‘Altijd de actuele bedrijfscijfers paraat: dat geeft rust’
Tijdwinst en altijd alle cijfers binnen handbereik. Het zijn de grote voordelen van e-Boekhouden.nl volgens twee financiële dienstverleners die overstapten op dit het online boekhoudpakket. ‘De btw-maanden zijn een stuk minder druk.’ Ook de klant is enthousiast: hij kan elk moment zien hoe de zaken ervoor staan.
CS Accountancy zit in hartje Rotterdam, bedient zo’n driehonderd klanten en telt acht medewerkers. Sandra Ponte en Christan Rijsdijk namen het kantoor, dat toen nog een administratiekantoor was en tot een landelijke franchiseorganisatie behoorde, over in 2020. Ze waren eerder collega’s bij een beursgenoteerd bedrijf in de industriële automatisering. Christan was hier intern accountant, Sandra werkte als marketing communicatie-consultant. Zakelijk was er zo’n goede klik, dat ze in 2016 besloten om – naast hun reguliere baan – ondernemers te ondersteunen bij de boekhouding en marketing- en communicatieprojecten. Toen de kans zich voordeed om een eigen kantoor te beginnen, grepen ze die. CS Accountancy richt zich sindsdien op accountancy en financieel management, maar geeft ook advies op het gebied van corporate finance, fiscale aangelegenheden en marketingcommunicatie.
Lappendeken van software
Bij de start van CS Accountancy haalde het duo flink de bezem door de software-portefeuille. ‘Het was een lappendeken van pakketten, die ook nog eens ‘server-based’ waren’, zegt Christan. ‘We kozen voor meer eigentijdse software ‘in the cloud’. Dat de keuze onder meer op e-Boekhouden.nl viel, lag voor de hand: de ondernemers werkten er zelf al jaren mee. ‘Het is één van de weinige goede, gebruiksvriendelijke online boekhoudpakketten voor kleine tot middelgrote mkb-klanten’, vindt Christan.’
e-Boekhouden.nl past ook binnen de strategie van CS Accountancy. Het kantoor wilt toe naar een dienstverlening waarbij het klanten real-time inzicht kan geven in de bedrijfscijfers. Sandra: ‘Zo ziet de ondernemer altijd hoe de business ervoor staat.’ Ook voor het accountants- en advieskantoor is het prettig bovenop de cijfers te zitten. ‘Bij onverwachte situaties kunnen we sneller schakelen’, legt Christan uit. ‘Een klant die ad hoc gegevens nodig heeft voor bijvoorbeeld een hypotheekaanvraag, kunnen we dankzij e-Boekhouden.nl eenvoudig helpen. Voorheen moesten we alles laten vallen, omdat het een tijdrovend klusje was om de juiste cijfers uit de verschillende systemen te trekken. Dat het kantoor dankzij e-Boekhouden.nl alle gegevens altijd en overal binnen handbereik heeft, geeft vooral rust. ‘Tijdens de btw-maanden zijn de pieken al minder groot. De druk zal verder afnemen als we in de toekomst nog intensiever met onze klanten online zullen samenwerken.’, aldus Christan.
Korte lijntjes
CS Accountancy zette bestaande klanten – na een toelichting – standaard over op e-Boekhouden.nl. Sandra: ’Een enkele klant hield hardnekkig vast aan zijn papieren administratie. Maar ook deze ondernemer is overtuigd sinds hij zich realiseert dat alle cijfers op één plek staan en hij deze altijd en overal kan inzien. Zelfs op het terras via zijn mobiel.’
Dankzij e-Boekhouden.nl onderscheidt CS Accountancy zich van kantoren die gegevens nog handmatig inkloppen. ‘We werken niet alleen efficiënter, maar kijken ook met de klant vooruit.’ Volgens Sandra is e-Boekhouden.nl voor heel veel klanten geschikt. ‘Misschien iets minder voor ondernemers die aan voorraadbeheer doen of werken met multi-currency. Bij grotere klanten werken we met Exact, ook omdat deze ondernemers vaak zelf een licentie hebben.’
