Het aanvaarden van opdrachten en cliënten moet bij de meerderheid van de accountantsorganisaties met een reguliere vergunning beter. Dat oordeelt de AFM na een onderzoek onder 83 wettelijke controles bij 30 kantoren. Maatregelen volgen niet, maar: ‘Reguliere vergunninghouders moeten direct aan de slag’, waarschuwt de toezichthouder.
De AFM houdt sinds begin dit jaar toezicht op accountantsorganisaties met een reguliere vergunning. Dat was formeel voorheen ook al zo, maar de uitvoering was toen in handen van NBA en SRA. Sinds 1 januari heeft de toezichthouder zelf de touwtjes in handen. In die nieuwe rol heeft de AFM dit jaar het eerste toetsende onderzoek uitgevoerd en dat had als onderwerp de cliënt- en opdrachtaanvaarding en -continuering van accountantskantoren met een reguliere vergunning – dat zijn er zo’n 250, naast de zes OOB-accountantsorganisaties die niet in het onderzoek zijn betrokken.
Belangrijk startpunt
De toezichthouder heeft gekozen voor het onder de loep nemen van de opdrachtaanvaarding en -continuatie (in het Engels afgekort tot CEAC) omdat het een belangrijk startpunt is voor de wettelijke controle, legt AFM-bestuurder Hanzo van Beusekom uit. ‘Accountants met een reguliere vergunning zijn inmiddels goed voor 55% van alle wettelijke controles. Dat was in 2014 nog 40%. Het leek ons logisch om voor het eerste onderzoek naar het begin van dat traject te kijken.’ Van Beusekom denkt dat het onderzoek een goed beeld geeft van hoe het bij alle 250 kantoren met een reguliere vergunning is gesteld. ‘De 30 onderzochte organisaties vormen een representatieve afspiegeling.’
Drie onderwerpen
De AFM toetste het CEAC-beleid bij 30 accountantsorganisaties aan wet- en regelgeving en keek naar de uitvoering van de CEACbij 83 wettelijke controles. “Het onderzoek richtte zich op drie onderwerpen: onafhankelijkheid, en dan met name samenloop van dienstverlening en langdurige betrokkenheid, de integriteit van de controlecliënt en het inventariseren van de benodigde tijd, middelen en personeel”, zegt senior toezichthouder Maaike Klaassen. ‘De manier waarop wettelijke controles worden aanvaard is een essentiële waarborg voor de kwaliteit van die controles.’ De wettelijke controles zelf waren niet in het onderzoek betrokken.
Ruim 85% heeft tekortkomingen
Uit het onderzoek blijkt dat beleid en uitvoering van de CEAC nog wel wat te wensen overlaat. Zo zijn in 71 van de 83 onderzochte controledossiers tekortkomingen geconstateerd op een van de drie benoemde punten. ‘Dan kan het gaan om inhoudelijke bevindingen of bevindingen over het niet tijdig beoordelen van de onderwerpen. En niet tijdig betekent niet gedaan voordat de opdracht is geaccepteerd of gecontinueerd’, aldus Klaassen.
Bij 54 controles luidt het oordeel ‘onvoldoende en/of niet tijdig’. Bij 17 controles was de inhoudelijke beoordeling tijdig, maar onvoldoende. Indien nodig is er wel een maatregel genomen. Los van het aspect tijdigheid voldeden 25 van de onderzochte CEAC’s op alle drie de onderdelen aan de wet- en regelgeving.
Samenloop
Het gaat vaak mis op het beoordelen van het element ‘samenloop van dienstverlening’. Dat scoort bij 47 controles een onvoldoende, al is in 30 gevallen (indien nodig) wel een maatregel genomen om de bedreiging van de onafhankelijkheid weg te nemen. ‘Deze evaluatie is belangrijk omdat uit ons onderzoek blijkt dat in 77 procent van de onderzochte wettelijke controles non-assurancediensten zijn verleend’, licht Klaassen toe. De meest voorkomende bevindingen zijn dat de identificatie van de non-assurancedienst niet volledig is, dat de evaluatie van de samenloop niet aan wet- en regelgeving voldoet, of dat er geen maatregel is getroffen om de bedreiging van de onafhankelijkheid weg te nemen.
In de meeste gevallen (54) ging het om het opstellen van de jaarrekening; daarna is fiscale dienstverlening (47 keer) de meest verleende non-assurancedienst. ‘Bij de meeste onderzochte wettelijke controles hanteren accountantsorganisaties geen gestructureerde aanpak voor de identificatie van de diensten die zij of een ander onderdeel van het netwerk aan de controlecliënt verleent. Hierdoor zijn niet alle non-assurancediensten betrokken in de evaluatie of maakt de accountantsorganisatie geen onderscheid in het soort non-assurancedienst’, zegt Klaassen.
