In 2010 startte Roel Hermans, na een periode als controller bij sierteeltbedrijven, zijn eigen administratiekantoor in het Limburgse Nederweert. Na tien jaar is Administratiekantoor Roel Hermans van eenpitter uitgegroeid tot een serviceverlener die met vergaande automatisering en een duidelijke prijsstelling klanten door het hele land weet te vinden en qua omzet volop groeit.
‘Ik zag in 2010 veel mogelijkheden in de markt’, vertelt Hermans. ‘Enerzijds kwam toen al de digitalisering opzetten, alhoewel nog in de kinderschoenen. Anderzijds was het ook een periode waarin grotere accountantskantoren veel kleinere accountantskantoren overnamen. Naar mijn mening was er toch wel ruimte voor kleinere administratiekantoren die kunnen concurreren met accountantskantoren. Zodoende ben ik in mijn eentje begonnen. Wel heb ik me toen aangesloten bij franchise-formule Cijfermeesters, waar we vijf jaar bij zijn gebleven. Vanuit Nederweert werken we nu met vijf à zes man en hebben we een half miljoen euro omzet.’
Digitalisering
Die groei was vooral mogelijk door jarenlang in te zetten op digitalisering, verklaart Hermans zijn succes. Daarvoor kreeg hij ook erkenning met nominaties in 2018 en 2019 voor de Exact Cloud Awards. ‘We zijn vier jaar geleden met Exact gaan werken, daarvoor gebruikten we Twinfield. De extra modules in Exact trokken ons aan. En met Basecone werkten we al in combinatie met Twinfield. Daar waren we heel tevreden over en dat zijn we eigenlijk nog steeds.’ Van de grote groep klanten die de administratie aanlevert doet 95 procent dat digitaal. Hermans: ‘Daar hebben we ongeveer drie jaar geleden ook onze policy van gemaakt: nieuwe klanten moeten gewoon digitaal aanleveren. We hebben nog wel eens wat oudere klanten bij ons uit de buurt die gewoon wat komen afgeven. Dan leggen we het bij ons onder de scanner, want uiteindelijk gaat alles bij ons door één straat. Dat maakt het efficiënt.’
Vaste prijsstelling
De dienstverlening van zijn administratiekantoor houdt in dat al het repeterende werk (administratie, jaarrekeningen en aangiftes) via een jaarprijs wordt aangeboden, vertelt Hermans. Naast automatisering is ook die transparante prijsstelling een speerpunt (de prijzen staan voor een groot deel op de website). Die jaarprijs wordt in maandtermijnen in rekening gebracht, een soort maandabonnement dus. De overige dienstverlening gaat tegen uurtarief. ‘Door die manier van werken zijn we zelf ook supergemotiveerd om elk jaar weer stappen te zetten in de automatisering. Want als je je terugkerende werkzaamheden steeds efficiënter kunt uitvoeren, is dat natuurlijk voor jezelf een groot voordeel. Als je al die werkzaamheden ook tegen uurtarief zou factureren, motiveert dat niet om efficiënter te gaan werken.’
Groei in omzet en in regio
Die strategie werpt vruchten af, constateert Hermans. ‘In 2018 zijn we 30 procent gegroeid, in 2019 ook en dit jaar koersen we af op een omzetgroei van 20 procent. Dat zijn grote groeipercentages. En het leuke is dat de adviesomzet de laatste twee jaar met veertig procent is gestegen. Dat is ook ons doel: door automatisering willen we tijd vrijmaken en die vrijgekomen tijd gebruiken om advies te verkopen.’ De automatisering zorgt er ook voor dat de klantenkring zich geografisch flink heeft uitgebreid. ‘We zijn een regionaal kantoor met een landelijk bereik en zitten echt door het hele land. We hebben naast de eigen regio ook klanten in Amsterdam en Groningen. Daaraan zie je dat digitalisering je als kantoor ook grote kansen biedt, waardoor je veel breder actief kunt zijn.’
Groei door vestigingen op meerdere locaties – waaraan hij eerder nog wel eens dacht – hoeft daarom van Hermans ook niet meer. ‘Als we niet zo flink waren gedigitaliseerd, hadden we minder makkelijk klanten in de wijdere regio kunnen bedienen. Dat zijn natuurlijk automatisch klanten die digitaal werken, daar hoef je ze niet voor te motiveren. Een klant uit Amsterdam snapt wel dat hij bij een Limburgs administratiekantoor digitaal moet aanleveren.’
Noodzaak
De huidige periode wijst volgens Hermans uit dat je als accountants- of administratiekantoor ook niet meer zonder vergaande automatiseringsslag kunt. ‘Ik heb altijd geroepen dat kantoren die die slag niet maken – en daarvan zijn er nog genoeg – de eerstvolgende crisis niet gaan overleven. Ook maakt de coronacrisis nu heel erg duidelijk hoe belangrijk automatisering is. We halen zelf ook nu nog iedere week nieuwe klanten binnen. Ik hoop niet dat de huidige periode uitwijst dat sommige kantoren daarmee al te laat zijn, want er gaat natuurlijk wel wat tijd in zitten. Je moet ook je medewerkers en klanten motiveren. Wat dat betreft hadden we een voorsprong door in 2010 te beginnen met niks, we hebben niemand overgenomen. Daardoor zijn we vrij snel in die moderne manier van werken gerold. We hebben vooral jonge gasten op kantoor die ook graag die stappen zetten. En nieuwe klanten zijn vaak makkelijker te motiveren om digitaal te gaan aanleveren dan wanneer iemand al twintig jaar bij je komt en al twintig jaar op papier aanlevert. Dat is gewoon moeilijker.’
Deze bijdrage is ook opgenomen in het ICT & Kantoortijdschrift. Klik hier voor de online versie van het tijdschrift.
Meer weten over ICT & Kantoor? Op het ICT & Kantoorcongres op dinsdag 8 september 2020 gaan we in op jouw type kantoor, de rollen die daarbij horen en hoe je die kunt invullen.
Geef een reactie