De huidige gezondheidscrisis dwingt kantoren werkzaamheden anders te organiseren. Kantoren die voor deze crisis al procesmatig werkten en digitale transformatie omarmden, zijn dan ook beter in staat te anticiperen op dit soort (radicale) ontwikkelingen. Een van deze kantoren is BDO. Richard van der Pool en Alexander Leppink nemen ons mee voor een kijkje achter de schermen.
Geld verdienen met commodities
Volgens sommigen zijn commodities niet waar de toekomst van de accountant zou moeten liggen. Bij BDO denken ze daar genuanceerder over. Hun stelling is: accountingprocessen binnen ondernemingen kunnen wij doorgaans beter en efficiënter organiseren dan de ondernemer zelf. Dat maakt deze accountingprocessen nadrukkelijk onderdeel van het businessmodel van het accountantskantoor.
Het begint met een aantal basics: alles in de cloud, zowel de administratie van de ondernemer als die van het kantoor. Zo veel mogelijk geautomatiseerd boekhouden, maar dan wel op maat van de cliënt, de ondernemer. Het grootschalig verwerken en ordenen van administratieve gegevens van ondernemingen werkt immers sneller en effectiever. De voorbeelden liggen voor het oprapen.
BDO voert de administraties van een flink aantal franchiseondernemers. Daarbij gaat het niet alleen om retail, maar ook om horeca, zorg en dienstverlening.
Samenwerking met de ondernemer
‘De onderneming/ondernemer moet doen waar hij goed in is’, zo begint Alexander Leppink zijn verhaal. ‘Je moet altijd kijken naar de primaire processen binnen een onderneming. De primaire processen worden altijd door en binnen de onderneming aangestuurd en vastgelegd in operationele systemen. In retail begint dat bij in- en verkoop van goederen, gewerkte uren van medewerkers. Bij een dienstverlener zijn projectadministraties, voortgang en urenbewaking van groot belang. Bij een industriële onderneming gaat het om productieprocessen, inzet machines, kwaliteitsbewaking, voorraden enzovoort. Dat moet binnen de onderneming worden vastgelegd en bewaakt.‘
Alexander Leppink schetst een aantal keuzes die een ondernemer kan maken en waar een accountantskantoor wel of niet kan/wil inspringen. Hij onderscheidt er drie:
- De ondernemer doet alles zelf. Hij houdt daarvoor eigen fte’s aan. Dit betekent vrijwel altijd veel handmatig werk en kost relatief veel tijd en energie. Er is dan nauwelijks sprake van een adviesrol voor de accountant.
- Co-sourcen. Samen met de accountant. De accountant kan expertise aanvullen. Een nadeel is dat administratie en gegevens vaak niet zijn gecentreerd en er mogelijk doublures ontstaan in werkzaamheden.
- Outsourcen. De accountant neemt de administratie over. Dit bespaart de ondernemer veel tijd. Alles moet en kan digitaal. Processen worden verregaand gestandaardiseerd en geautomatiseerd en de informatie wordt inzichtelijk gepresenteerd. De adviseur kijkt en denkt proactief mee.
‘Dit doe je wel op maat van de onderneming’, voegt Alexander hier meteen aan toe.
Alexander Leppink (l) en Richard van der Pool (r)Primaire processen van de onderneming zijn het startpunt
Richard van der Pool geeft als voorbeeld een uitzendorganisatie: de inzet van mensen, de urenregistratie en bijbehorende verloningen worden intern uitgevoerd. Daarna komt het grootboek, de interne verrekeningen, de resultaatbepalingen, seizoensinterpretaties, betrouwbare bedrijfseconomische analyses, enzovoort. Dat is de fase waarin BDO voor zichzelf een rol ziet en vindt. Primaire processen van de onderneming zijn het startpunt en als de administratieve gegevens daadwerkelijk het grootboek ingaan, neemt BDO deze beslommeringen van de ondernemer over. Strak organiseren en automatiseren staan daarbij voorop.
Datagedreven
‘Als accountantskantoor moet je de juiste infrastructuur hebben om deze massa gegevens dagelijks te kunnen verwerken. Online boekhoudpakketten zijn een startpunt. Maar‘om aan de rol van boekhouder te kunnen ontstijgen is de “next step” nodig’, zo stelt Alexander Leppink. Het is daarbij essentieel optimaal gebruik te maken van data. Om inzicht te creëren zijn de data uit meerdere bronsystemen benodigd. Hiertoe heeft BDO jaren geleden haar eigen dataplatform opgezet.
