AV3 2022 | Gedigitaliseerder, strakker, aantrekkelijker

Al jaren investeert accountants- en advieskantoor HLB Witlox van den Boomen in strakke digitale processen en data science. Het is een randvoorwaarde om goede mensen aan te trekken. ‘Door slimme samenwerking met de klant ontstaat er ruimte voor gave adviesklussen en blijft het werk uitdagend.’

Robèrt Molenaar, bestuurder bij HLB Witlox van den Boomen, streeft er samen met CIO Bart Wijlaars naar frontrunner te zijn op het gebied van digitale transformatie. ‘Als je goede mensen in je team wil, moet je hen maximaal faciliteren met kwalitatieve en geautomatiseerde processen. Het is een randvoorwaarde’, stelt Wijlaars. ‘Heb je dat niet voor elkaar, dan verliezen mensen energie aan handmatige werkzaamheden met weinig toegevoegde waarde. Dan droogt het talent op.’ HLB Witlox Van den Boomen ontstond in 2021 na een fusie tussen HLB Van Daal en Witlox Van den Boomen. Daarmee telt het fusiekantoor nu zo’n 600 medewerkers, verdeeld over zeven vestigingen in Brabant en Limburg.

Robèrt Molenaar: ‘Doordat alles nu geautomatiseerd verloopt, rollen er inzichten uit de programma’s waarmee je jonge mensen enorm uitdaagt’

Bestuursagenda

Met honderd openstaande vacatures staat de arbeidsmarktkrapte bovenaan de bestuursagenda. Molenaar: ‘We verliezen talent niet zozeer aan concurrenten. Het grootste deel stapt over naar de klantzijde. Dat gebeurt omdat we er als sector niet in slagen de juiste mix aan werkzaamheden te bieden.’ Volgens de bestuurder ligt dat voornamelijk aan de toegenomen wet- en regelgeving: ‘Kwaliteit is natuurlijk essentieel; we moeten onze klanten goed kennen. Maar toenemende registratieverplichtingen, zoals rondom de Wwft, drukken op de praktijk.’ Ook alle administratie rondom de NOW en TLV is volgens Molenaar niet bevorderlijk voor het werkplezier: ‘We zetten daarom volop in op verregaande digitalisering van deze werkzaamheden.’

Betekenisloze activiteiten

Sinds 2013 is HLB Witlox van den Boomen bezig betekenisloze activiteiten door technologie te laten overnemen. Zo kunnen mensen zich richten op het cognitieve werk waarvoor ze zijn opgeleid en is het werk interessanter. In de huidige krappe arbeidsmarkt is het bovendien noodzaak slimmer te werken. ‘Handmatige data-invoer is de grootste productiviteitskiller’, vindt Wijlaars. Inmiddels is de standaard accountancydienstverlening – van jaarrekening, boekhouden, aangiftes tot rapportages – zover mogelijk geautomatiseerd en geïntegreerd. Wijlaars constateert dat Visma zich daarmee onderscheidt. ‘De leverancier biedt momenteel als enige software aan waarmee alle applicaties op één platform zijn geïntegreerd. Zo komen data automatisch in alle relevante dossiers terecht.’

Hightechfabriek

Wijlaars vergelijkt de huidige bedrijfsvoering met een hoogwaardige productielijn. De adviesorganisatie neemt de klant daarin nadrukkelijk mee. ‘We helpen ondernemers

bij het automatiseren van hun administratieve processen. Dit scheelt de ondernemer tijd en geeft een enorme kwaliteitsimpuls in het verwerken en opleveren van de cijfers.’ Volgens Wijlaars is 98 procent van de klanten inmiddels digitaal aangesloten: ‘Voor deze groep geldt dat klant en accountant – vooraan en achteraan de productielijn – samen één fabriek vormen, waarin ze slim en efficiënt samenwerken. ‘Hoe beter de processen in de keten op orde zijn, hoe beter de cijfers kloppen en hoe beter we de klant van dienst kunnen zijn.’

Voor de helft productiebedrijf

De CIO noemt nog een pluspunt: dankzij de portal van Pinkweb zijn de lijntjes met de klant kort. ‘Het is de plek waar de klant zijn dossiers kan vinden en waar alle informatie veilig wordt gedeeld. Als we een goedkeuring nodig hebben of gegevens missen, wordt de klant getipt met een notificatie. Dankzij geautomatiseerde koppelingen beschikken we altijd over juiste, volledige en actuele data. Daarmee voorzien we onze medewerkers en klanten continu van waardevolle inzichten. Zo zijn we ook over tien jaar relevant.’ De strak geautomatiseerde werkwijze helpt de organisatie als werkgever aantrekkelijk te blijven. Molenaar: ‘Mede door slimme processen zijn we nu voor de helft een productiebedrijf – denk aan de accountantswerkzaamheden en de aangiftepraktijk. Voor de andere helft zijn we een advieskantoor. Dit maakt het werk voor onze medewerkers leuker en uitdagender’, stelt Molenaar. ‘We hebben veel gave adviesklussen.’

Afscheid van klanten

Ondanks een nijpend tekort aan mensen streeft HLB Witlox van den Boomen naar een goede work-life balance. Om de werkdruk acceptabel te houden, hanteert het kantoor de FRISS-methode. ‘Van klanten die negatief scoren op fun, risk, income, strategy en stress nemen we afscheid’, licht Molenaar toe. ‘Als er met klanten altijd gedoe is, als ze altijd mopperen over de factuur en als ze hun zaken digitaal niet op orde hebben, doet dat iets met je mensen. Het leidt tot stress. Vorig jaar hebben we voor meer dan een miljoen euro ‘gefrisst’. Dat zorgde voor minder omzet, maar leidde tot een gezondere klantenportefeuille én blijere collega’s.’

Verrassende inzichten

In de toekomst gaat het kantoor medewerkers nog meer perspectief bieden met de mogelijkheden van data-analyse. Molenaar: ‘Dankzij slimme algoritmes zijn systeemcontroles nu al niet meer nodig. Dat was in het verleden een arbeidsintensief en weinig spannende taak. Doordat alles nu geautomatiseerd verloopt, rollen er inzichten uit de programma’s waarmee je jonge mensen enorm uitdaagt. Ze gaan er bevlogen mee aan de slag en kunnen er de klant enorm mee verrassen.’ HLB Witlox van den Boomen is bezig opleidingstrajecten voor deze nieuwe adviesrol in te richten. ‘Daarmee maken we het werk voor onze mensen nog leuker’, aldus Molenaar.

Tekst: Ellis Bloembergen

Deze bijdrage komt uit de derde editie van het AV-magazine dat gaat over ICT en Kengetallen. Dit magazine is verschenen in september 2022. Zie: https://www.accountancyvanmorgen.nl/kennisdoc/av3-2022-ict-en-kengetallen/