Christan waardeert daarnaast de korte lijntjes met het vaste aanspreekpunt van e-Boekhouden.nl. ‘We hebben weleens dat we een bepaalde functionaliteit net iets anders zouden willen. Daar wordt dan ook wat meegedaan. En ook relatief snel. Daar hoef je bij veel grotere softwareontwikkelaar niet mee aan te komen.’
Een goed gevoel
Enkele maanden geleden stapte ook Van Bokhoven Administratie- en Belastingadvies in Helmond over op e-Boekhouden.nl. Dit kantoor wordt gerund door vader Frits en zoon Stan van Bokhoven en heeft geen personeel. In 1995 begon Van Bokhoven senior voor zichzelf, in 2015 vroeg hij zijn zoon – die al werkzaam was in de financiële dienstverlening – mede-eigenaar te worden. De 73-jarige oprichter denkt nog altijd niet aan stoppen en neemt de helft van de ruim zestig mkb-klanten voor zijn rekening. ‘Al neemt hij vaker een dag vrij voor een potje golf’, aldus zijn zoon.
Lange tijd gebruikten vader en zoon een server-based boekhoudpakket. Vooral Stan wilde dat niet meer: ‘We moesten voortdurend updaten en back-ups maken, het is niet meer van deze tijd.’ Stan besloot zich te oriënteren en regelde een demonstratie bij een grote softwareleverancier, waarvan vader en zoon ook al de aangiftesoftware gebruiken. Het liep echter anders. Stan: ‘Op de terugweg reed ik langs het kantoor van e-Boekhouden.nl in Aarle-Rixtel en besloot eens binnen te stappen. Ondanks mijn spontane bezoek werd ik goed geholpen. Na een proefperiode waren we helemaal om: het pakket is eenvoudig en gebruiksvriendelijk. We hadden er meteen een goed gevoel bij. Ook konden we onze bestaande aangiftesoftware blijven gebruiken.’
Administratie inrichten
Op een enkeling na stapten alle klanten over op het nieuwe boekhoudpakket. ‘Ze vertrouwen erop dat wij een goed pakket adviseren. Ook kostentechnisch is het interessant. Voor 10 euro per maand is de klant verzekerd van een prettige administratietool. Sommigen nemen ook de facturatiemodule erbij.’ Vader en zoon Van Bokhoven bezoeken elke ondernemer om het programma uit te leggen en de administratie in te richten. ‘Dat is even een investering maar die verdient zich snel terug.’
Van Bokhoven junior schat in dat hij 20 tot 25 procent tijd bespaart op de dienstverlening. Niet alleen dankzij e-Boekhouden.nl, ook dankzij andere online pakketten, nuanceert hij. ‘Een groot voordeel is dat e-Boekhouden.nl een goede mail- en herken en scan- en herkenfunctie heeft.
Voorheen leverden veel klanten nog papieren bonnen aan of facturen in een zip-bestand. Met e-Boekhouden.nl rolt een digitale factuur zo de boekhouding in. Gaat het om een papieren bon dan maakt de ondernemer met zijn mobiel een foto van een factuur en stuurt hem door. Alles wordt meteen gearchiveerd.’ Ook de automatische bankkoppeling is praktisch, vindt Stan. ‘Als de ondernemer zakelijk tankt bij Esso, dan kun je deze betaling koppelen aan de grootboekrekening brandstof. Bij een volgende tankbeurt herkent de software dat en wordt die automatisch afgeboekt. Dat is enorme winst. Wat vader en zoon met de uitgespaarde tijd doen? ‘Op termijn zullen we nieuwe klanten kunnen aannemen’, denkt Stan. ‘En mijn vader kan vaker een balletje gaan golfen.’
Bekijk hier wat e-Boekhouden.nl voor u en uw kantoor kan betekenen. Uiteraard gaan we ook graag persoonlijk met u in gesprek.
Geef een antwoord