Corona | Mogen de touwtjes voor accountants tijdelijk wat losser?

Bijzondere tijden verlangen soms dat er op goede gronden wordt afgeweken van de gewone, specifieke regels. Jan Thijs Drupsteen (hoofd vaktechniek NBA) verwoordde dit in zijn column in ‘accountant’ van 20 maart jl. heel treffend: “In dertien jaar standaarden schrijven heb ik me nooit afgevraagd ‘werkt dit ook als een virus de hele wereld plat legt?’.” Enige coulance is op dit moment welkom. En dan vooral bij de uitvoering van allerlei vrij nieuwe of incidentele opdrachten voor cliënten.

In de tekst van de NOW-regeling is expliciet opgenomen dat bij de definitieve opgave van de omzetdaling – ofwel de aanvraag tot vaststelling van de subsidie – een accountantsverklaring moet worden gevoegd. Momenteel is de NBA met de overheid in gesprek over de precieze invulling van die eis. Beneden een bepaalde omzetgrens zal een samenstellingsverklaring waarschijnlijk toereikend zijn. En bij nog kleinere subsidiebedragen (of voor ondernemingen met een heel kleine loonsom) zal – zoals het nu lijkt – helemaal geen accountantsverklaring worden geëist als het omzetverlies op een andere wijze voldoende aannemelijk kan worden gemaakt. (Wordt vervolgd!)

Desalniettemin zullen er de komende tijd waarschijnlijk diverse ‘briefjes van de accountant’ (of nog erger: verklaringen) gevraagd bij opgaven aan – of aanvragen bij – de overheid (fiscus, UWV, etc.) of financiers. Maar hoe zit dat dan? Luistert het nu allemaal niet meer zo precies? NBA Alert 42 meldt juist nog streng: ‘Wat er ook speelt, de Coronagebeurtenissen – hoe uitzonderlijk ook – maken niet dat de vereisten om voldoende en geschikte (controle)informatie te verkrijgen ter onderbouwing van de controle, samenstellings- of andere verklaringen, veranderen.’

Even iets minder kwaliteit?

De huidige situatie biedt geen vrijbrief om een tijdje minder kwaliteit te leveren. Wel ontstaat hierdoor de gelegenheid om soms even wat krapper door de bocht te gaan dan gebruikelijk, omdat er veel klanten in korte tijd geholpen moeten worden. Voor sommige situaties zijn de regels echter niet zo helder en voor sommige situaties lijken ze ook helemaal niet ontworpen te zijn. Het helpt echter niet om daar langdurig naar te gaan zitten staren. Kies de handelswijze die in jouw ogen lijkt te voldoen. Bijvoorbeeld bij vragen als: is dit nu een opdracht die ik moet uitvoeren conform COS 4400, 4410, of als overige opdracht? Of: hoe kritisch/scherp moet ik in dit geval kijken naar de informatie die cliënten mij hebben aangeleverd? Voor wat extra houvast volgen nu twee principes, die hierbij als richtlijn kunnen fungeren, inclusief toelichting.

Principe 1: wees eerder kort en bondig over bepaalde stappen/aspecten van de opdracht én de vastlegging daarvan – in plaats van deze helemaal over te slaan

Probeer een formaliteit eerder praktisch in te vullen dan helemaal te negeren. Dat geldt zowel voor de omvang en reikwijdte van je werkzaamheden als voor je dossiervorming/vastleggingen. Voorbeeld: gaat een opdrachtbevestiging van 3 pagina’s je te ver? Bewaar dan de e-mailcommunicatie met de opdrachtgever over de opdracht. Aan het begin moet je uiteraard wel exact vaststellen wat die minimale formaliteiten of werkstappen dan zijn. Voor veel non-assuranceopdrachten – zoals begeleiding bij het indienen van een bepaalde aanvraag – bestaan er geen standaardwerkprogramma’s. Je moet dan zelf een aanpak bepalen. Je komt een heel eind door een memo te volgen met de volgende opzet:

Opdracht*

Aard opdracht, wel of geen assurance, verantwoordelijkheden cliënt versus accountant, verspreidingskring (*Uitgaande van een bestaande cliënt, voor wie al eerder een Wwft-cliëntenonderzoek en risico-inventarisatie zijn afgerond en een bedrijfsverkenning is gemaakt.)  Zorg ervoor dat er over deze punten overeenstemming is met de opdrachtgever en eventuele specifieke gebruikers. Zie er daarbij op toe dat dit is gedocumenteerd (in een opdrachtbevestiging of op een andere manier).

Voorbereiding

Risico’s en overige bijzonderheden rond de cliënt en de opdracht, en de consequenties voor de werkzaamheden.

Uitvoering

Wat waren de belangrijkste aspecten, werkzaamheden en bevindingen/bijzonderheden en hoe zijn deze afgewerkt? Wees in je vastlegging met name duidelijk over wat er met de opdrachtgever is besproken ten aanzien van belangrijke aspecten.

