proces
Met de combinatie van Twinfield Samenwerken en Alure kun je vanaf nu de ondernemer in het proces betrekken en hem/haar de taak van de verkoopfacturen geven. Tot voor kort verschilde de manier waarop ondernemers worden herinnerd aan hun taak vaak nog per klant: de ene klant zweert bij Whatsapp, de andere is een verstokt e-mailer. Met de combinatie van Alure en Twinfield Samenwerken rekenen we af met:
- het overal vandaan plukken van documenten en berichten
- het op diverse – voor collega’s niet inzichtelijke – manieren van communiceren met klanten
- extra werk door typen en kopiëren van bijvoorbeeld documenten.
Transparant werken en meer inzicht
De ondernemer gebruikt de Twinfield Samenwerken ondernemersapp, en de accountant heeft een accountants-app. Beiden zien alle taken in het proces. De ondernemer gebruikt de app voor het delen van documenten, om vragen te stellen, zijn taken te zien met bijbehorende deadlines en voor het gereed melden van taken die zijn afgerond. De koppeling tussen Twinfield Samenwerken en Alure zorgt er voor dat de taken in Alure gereed worden gemeld. En als de ondernemer de deadline overschrijdt, is er bij hem en de klant een beter inzicht in het proces dat stokt. En voordat het stokt krijgt de klant en ondernemer een herinnering van de actie die moet worden uitgevoerd. Een neveneffect van deze transparante manier van taken verdelen, is dus dat de ondernemer beter inzicht en begrip krijgt welke werkzaamheden de accountant precies voor hem uitvoert. Dit inzicht is de basis voor een betere vertrouwensband.
Onderweg of op kantoor
Met de koppeling tussen Twinfield Samenwerken en Alure geven we concreet invulling aan de middellange termijn ontwikkelkalender (‘roadmap’) van Alure Online. De zeer rijke functionaliteit van Alure, die de gebruiker optimaal ondersteunt bij de kantoorwerkzaamheden, combineren we met de cloudoplossing Twinfield Samenwerken. Met deze integratie als basis kunnen we een onderscheid maken tussen taken die onderweg, met de klant of juist op kantoor worden uitgevoerd.
Waarom Alure en Twinfield Samenwerken combineren?
We gaven de meerwaarde hierboven al aan: het betrekken van je klant in het proces, het inzicht in elkaars taken en de transparante werkwijze vormen de basis voor een betere samenwerking met je klant. Deze betere samenwerking is een perfecte basis om je dienstverlening uit te breiden en meer advieswerkzaamheden aan te bieden.
Maar ook voor het eigen proces binnen je accountants- of administratiekantoor biedt de combinatie van Twinfield Samenwerken en Alure voordelen. De eenduidige werkwijze, de communicatie via nog maar 1 medium, en het vullen van dossiers vanuit 1 toepassing geven rust en tijdswinst. Ook is de communicatie veiliger, omdat je stopt met het e-mailen van vertrouwelijke documenten. Deze worden via de Samenwerken app aangeboden en automatisch als nieuwe documenten in Alure opgenomen. Als je met de ondernemer belangrijke informatie uitwisselt, bijvoorbeeld rondom financiële transacties, dan komt de chat automatisch in het klantdossier.
Welk systeem doet nu wat?
- Automatische taken gaan enerzijds via Alure en anderzijds via Samenwerken.
- Totaaloverzicht staat in Alure, aangezien taken die via Samenwerken automatisch doorgegeven worden ook automatisch in Alure worden toegevoegd.
- Details over wat de medewerker vandaag in welke volgorde moet afhandelen staan in Twinfield Samenwerken.
- Totaaloverzicht van werkzaamheden, planning van medewerkers, budget en monitoring daarvan gebeurt in Alure.
Geef een reactie