Een van je relaties is zich aan het oriënteren in de jungle van de softwareapplicaties. Welke strategie hanteer je om hem of haar te helpen? Wat reik je aan? Alles draait om je overtuigingen op dit vlak, dus ofwel je gelooft nog in de oude, logge ERP-systemen en de bergen apps die bedrijven gebruiken maar die niet goed gekoppeld zijn. Ofwel je kiest voor vernieuwde integrale software waarmee je samen met de juiste partners ondernemers écht helpt. Met als winst dat die ondernemers — jouw klanten — meer ruimte krijgen om te doen waar ze goed in zijn. Hun vak dus. Hoe dan ook, zodra een klant zich gaat oriënteren op software moeten er alarmbellen afgaan.
De ondernemer is meestal geen softwarespecialist. In de praktijk gaat men vaak zelf op zoek via een zoekmachine, met als resultaat meer dan 50 aanbieders als zoekresultaat (ter illustratie volgt een mooie usercase later in dit artikel), die elk zeggen de beste te zijn voor zijn of haar bedrijf. Resultaat? Hoofdpijn inclusief weggegooide tijd en energie. Ik hoor gewoon te vaak dat er iets is aangeschaft waar men na installatie spijt van heeft. Wat kunnen we daar aan doen?
Kijk vaker naar de grote lijnen, tot diep in de accountantspraktijk
Met Softwareshaker heb ik als belangrijkste taak om bedrijven in sectoren als bouw en montage, installatie en productie, onderhoud, groen, grond en infra te helpen bij hun keus voor nieuwe software. Ondernemers zijn zich er steeds meer van bewust dat er een oplossing moet komen voor verouderde systemen, of de enorme hoeveelheid systemen die vaak niet goed gekoppeld zijn.
Wat me daarbij opvalt is dat er nog te weinig naar de grote lijnen wordt gekeken. Ik bedoel daarmee de lijnen die zich uitstrekken van het oriënterende bedrijf tot diep in de accountantspraktijk. Want geloof me: de softwarekeuzes van bijvoorbeeld bouwbedrijven worden van steeds groter belang voor de financiële bestuurbaarheid; en dus van de adviserende rol van de accountant. Een rol die steeds intensiever wordt. Hoe beter en sneller data uit bedrijven beschikbaar komen, hoe beter je immers kunt performen.
Mijn stelling is dan ook: zorg dat je op de hoogte bent als zulke klanten zich gaan oriënteren, en zorg dat je van de hoed en de rand weet. Als die oriëntatie goed verloopt, kunnen de juiste softwarepartners worden gekozen en profiteer je daar als accountant van. Andersom werkt dat ook zo: als je klant verkeerde keuzes maakt op softwaregebied, gaat dat je in de weg zitten. Hoe werkt zo’n oriëntatie en waar moet je op letten? En vooral: hoe kun je als accountant je klanten hierin adviseren en sturen?
“Weet van de hoed en de rand als een klant zich gaat oriënteren op software”
Praktijkvoorbeeld softwareoriëntatie
Ik zal dit doen aan de hand van een praktijkvoorbeeld: het bedrijf Vermeulen Grondwerken. Al 26 jaar verricht dit familiebedrijf grond- en sloopwerkzaamheden met graafmachines die zelfs op kleine plaatsen hun werk kunnen doen, binnen en buiten. Zo ontgraven zij opritten en terrassen, graven tuinen uit en zorgen voor egalisering, bekommeren zich om funderingen, vijvers, zwembaden en nog veel meer. Alles van grote hallen tot de particuliere woning. Inmiddels zijn ook twee zonen van de oprichter in het bedrijf komen werken. Zoals dat gaat treden er nog wat mensen in dienst en dan worden de handmatige administratieve werkzaamheden in de avonduren vervelend. Alles moest met de hand worden ingevoerd, of overgenomen in een ander systeem. Met alle gevolgen voor offreren en factureren, ook nog eens.
De zoekvraag was dus compleet. Het ging niet alleen om het overstappen van papieren werkbonnen naar een app op locatie. De hele bedrijfsvoering had aanpassing nodig. Dat Wouter Vermeulen en zijn broer en vader dit doorhadden, pleit voor ze. Wat ik vaak zie is dat er niet verder wordt gedacht dan één onderdeel. Dat is iets waar je klanten op kunt wijzen: kijk naar het grote geheel. Ik kom daar zo op terug.
De oriëntatie van Vermeulen Grondwerken draaide dus om:
—Werkbonnen op locatie
—Koppeling naar facturatie
—Koppeling naar bredere managementsoftware
—Opschonen klantenbestand
Vijf tot zes applicaties testen gaat je niet in de koude kleren zitten
Wouter Vermeulen en zijn broer gingen aan de slag en testten maar liefst vijf of zes applicaties. Dat is best veel werk, vooral omdat het niets opleverde. In deze fase kwam ik met Vermeulen Grondwerken in contact en ontstond de vruchtbare situatie waarin we elkaar gingen ‘challengen’, om een populair woord te gebruiken: Wouter daagde mij uit om Vermeulen Grondwerken uit de impasse te halen en ik daagde hem uit verder te kijken dan het pure werkbonnengebeuren.
Door te praten over de softwarewensen ontstond een completer beeld en kon ik beter adviseren. Want waar Vermeulen voor openstond was het idee dat je niet alleen een administratieve handeling op locatie automatiseert, maar het momentum aangrijpt om het hele operationele en dus financiële managen te upgraden. Niet meer improviseren met de verwerking van urenbonnen, geen wisselende rollen meer van het kaliber “Kun jij me vanavond de uren sturen, dan kan ik morgen factureren,” maar een vaste route voor al het werk, met een vaste taakverdeling en dus resultaten waar je de klok op gelijk kunt zetten.
Meteen het klantenbestand opschonen
Daarnaast greep Vermeulen de gelegenheid aan om meteen alle data in het systeem te vernieuwen. Alle klanten werden opnieuw ingevoerd zonder de eenmalige opdrachtgevers, en inclusief gegevens over winstgevendheid. Ook andere oude data als projecttypen en -prijzen werden opnieuw tegen het licht gehouden. Wouter Vermeulen zei hierover: “Doordat alle gegevens nu weer fris zijn, kunnen we met het door Softwareshaker geïnstalleerde systeem binnenkort in vijf minuten een complete offerte calculeren.”
Kijk, dat hoor je als accountant natuurlijk ook graag, dat je klanten de boel op orde hebben en daardoor beter gaan draaien.
Waar let je op tijdens de softwareoriëntatie door je klant?
✓ Zorg dat er gesprek ontstaat over de wensen áchter de oriëntatie. Het voorbeeld van Vermeulen Grondwerken geeft goed weer waar je aan kunt denken.
✓ Kijk kritisch naar de softwarepartner. Weg met de oude, logge ERP-systemen en de bergen apps die bedrijven gebruiken maar die niet goed gekoppeld zijn.
✓ Stap niet in de ‘alles tegelijk’-valkuil, dan haken veel mensen af. Vooral op de werkvloer! Kleine stapjes zijn verstandig.
✓ Plaats de mogelijkheid tot koppelen van softwareoplossingen op nummer 1, altijd.
Met zijn bedrijf Softwareshaker biedt Arjan Vlieger accountants een samenwerkingsmodel. Hij werkt samen met de beste aanbieders van software in tracking en tracing en is sinds kort distributeur van Robaws-software. Daarmee wordt de hierboven geschetste situatie werkelijkheid. Kijk op softwareshaker.com en leg contact voor de vrijblijvende demo. We shake it today, not tomorrow.
Geef een antwoord