Rapportage/afronding

In de rapportage wordt meestal ook weer even gerefereerd aan de voorwaarden rond de opdracht, zoals de aard van de opdracht, wel of geen assurance, verantwoordelijkheden van de cliënt versus de accountant, de verspreidingskring, etc. Let er verder op dat je de in te dienen opgave, aanvraag etc. eerst voor akkoord aan de cliënt voorlegt, voordat je hier zelf je handtekening onder of bij zet. Zeker bij het onderdeel rapportage (soms is dat gewoon een begeleidende brief) is het belangrijk dat deze zodanig is geformuleerd dat de gebruiker daarvan goed weet waar hij/zij aan toe is. Enkele aandachtspunten rond de rapportage worden hierna besproken.

Principe 2: wees in je rapportage c.q. verklaring zo feitelijk mogelijk

Natuurlijk vinden ontvangende partijen het handig om over een set informatie een bijbehorend oordeel van een accountant te krijgen. Deze partijen hebben echter vaak geen idee welke extra werkzaamheden en dossiervorming een assuranceverklaring met zich meebrengt. In de ideale situatie hechten derden voldoende meerwaarde aan (onder meer) je deskundigheid en objectieve houding, zonder een dure verklaring te eisen die officieel ‘zekerheid toevoegt’. Probeer daarom met alle partijen overeenstemming te krijgen over een non-assurance-opdracht.

Geen harde assuranceverklaring nodig

Niet alle verklaringen of ‘briefjes van de accountant’ bij opgaven aan diverse partijen/instanties zullen assuranceverklaringen hoeven te zijn. Bij sommige non-assurance-opdrachten kun je samenstellingsstandaard 4410 als uitgangspunt nemen, en een variant van de samenstellingsverklaring bij de jaarrekening hanteren. ‘Wij hebben u ondersteund bij het opstellen van…. en de bijbehorende toelichtingen en andere bijlagen …’ of iets van die strekking. Accountants kunnen vaak bijna de hele resterende standaardtekst van het NBA-model samenstellingsverklaring laten staan – op de verwijzing naar Titel 9 BW2 na. Is toepassing van COS 4410 (voor zover relevant) en het hanteren van een variant van een samenstellingsverklaring niet werkbaar of logisch? In die gevallen kun je soms uitwijken naar COS 4400 en de bijbehorende voorschriften rond opdrachtinhoud, werkzaamheden en rapportage (namelijk een ‘rapport van feitelijke bevindingen’).

Communiceer zo feitelijk mogelijk

Houd je communicatie, ook als COS 4400 niet geschikt is, in ieder geval zo feitelijk mogelijk. Vermeld concrete bevindingen en constateringen. Waak ervoor (zeker naar derden) om je eigen meningen of verwachtingen te benoemen. En probeer dat – als het even kan – zelfs te vermijden als de uitvragende instantie daar formeel wel om vraagt (!). Vaak is het verstandig om bij de betreffende opgave minimaal een alinea op te nemen met daarin bijvoorbeeld de tekst:

‘Wij hebben de inhoud van …. gebaseerd op de administratie van de cliënt en andere door de cliënt aangeleverde informatie. De cliënt is verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van deze informatie. Wij hebben geen controle- of beoordelingswerkzaamheden uitgevoerd die ons in staat stellen om een oordeel te geven of een conclusie te trekken met betrekking tot de getrouwheid van de … /de informatie.’ Of andere woorden van gelijke strekking.

Soms zul je er niet aan kunnen ontkomen om toch een verklaring met daarin een oordeel af te geven. In die gevallen heb je (als accountant) dus wel echt te maken met een assurance-verklaring, waarvoor bijkomende uitgebreide werkzaamheden en dossiervorming vereist zijn en waarbij ook specifieke eisen worden gesteld aan de organisatie c.q. het kwaliteitssysteem van je kantoor.

Pas toe en leg uit

Kies je in deze periode voor een meer praktische of anderzijds afwijkende aanpak van een opdracht dan gebruikelijk? Onderbouw dan vooral de keuzes die je hierin maakt. Dat geldt ook voor situaties waarin je de bestaande regelgeving op dit moment niet – of beperkt – van toepassing vindt. Twijfel je of je de juiste keuze maakt? Raadpleeg dan een collega, je serviceorganisatie of je compliance-officer en bespreek die twijfel. Leg de uitkomst van die bespreking(en) ook vast.

Zorg ook voor een duidelijke communicatie met opdrachtgevers of andere belanghebbenden (vaak is er een specifieke gebruiker) en documenteer dit. Soms is een ‘hink-stap-sprongoplossing’ qua werkzaamheden en/of rapportage prima, maar de consequenties en implicaties daarvan moeten voor de belanghebbenden wel duidelijk zijn. Je wilt achteraf tenslotte geen gedoe (over vaktechnische aspecten en/of over je nota!). Het is daarom raadzaam om bij twijfel over wensen en eisen van alle betrokkenen vooraf een en ander goed af te stemmen.

Freek Zandbergen AA is als adviseur verbonden aan Fiscount.

---