De werkkostenregeling (WKR): wat zijn precies de regels?

De werkkostenregeling (WKR). Het is sinds 1 januari 2015 verplicht voor alle werkgevers, maar het blijft een lastig onderwerp. Wat zijn precies de regels?

Welke vergoedingen en verstrekkingen zijn belast en welke onbelast? Wat doe je met personeelsfeestjes, cursussen, reiskosten, parkeerbonnen of een zakelijke lunch? Het is een behoorlijke klus om dit allemaal op de juiste manier te administreren. Wij leggen je in deze blog uit welke regels er zijn, welke kosten wel en niet belast zijn en hoe je dit het beste kunt administreren.

Wat houdt de werkkostenregeling (WKR) in?

In beginsel is alles wat je als werkgever aan een werknemer verstrekt of vergoedt loon. Maar gelukkig is er besloten dat niet alle vergoedingen, verstrekkingen en voorzieningen voor je werknemer worden belast. Onder de WKR verstaan we dat je maximaal 1,7 procent van de fiscale loonsom tot en met €400.000 plus 1,18 procent van het restant van die loonsom mag besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor je werknemers. Dit is de zogenoemde ‘vrije ruimte’. Hier betaal je dus geen loonbelasting over. Over alles wat je daarboven vergoedt, betaal je een eindheffing van 80 procent. Maar gaan alle vergoedingen en verstrekkingen ten koste van de vrije ruimte? Nee, er zijn nog andere mogelijkheden. Als je als werkgever iets aan je werknemer vergoedt, zijn er vijf mogelijkheden. De vergoeding wordt gezien als:

1. Intermediaire kosten;
2. Een gerichte vrijstelling;
3. Nihilwaardering;
4. Kosten binnen de vrije ruimte (binnen 1,7 procent van de fiscale loonsom tot en met €400.000 plus 1,18 procent van het restant van die loonsom );
5. Kosten buiten de vrije ruimte (buiten 1,7 procent van de fiscale loonsom tot en met €400.000 plus 1,18 procent van het restant van die loonsom ).

Vanwege de coronacrisis zijn er de afgelopen jaren diverse wijzigingen in de werkkostenregeling geweest. In onderstaande update lees je wat er voor de jaren 2020 en 2021 was aangepast en welke regels er nu gelden voor 2022. Daarna leggen we de basisregels uit de werkkostenregeling verder uit.

Update coronamaatregelen

Aanpassingen in de vrije ruimte

Als gevolg van de coronacrisis werd de vrije ruimte in de werkkostenregeling voor 2020 en 2021 tijdelijk aangepast en verhoogd van 1,7 procent naar 3 procent voor de eerste €400.000 van de loonsom per werkgever. Voor 2022 zijn er geen aanpassingen aangevraagd. Dit betekent dat de vrije ruimte voor 2022 weer wordt teruggebracht naar 1,7 procent. Wel komt er een gericht vrijgestelde thuiswerkvergoeding van maximaal 2 euro per dag.

Gericht vrijgestelde thuiswerkvergoeding per 1 januari 2022

Thuiswerken en hybride werken? Dat blijven we ook dit jaar vaak doen. Om dit ook fiscaal goed te regelen, kunnen werkgevers vanaf 1 januari een onbelaste thuiswerkvergoeding bieden van maximaal 2 euro per dag. Deze vergoeding is bedoeld om kosten te compenseren die worden gemaakt tijdens het thuiswerken. Denk hierbij aan: water- en elektriciteitsverbruik, verwarming, koffie, thee en toiletpapier.

Onbelaste reiskostenvergoeding blijft bestaan, maar let op:

Ondanks het vele thuiswerken, blijft de onbelaste reiskostenvergoeding gewoon voortbestaan. Met de komst van het hybride werken, moet er hierbij wel gekozen worden of er een onbelaste thuiswerkvergoeding óf een reiskostenvergoeding wordt betaald per werkdag. Een oplossing is om samen een standaard aantal vaste kantoor- of thuiswerkdagen te kiezen. Bij incidentele wijzigingen hoeft er niets doorgegeven te worden, maar werkt een medewerker structureel vaker op kantoor of juist thuis? Dan is een wijziging op zijn plaats. Is er sprake van reiskostenvergoeding naar een ander adres dan kantoor? Dan mag je deze op dezelfde dag wel combineren met de thuiswerkvergoeding.

Om aan te denken: opnieuw instellen van vaste onkostenvergoeding

Voor het doorbetalen van andere vaste onkosten was de goedkeuring vanaf 1 januari 2021 vervallen. Deze heb je waarschijnlijk dus stopgezet of aangepast. Door onderzoek te doen naar de reële kosten die werknemers moeten betalen, kun je opnieuw een passende vergoeding instellen die hier rekening mee houdt. Zo blijven de kosten overzichtelijk en behoudt je tevreden medewerkers.

Weten wat de precieze regels per soort vergoeding zijn? Lees hier verder.