Hoe ziet die online werkplek voor accountants er nu eigenlijk uit en uit welke onderdelen bestaat deze? Op basis van onze jarenlange ervaring en nauwe samenwerking met tientallen accountantskantoren hebben we een complete werkplek voor accountants samengesteld. Hierin zijn alle aspecten opgenomen waar het moderne accountantskantoor om vraagt.
De specifieke invulling van elk onderdeel ligt niet vast: er zijn voor elk aspect diverse leveranciers op de markt die hieraan invulling kunnen geven. Ga eens na: welke onderdelen mis jij nog in je werkplek?
Klantgerichte applicaties
Of het nu gaat om Exact, Wolters Kluwer, Visma, AFAS of een van de andere oplossingen: de Cloud-oplossing van de beste leveranciers zijn natuurlijk een belangrijk onderdeel van de werkplek.
Tip! Maak je nu nog gebruik van een on premise-oplossing? Stap dan niet straks klakkeloos over op de eventuele Cloud-oplossing van dezelfde aanbieder. Kijk opnieuw naar hoe je wil werken en welke oplossing daarbij past!
Interne applicaties
Natuurlijk mag je ook niet de interne applicaties vergeten. Dan denk je automatisch aan een goed CRM van bijvoorbeeld AFAS of Simplicate, maar kijk ook eens naar een slimme urenregistratietool zoals ClockAssist. De totale online werkplek zorgt ervoor dat medewerkers zo snel en goed mogelijk hun werk kunnen doen.
Intranet
Communicatie met collega’s is cruciaal voor een goedlopend proces, vooral als iedereen vanaf een andere locatie werkt. Jouw intranet, bijvoorbeeld in Sharepoint, is een verzameling van bijvoorbeeld werkinstructies, interne nieuwsupdates, nieuwsbrieven en organisatorische handleidingen.
Rechttoe rechtaan: e-mail is een belangrijk onderdeel van de online werkplek. De provider is hierin niet het enige aandachtspunt, ook de beveiliging rondom e-mail is cruciaal. Denk bijvoorbeeld aan oplossingen zoals SecuMailer, die voorkomen dat je persoonsgevoelige informatie ongemerkt deelt per e-mail.
Dashboarding
In het moderne accountantskantoor is veel data voorhanden. Dit krijgt echter pas waarde als het aan elkaar gekoppeld wordt en toegankelijk wordt gemaakt via slimme dashboards. Hierbij kun je gebruik maken van oplossingen zoals PowerBI, Silverfin of Visionplanner. Een onmisbaar onderdeel van de werkplek voor de moderne, adviserende accountant.
Security
Deze hoeven we niet uit te leggen: diverse security-maatregelen mogen niet ontbreken in jouw online werkplek. Of het nu gaat om mobile device management met behulp van bijvoorbeeld Microsoft Intune of een algehele security-oplossing zoals Proofpoint: er zijn diverse maatregelen die standaard onderdeel moeten zijn de werkplek voor accountants. Een simpele virusscanner is écht niet meer voldoende.
Adoptie
Pas als collega’s echt snappen hoe oplossingen werken, dan ga je profiteren van de voordelen hiervan en voorkom je beveiligingsrisico’s. Je kunt hiervoor gebruik maken van een tool als Workplacebuddy, een soort online assistent waaraan gebruikers vragen kunnen stellen en die tips geeft op basis van data. Ook is het belangrijk dat je voldoende training en documentatie biedt aan collega’s bij het gebruik van de online werkplek.
Devices
Hartstikke leuk om alles online geregeld te hebben; zonder devices kun je alsnog niet aan de slag. De online werkplek vraagt om laptops, telefoons en tablets die op afstand beheerd worden, goed beveiligd zijn en voldoende rekenkracht bezitten.
Single Sign on
Met het grote aantal applicaties in de online werkplek is er een nieuwe uitdaging: het onthouden en constant invoeren van verschillende gebruikersnamen en wachtwoorden. Met oplossingen zoals SecureLogin of Workspace 365 loggen medewerkers één keer in op hun account, waarna ze middels Single Sign-On direct toegang hebben tot de programma’s waartoe ze gemachtigd zijn
Telefonie en netwerken
Zonder internet geen online werkplek, dus dit mag niet ontbreken. Voor telefonie zijn er natuurlijk ook talloze oplossingen, waarbij Microsoft Teams in de moderne werkplek een hoofdrol gaat spelen. Dit wordt volledig geïntegreerd met alle andere communicatiekanalen, waardoor je altijd communiceert via één centraal platform.
De lijm: een ICT-partner
Er gaat pas synergie ontstaan als alles goed op elkaar is afgestemd, geïntegreerd, beveiligd en onderhouden. Dat is waar een ICT-partner als lijm optreedt tussen de werkplek en de verschillende onderdelen daarvan.
Wil je meer weten over de online werkplek en de routekaart hiernaartoe? Download ons gratis e-book!
Bron: Checklist: de totale online werkplek van accountants (arcusit.nl)
Ik mis mijn blokfluit.