Accountants hebben het heel druk, dat klopt. Tijd om te investeren in automatisering is er niet. Of moet je eigenlijk gewoon tijd maken? De overstap naar een toekomstbestendig systeem voor urenregistratie, facturatie en planning zorgt inderdaad even voor extra druk. Maar daarna ga je eindelijk tijd besparen. En dat is die tijdelijke extra stress dubbel en dwars waard. Deze drie accountants zaten in hetzelfde schuitje en investeerden juist daarom in automatisering.
Omslachtige processen
Accountants hebben het druk en dat is maar goed ook! Maar soms ben je ook veel tijd kwijt aan omslachtige processen en onnodig werk. Dat kan Machiel Roos, teammanager Finance & IT bij Lansigt beamen. Daar rolden elke maand op drie locaties stapels conceptfacturen uit de printer. Die werden met de hand gecheckt om daarna definitief gemaakt te worden door de afdeling facturatie- en debiteurenbeheer. Veel werk.
Kostbare tijd
Ook deFinanseurs weten wat rompslomp is. Behalve dat hun boekhouding bevuild was met oude klanten, werkten ze ook nog eens met twee aparte programma’s; één voor de urenregistratie en één voor de facturatie. Dat zorgde ervoor dat ze een dag per maand kwijt waren aan factureren. Kostbare tijd die veel beter kan worden ingezet.
Minder grip op planning en capaciteit
Guus de Vink, directeur sales en marketing bij Datapas, zag vergelijkbare problemen. De uren werden niet goed geschreven, het duurde lang voordat facturen konden worden verstuurd en het bedrijf verloor langzaam de grip op de planning en capaciteit. Dat hoort een beetje bij organisaties die snel groeien, maar ideaal is het niet.
Intensief traject
Natuurlijk maak je je zorgen over de tijd die de medewerkers in de implementatie moeten steken, dat begrijpen we. De overstap naar een nieuw pakket voor urenregistratie, facturatie en planning is best een intensief traject. Maar als je vervolgens kunt tijdschrijven zonder fouten, volledig gedigitaliseerd kunt factureren en beschikt over heldere rapportages, verdien je die tijd razendsnel weer terug.
Fris begin van 2023
Veerle Wijers, coach en HR Finanseur bij deFinanseurs, adviseert collega-accountantskantoren om voor het begin van het jaar over te stappen: ‘Zo heb je in het nieuwe jaar alles overzichtelijk in één programma bij elkaar.’ Wil je ook nog live op 1 januari 2023? Profiteer dan van het denkwerk van andere kantoren om tot een goede inrichting te komen. Met deze vijf tips is de kans groot dat ook jij snel live kunt gaan. Op die manier hou je meer tijd over en kun je direct na het einde van de maand je facturen versturen.
Nieuwsgierig?
Overweeg je nieuwe software voor urenregistratie, facturatie, planning of projectmanagement? Zorg dan voor een goed begin van het keuzeproces. Met een gedegen pakketselectievragenlijst – een zogenaamde RFI – wordt in ieder geval de selectie een stuk makkelijker. Wij helpen je op weg met deze pakketselectie. Wil je gewoon eens verder praten? Neem dan gerust contact met ons op, we helpen je graag op weg.
Geef een reactie