De data uit verschillende bronsystemen, ongeacht of dit nu uit Exact, Twinfield, Loket of andere software komt, komen hierin samen en worden daarbij gestandaardiseerd op basis van een ‘BDO taxonomie’. Deze data vormen de basis voor alle rapportages. Dit varieert van stuurinformatie voor de ondernemer tot en met de SBR-jaarrekening en rapportages voor uitvragende partijen. Deze aanpak biedt veel voordelen. Denk hierbij aan cijferanalyses die volledig worden uitgevoerd door algoritmes en overkoepelende inzichten die kunnen worden gebruikt bij proactieve advisering aan ondernemers.
Op maat van de onderneming
Een voordeel is dat niet alleen de reguliere compliancetrajecten snel en eenvoudig kunnen worden uitgevoerd. De werkwijze zorgt er ook voor dat er gedetailleerd, op vrijwel iedere maat van de onderneming, inzicht en analyse kunnen worden geboden voor allerlei bedrijfseconomische issues. Het verzorgen van aangiften btw, VpB en IB wordt hiermee veel eenvoudiger. Maar er is veel meer beschikbaar. De hoeveelheid data maakt ook bedrijfsvergelijkingen een stuk eenvoudiger. En, zo stelt Alexander: ‘Vroeger leverde je als accountant één keer per jaar betrouwbare informatie. Vervolgens kwamen kwartaal- of maandrapportages beschikbaar, nu kun je op ieder moment betrouwbare informatie bieden.’
De analyses gaan ver. Bij een franchiseketen ligt een en ander voor de hand. Hoe doet de ene vestiging het vergeleken met een andere? Welke goederen/diensten scoren waar het best? Maar er kan ook verder worden ingezoomd. Op artikelgroep, medewerker, maar ook bijvoorbeeld op de eventuele discrepantie bij dienstverleners tussen geprognotiseerde uren en gemaakte uren. Welke seizoenspatronen zijn van toepassing op de onderneming? Hoe maak je die snel inzichtelijk? Uiteindelijk is het resultaat dat inzicht kan worden geleverd op alle niveaus binnen een onderneming.
Anticiperen op de huidige gezondheidscrisis
Deze werkwijze stelt het kantoor juist nu in staat snel te anticiperen op de huidige ontwikkelingen. In het kader van steunregelingen voor ondernemers als gevolg van de coronacrisis kunnen ondernemers bij de overheid financiële ondersteuning aanvragen gebaseerd op de seizoensgebonden omzetpatronen die gelden voor een specifieke onderneming. Informatie die binnen de BDO-systemen met één druk op de knop direct beschikbaar is.
Digitale transformatie
Een datagedreven organisatie worden is niet alleen een kwestie van ICT. Belangrijke factoren voor succes zijn heldere strategische doelen en bemensing, medewerkers en klanten meenemen in de verandering. De afgelopen jaren is er dan ook veel aandacht besteed aan verandermanagement. BDO heeft haar mensen binnen de MKB-praktijk een keuze geboden.
Leppink: ‘We hebben ze gevraagd wat ze zelf willen. Wil je die vaktechnische specialist zijn die goed is in het maken van gedetailleerde en diepgravende analyses en het optimaal laten verlopen van processen? Of wil je de man/vrouw zijn die het gesprek aangaat met de ondernemer over zijn resultaten en wensen? Beide soorten medewerkers heb je binnen je kantoor keihard nodig.’ BDO scheert dus niet al haar medewerkers over één kam. ‘Je moet goed kijken naar wat je binnen een team nodig hebt en je niet eenzijdig focussen op heel specifieke vaardigheden. Je moet zorgen voor teams met diversiteit in persoonlijke kwaliteiten!’
Deze bijdrage is ook opgenomen in het ICT & Kantoortijdschrift. Klik hier voor de online versie van het tijdschrift.
Meer weten over ICT & Kantoor? Op het ICT & Kantoorcongres op dinsdag 8 september 2020 gaan we in op jouw type kantoor, de rollen die daarbij horen en hoe je die kunt invullen.
Geef een reactie