3 handige software features voor het verwerken van je facturen

Steeds meer accountants en administratiekantoren maken gebruik van factuurverwerkingssoftware. Het lijkt een kwestie van vraag en aanbod, want inmiddels zijn er tientallen aanbieders van zulke oplossingen. De keuze voor de juiste software wordt daarmee een enorme uitdaging. Om je te helpen, zetten wij 3 handige softwarekenmerken voor het verwerken van facturen op een rijtje.

1. Een hoge herkenningsgraad

Het zal je maar gebeuren. Je besluit met factuurverwerkingssoftware te werken en bent alsnog veel tijd kwijt aan het aanvullen van gegevens. Om dat te voorkomen, is het belangrijk te kijken naar de herkenningsgraad van de software.

De herkenningsgraad geeft aan in welke mate een systeem de gegevens op jouw facturen kan uitlezen en overnemen. Dit gebeurt vaak op basis van kunstmatige intelligentie. De kwaliteit van kunstmatige intelligentie is afhankelijk van de hoeveelheid input die het systeem heeft gekregen. Op basis van de input kan het systeem leren en is het steeds beter in staat je facturen te herkennen.

Je kan dus stellen: Hoe meer facturen door het systeem zijn verwerkt, des te hoger de mate van herkenning en des te minder jij handmatig hoeft in te voeren!

Check:

• Werkt de oplossing op basis van kunstmatige intelligentie?
• Wat is de herkenningsgraad van de oplossing?

2. Volledig kunnen automatiseren

Volledig automatiseren? Ja, het is inmiddels mogelijk facturen direct te boeken zonder deze onder ogen te zien. Het volledig automatiseren van factuurstromen bespaart veel tijd en geld. Spannend? Dat kan ik mij voorstellen. Het is nogal wat om je factuurverwerking volledig uit handen te geven aan een softwareoplossing.

Gelukkig is het mogelijk om volledige automatisering alleen toe te passen binnen bepaalde administraties en op basis van bepaalde criteria (bijv. leverancier en bedrag). Ideaal voor repeterende facturen!

Check:

• In welke mate kan ik mijn factuurstroom met de oplossing automatiseren?
• In hoeverre kan ik controle houden op de mate van automatisering?

3. Het instellen van autorisatieworkflows

Het is vast herkenbaar: Je hebt een factuur die geautoriseerd moet worden, print de factuur en laat hem achter bij degene die hem moet tekenen. Na een tijdje weet niemand meer of de factuur daadwerkelijk is getekend en begint het hele proces weer opnieuw. Hoe handig is het als dat proces in je software verwerkt zit en facturen alleen nog geboekt worden als zij het hele proces hebben doorlopen?

Goed nieuws, deze softwareoplossingen bestaan. Zo kan je aan bepaalde facturen autorisatieregels (workflows) toekennen op basis van: bedrag, crediteur, grootboekrekening, kostenplaats en project. Bijvoorbeeld: Als crediteur is X en het bedrag is hoger dan €1.000 dan moet Jan deze autoriseren. Vervolgens krijgt Jan een melding en blijft de factuur in het systeem “hangen” totdat hij hem daadwerkelijk heeft goedgekeurd.

Check:

• Is autorisatie als functie in de oplossing ingebouwd?
• Welke mogelijkheden heb je bij het inregelen van autorisatieworkflows?

Hoe dit er in de praktijk uit ziet? DizzyData laat het zien in een video met drie handige software features voor je factuurverwerking.