Een veel voorkomende bevinding is dat de externe account onvoldoende de materiële invloed van de non-assurance-dienst op de jaarrekening evalueert. ‘In veel gevallen ontbrak in de evaluatie de aard en context over dit onderdeel. De externe accountant concludeert bijvoorbeeld dat voor ‘het opstellen van de jaarrekening’ geen sprake is van materiële invloed, terwijl dit wel het geval is. Het opstellen van de jaarrekening raakt namelijk direct het assurance-object.’
Vaak is niet duidelijk waarom de externe accountant concludeert dat een dienst geen materiële invloed op de jaarrekening heeft. ‘Onduidelijk is bijvoorbeeld of de externe accountant namens de controlecliënt onderhandelt over contract¬voorwaarden bij financiering of de controlecliënt bijstaat in de onderhandelingen bij herstructurering.’
Een voor de hand liggende maatregel is dat de non-assurancedienst door een ander team wordt uitgevoerd dat niet inhoudelijk betrokken is bij de controletaak. In de praktijk werkt dat niet altijd zo: ‘Zo werd de maatregel ‘gescheiden opdrachtteams’ voorgenomen, maar voerden de externe accountant en/of leden van het opdrachtteam zowel de wettelijke controle als de non-assurancedienst-werkzaamheden uit.’
Langdurige betrokkenheid
Ook de bedreiging van de onafhankelijkheid door langdurige betrokkenheid (de VIO hanteert hier een grens van zeven jaar) wordt niet altijd onderkend. In 24 van de onderzochte controles was sprake van langdurige betrokkenheid; in 19 gevallen betrof dat de externe accountant. ‘Voor deze controles is de externe accountant acht tot zelfs twaalf jaar of meer betrokken is, fors langer dan de zeven jaar waarbij een veronderstelde bedreiging van onafhankelijkheid ontstaat.’ In 13 controles was de evaluatie van langdurige betrokkenheid op onderdelen niet in orde. Het komt veel voor dat de onderbouwing van het weerleggen van de bedreiging onvoldoende is.
Integriteitsbeoordeling vaak wel toereikend
Het beoordelen van de integriteit van de controlecliënt is bij 80 procent van de onderzochte controles op orde. In de gevallen waarbij die beoordeling niet aan de regels voldoet, komt waar vaak naar voren dat niet blijkt welke werkzaamheden de externe accountant heeft gedaan om tot die beoordeling te komen. ‘Antwoorden met alleen ja of nee is onvoldoende. De beoordeling kan worden versterkt door bijvoorbeeld externe bronnen te raadplegen als het aandeelhoudersregister, het UBO-register en de corruption Perceptions Index.’
Ook het beoordelen van benodigde tijd en middelen gaat in de meeste gevallen goed: bij 70 van de 83 controles is het oordeel ‘voldoende’. Hier blijkt wederom dat in de overige (als onvoldoende beoordeelde) gevallen niet blijkt welke werkzaamheden precies zijn verricht om tot het oordeel te komen. ‘De meest voorkomende bevinding is dat de externe accountant alleen een summiere toelichting opneemt in het controledossier waarin hij aangeeft dat de benodigde tijd, middelen en gekwalificeerd personeel is beoordeeld.’
Herevaluatie zwak punt
De meerderheid scoort nog een onvoldoende op beleid. ‘Het beleid voldoet zelf niet op een of meer punten aan wet- en regelgeving, of het waarborgt onvoldoende dat de uitvoering van de CEAC aan de regels voldoet.’ Het zwakste punt in het beleid blijkt de herevaluatie: daar scoren 14 van de 30 onderzochte kantoren een onvoldoende. ‘Meerdere accountantsorganisaties hebben niet in hun beleid opgenomen dat zij een wettelijke controle beëindigen als na aanvaarding of continuering de controlecliënt wordt overgenomen, fuseert of het eigendom verwerft in een andere entiteit en niet wordt voldaan aan de eisen met betrekking tot onafhankelijkheid. Dat betreft de identificatie en evaluatie van alle huidige en recente belangen en relaties, met inbegrip van aan die entiteit verstrekte niet-controlediensten en de te nemen maatregelen. Dit is vereist in artikel 13 van het Bta.’
In totaal oordeelt de AFM dat bij 41 van de 83 controles CEAC-beleid en uitvoering ervan onvoldoende zijn. In 30 gevallen is het beleid wel voldoende, maar de uitvoering niet. Opmerkelijk: in zeven gevallen concluderen de onderzoekers dat het CEAC-beleid wel rammelt, maar dat de uitvoering in de praktijk een voldoende scoort.
Delen van goede voorbeelden
Handhaving is nog niet aan de orde, zegt Van Beusekom. ‘Wij vinden het belangrijk om de verbeterpunten te delen. En we hebben ook goede voorbeelden gezien, die in het rapport zijn opgenomen. Om de best practices uit het rapport verder te delen en samen te reflecteren op de uitkomsten en vooruit te kijken, organiseren we daarnaast een rondetafel met de 30 accountantsorganisaties die in het onderzoek betrokken waren en er komen twee webinars over dit onderwerp. Maar over een jaar of twee gaan we weer onderzoeken hoe het er met de CEAC voor staat.’
Geef een reactie