Hoe gaan accountantskantoren om met de coronacrisis? Wat betekent thuiswerken voor de werkprocessen en wat kun je voor klanten betekenen? Mark de Lat – partner bij Eshuis Accountants en Adviseurs – vertelt hoe ze dat doen bij het allround MKB-kantoor met vestigingen in Almelo, Enschede en Nijkerk.
Werken mensen bij jullie thuis op het moment?
‘Ja, praktisch iedereen werkt thuis. Toen het signaal van het advies over thuiswerken kwam hebben collega’s het kantoor opgezocht en zijn er wat auto’s volgepakt. We werken op kantoor overal met dubbele schermen. Hele werkplekken, inclusief bureaustoel, zijn zo’n beetje onder de arm gepakt en meegenomen. Want ook thuis moet je goed aan het werk kunnen blijven.’
En hoe gaat dat tot nu toe?
‘Ik vind het boven verwachting goed gaan. Het is wel wennen, vooral het contact met collega’s. Normaal wandel je eens bij een collega binnen en overleg je wat met een bak koffie erbij. Dat valt nu weg, maar ik zie dat we eigenlijk al heel snel de alternatieve communicatiemiddelen, de digitale overlegvormen met elkaar weten te vinden en weten toe te passen. Zowel intern als met klanten. Ik kijk zelf liever iemand in het gezicht en ga er naartoe, maar het is nu wat het is. En dan merk je dat je blijkbaar met z’n allen prima in staat bent om je snel ook weer een andere manier eigen te maken.’
Eshuis heeft een crisisteam opgesteld begrijp ik, wat doet zo’n team?
‘We hebben dat eigenlijk al heel snel en spontaan besloten. Omdat je gewoon weet dat er veel vragen op de mensen af gaan komen van klanten. En hoe ga je die vragen dan tackelen en wat voor type vragen zijn dat dan? Vanaf vorige week maandag hebben we afgesproken om met een aantal vakspecialisten – arbeids-juridisch, fiscaal, financieel en vaktechnisch – twee keer per dag te overleggen. Vorige week hebben we steeds om negen uur en om drie uur alle informatie die er was, aan kabinetsmaatregelen, via de branchevereniging of uit de pers bij elkaar gebracht. Om direct daarna de collega’s van informatie te voorzien via Q&A’s met antwoorden op de meest gestelde vragen. We hebben direct aan alle accountmanagers en relatiebeheerders gevraagd om actief contact te zoeken met klanten. Om te horen hoe het gaat, met de mensen en het bedrijf. Dat kon je natuurlijk deels al wel voorspellen: de horeca zit dicht. Maar direct persoonlijk contact zoeken vonden we belangrijk. Daar kwamen ook de eerste vragen uit en die kanaliseren we sinds afgelopen week binnen het crisisteam. Daarmee zijn we steeds in staat geweest om urgente vragen snel te beantwoorden en op die manier de informatievoorziening zo snel en eenduidig mogelijk te laten verlopen. Daarom zijn we ook met die Q&A’s gaan werken, om te voorkomen dat we met verschillende antwoorden komen. We merken nu na een week dat dat prima heeft uitgepakt.’
Er is een hoop onzekerheid, ook over de uitwerking van noodmaatregelen.
‘Nog steeds ja, maar dat hebben we allemaal. We hebben met elkaar vorige week ook afgesproken: het antwoord ‘weet ik niet’ is ook een antwoord.’
Maar jullie blijven dus wel heel actief contact onderhouden met de klant?
‘Ja, want een luisterend oor zijn is ook een belangrijke rol. We hebben heel bewust de route gekozen om eerst zo snel mogelijk de urgente vragen te beantwoorden, maar tegelijkertijd ook al met klanten na te denken over wat er morgen op je afkomt. We hebben bijvoorbeeld vorige week ook al heel snel een checklist liquiditeit en coronacrisis (pdf, red.) uitgebracht. Om daarmee ook een handvat te bieden voor het contact tussen klant en collega.’
Wat horen jullie van klanten over hoe ze ervoor staan?
‘Dat is heel wisselend, we hebben een redelijke dwarsdoorsnede van het MKB als klant. Een horecaondernemer heeft op dit moment natuurlijk heel andere vragen. Die heeft heel urgente vragen en wil weten wat er uit de noodmaatregelen komt en hoe uitstel van betaling kan worden aangevraagd. Maar helemaal aan de andere kant hebben we ook een vraag van een ondernemer die wordt gebeld door een relatie die de productie weer van China naar Nederland wil verplaatsen. Dat zijn wel bizarre verschillen.’
Wat betekent de coronacrisis voor jullie reguliere accountantswerkzaamheden?
‘Wat we vooral proberen te doen is om binnen de gegeven omstandigheden alles in het werk te stellen om het reguliere werk door te laten gaan. Verklaringen, rapportages, managementinformatie. Want naast de urgente dingen die je moet doen is er ook een dag van morgen.’
Is dat lastig? Als je het hebt over jaarrekeningen spelen er natuurlijk ook steeds vaker vragen rond de continuïteit.
‘Wat ik bij de collega’s vaktechniek zie is dat ze nu ook wel dagelijks een call hebben om samen te bekijken: wat doen we nu met standaarden? Daar worden we ook goed in ondersteund door SRA die met veel informatie komt. Over bijvoorbeeld de vraag wanneer je een voorbehoud maakt en wanneer niet. Er staat nergens dat we geen verklaringen meer mogen afgeven, er wordt alleen gezegd dat we goed moeten opletten. En daar heeft iedereen belang bij, zowel collega’s als de klant. Als ik één ding buitengewoon weet te waarderen aan mijn collega-accountants is dat ze een buitengewone rol in het maatschappelijk verkeer spelen en daar ook zorgvuldig mee willen omgaan. Dat is nu niet anders. Er zijn wel behoorlijk andere omstandigheden, waarin je anders moet schakelen dan we anderhalve week geleden deden. Maar we moeten allemaal gewoon ons werk blijven doen ten dienste van het maatschappelijk verkeer. Er zijn op het moment terecht hele andere vakgebieden waar de aandacht meer naar uitgaat. Wat ik wel fantastisch vind om te merken is dat collega’s letterlijk dag en nacht bezig zijn om datgene te blijven doen waarvoor ze er zijn. Deze tijd is bizar en bijzonder. Bizar vanwege de gezondheidssituatie in het land en het gevoel van ongemak en angst dat daarmee gepaard gaat. En ook bijzonder om te merken hoeveel daadkracht en energie ik om me heen ervaar. Van collega’s die met elkaar de klant behulpzaam zijn tot allerlei maatschappelijke initiatieven om mensen die het moeilijk hebben te ondersteunen.’
MH
Geef een reactie